Stock Take

Persiapan Stock Take

Bagi orang gudang, Stock Take/Opname adalah:
· Hajatan besar dan ritual wajib untuk dilaksanakan
· Tingkat gengsi sebuah gudang
· Ajang “silaturahmi” antara gudang dan non gudang

Ada dua aktifitas yang hampir sama didalam proses penghitungan barang:

Stock Take/Stock Opname:
Penghitungan kesesuaian antara stock fisik dan stock system dimana perbedaan yang timbul akan diproses kedalam finansial dalam periode tertentu.

Cycle Count
Penghitungan kesesuaian antara stock fisik dan stock system dimana perbedaan yang timbul tidak akan diproses kedalam finansial setiap saat

Target yang akan dicapai didalam stock take adalah:
1. Barang dalam kondisi lengkap dengan data lokasi, qty dan kualitas
2. Waktu pelaksanaan : bulanan
3. Metode :
• Blind checking
• Double checking
4. KPI : 100%

Tips:
Kesuksesan Stock Take bukan ditentukan di saat pelaksanaan stock take, tetapi akan ditentukan pada saat persiapan yang dilakukan menjelang stock take.

Persiapan stock take yang sempurna akan menghasilkan akurasi stock take yang tinggi.

Lima persiapan yang harus dilakukan:

1. Menentukan tanggal pelaksanaan stock take
2. Menyiapkan team
3. Menata barang dan lokasi stock take
4. Menata dokumen pendukung operasional
5. Training dan pelaksanaan stock take


1.Menentukan tanggal pelaksanaan stock take

Stock take harus dilakukan pada saat tingkat operasional di warehouse sangat rendah. Semakin sedikit barang yang akan dilakukan stock take maka akan semakin akurat hasil stock take.
Secara umum tanggal yang terbaik untuk melakukan stock take adalah pada minggu 1 atau maksimal minggu ke 2 dimana kondisi barang secara umum sedang dalam berada dititik terendah.
Dikarenakan stock take kadang memerlukan waktu lebih dari 1 hari dan harus dilakukan tanpa terganggu adanya operasional, maka sebaiknya stock take dicarikan hari-hari libur seperti Sabtu – Minggu.

2.Menyiapkan team

Team pelaksana stock take harus disiapkan dengan cermat karena ditangan merekalah akurasi dan kecepatan stock take dipertaruhkan.
Team yang harus ada didalam pelaksanaan stock take:

a) Leader
b) Help desk
c) Counter 1,2,3
d) Data Entry

e) Cross Check
a. Counting
b. Out put data entry

f) General
a. System
b. Non System
c. Konsumsi

Leader: adalah pemimpin didalam sebuah stock take. Biasanya leader stock take minimal seorang supervisor warehouse. Leader memiliki tugas-tugas sbb:
· Membentuk team stock take
· Briffing prosedur pada saat stock take dimulai
· Memantau pelaksanaan stock take
· Memastikan hasilnya akurat

Help desk: adalah team yang mempersiapkan perlengkapan dan dokumentasi yang dibutuhkan didalam pelaksanaan stock take. Fungsi dari team ini adalah:
· Menyiapkan form A dan B
· Mendata team pelaksana
· Menyerahkan hasil hitungan ke Team Verifikasi

Counter: adalah team yang melaksanakan stock take. Pada umumnya terdiri dari minimal 2 orang dimana salah satunya adalah orang non warehouse. Jika memungkinkan, 3 orang adalah yang terbaik dimana komposisinya adalah 1 orang warehouse, 1 orang finance dan 1 orang netral dari kedua department tadi.

Counter terdiri dari:

Staff Penghitung
· Menuju lokasi yang ditentukan oleh staff pencatat
· Melakukan penghitungan sesuai lokasi
· Merapikan barang yang telah dihitung

Staff Pencatat
· Menyaksikan kebenaran proses penghitungan
· Mencatat hasil hitungan sesuai dengan lokasinya
· Mencatat nama barang yang ditemukan didalam form tambahan
· Tanda tangan form dan menyerahkan kepada help desk

Team recount:
· Menerima form A - form B yang berbeda
· Melakukan penghitungan sesuai lokasi
· Menentukan mana yang benar sesuai hasil hitungan ulang
· Tanda tangan dan menyerahkan kepada help desk

Data entry: adalah team yang memasukan data hasil penghitungan kedalam system.
· Memasukan hasil penghitungan kedalam system
· Paraf/tanda tangan pada form stok take
· Mencetak hasil input-an stock take

Cross check: adalah team yang melakukan pengecekan terhadap hasil hitungan baik sebelum diinput ataupun setelah diinput kedalam system.
Untuk pengecekan hasil stock take sebelum di entry kedalam system, perlu dilakukan tahapan sbb:
· Cek hasil hitungan pada form A dan form B
· Jika sama, berikan tanda centang
· Jika beda, beri tanda stabilo
· Paraf/tanda tangan hasil verifikasi
General: adalah team yang memiliki fungsi untuk mendukung aktifitas stock take agar lancar dan tidak ada hambatan didalam pelaksanaanya. Dukungan yang diberikan meliputi aspek fisik dan non fisik.

· Perapihan fisik
· Perlengkapan stock take
· Pulpen 2 warna
· Sticker 2 warna
· Kalkulator
· Meja jalan
· Stepler
· Meja kursi
· Tehnis
· Konsumsi

3.Menata barang dan lokasi stock take

Salah satu tugas dari team general adalah merapihkan barang dan lokasi stock take. Perapihan perlu dilakukan agar pada saat dilakukan penghitungan nanti tidak terjadi kesalahan isi karton atau kesalahan lokasi barang misalnya.
Perlu diberikan tanda (signage) terhadap lokasi atau barang-barang yang tidak dihitung atau yang masih bermasalah dan belum diproses kedalam system.
Kebersihan lokasi dan kerapihan barang-barang yang ditata di rak atau di pallet akan memberikan kecepatan dan keakuratan yang tinggi.

4.Menata dokumen pendukung operasional

Sama dengan penataan yang dilakukan terhadap barang, dokumen pendukung operasional pun perlu ditata dengan baik. Dokumen konsinyasi misalnya, adalah dokumen yang paling penting yang perlu disiapkan karena secara fisik barang tsb tidak ada tetapi masih tercatat didalam system. Terhadap hal ini, perlu dilakukan stock take antara data yang tercatat didalam system dengan data yang tersedia didalam fisik dokumen pendukung konsinyasi tsb. Jika tidak terdapat dokumen konsinyasi yang sesuai dengan data system, sudah pasti akan terjadi miss stock – stock hilang.

5.Training dan pelaksanaan stock take
Training harus dilakukan setiap saat pelaksanaan stock take akan dimulai. Seperti halnya yang dilakukan oleh pramugari didalam pesawat pada saat akan take off, maka leader stock take harus melakukan training singkat kepada seluruh team pelaksanaan stock take.

Proses stock take dilakukan dengan cara:

· Menuju lokasi barang
· Cek nama barang vs fisik
· Cek Batch No dan Expiry date
· Hitung kuantiti barang
· Tandai dengan sticker kertas sebelah kanan disamping kode rak
· Tanda tangani form stock take
· Serahkan kepada help desk

Yang Tidak Boleh Dilakukan Pada Saat Stock Take

· Memindahkan barang-barang dari tempat semula tanpa persetujuan system
· Menginjak-injak barang-barang pada saat menghitung
· Menebak/menerka jumlah barang yang diragukan paletnya
· Menandai formulir dengan tulisan/angka yang menyesatkan

Tips2:
· Lakukan pada minggu-minggu sepi
· Minimalkan stock yang ditangani
· Pastikan bahwa semua team mengerti bentuk form yang akan dipergunakan
· Minimalkan staff menuliskan nama barang dan data pendukung lainnya
· Jangan merubah data-data didalam form stock take tsb
· Berikan solusi yang jelas dan sudah disetujui bersama:
· Barang tdk sama di lokasi dengan di form
· Barang beda batch number/exp date
· Barang kosong sementara di form disebutkan nama dan jenis barangnya
· Ada lebih dari 1 barang di lokasi yang sama