06 August 2010

Management Barang Promosi

Dari beberapa pergudangan yang tergolong besar dan bahkan diantaranya bergelar multinasional ternyata belum memenejemeni barang promosi secara professional seperti halnya barang dagangannya. Barang promosi diletakan diprioritas ke tiga dalam maintenancenya setelah barang bagus dan barang rusak. Ada apa diantara mereka kok kelihatannya ½ hati menangani barang promosi ini padahal kalau anda sempat mengintip laporan biaya dibuku besar, lajur promosi selalu mendapatkan garis tebal dan garis bawah untuk diperhatikan.

Hakekat Barang Promosi

Barang promosi adalah barang-barang pendukung barang dagangan. Kalau barang dagangan memiliki nilai didalam penjualannya, barang promosi tidak mempunyai nilai alias nol rupiah. Tetapi diantara mereka ada kesamaan yang pasti yaitu masing-masing memiliki nilai beli atau biaya dan yang lebih penting adalah harus ditangani dengan baik keduanya. Masalahnya adalah, coba perhatikan barang-barang promosi diperusahaan anda, adakah mereka ditangani sebaik barang dagangan dalam hal penyimpanannya, penyiapannya dan pengirimannya ? Kalau barang dagangan, disiapkan dengan mempergunakan Warehouse Management System (WMS) apakah barang promosi dilakukan dengan WMS yang sama ?. Kalau barang dagangan dilakukan re-ordering dengan ERP system apakah barang promosi juga dikenakan system yang sama ?. Hampir sebagian besar dari anda akan menjawab : ada perbedaan penanganan antara barang promosi dan barang dagangan.

Barang promosi tidak cuma berupa barang-barang sejenis barang dagangan, tetapi lebih luas meliputi barang-barang pendukungnya seperti leaflet, slyer, hadiah-hadiah (misalnya gantungan kunci, panci, kulkas, pulpen dsb) hingga billboard dan reklame.

Kenapa Harus Dibedakan ?

Dalam beberapa kesempatan diskusi, saya tanyakan kepada pengelola gudang mengapa mereka membedakan penanganan antara barang dagangan dan barang promosi. Jawaban mereka hampir serupa walau tak sama seperti misalnya :

· Barang promosi sangat banyak jumlahnya
· Barang promosi hanya berlaku dalam waktu tertentu
· Jumlahnya tidak memiliki aturan baku dalam pengeluarannya
· Harganya mahal-mahal
· Tidak memiliki nilai jual

Alasan mereka memang masuk akal dan syah-syah saja. Tetapi coba bandingkan apakah barang dagangan tidak memiliki sifat-sifat tsb diatas ?. Barang dagangan juga beraneka macam jumlahnya, ada stock baru dan lama, pengeluarannya tergantung pesanan konsumen, harganya tidak semua murah-murah dan (memang) memiliki nilai jual. Kalau cuma masalah nilai jual saja dijadikan alasan utama sehingga barang promosi tidak diperlakukan sama, rasanya tidak masuk akal. Lantas, bagaimana seharusnya barang promosi itu ditangani ?

Penangan Barang Promosi

1.Ordering
Karena sifatnya yang temporer dan erat berkaitan dengan target penjualan, maka sebaiknya order barang promosi selalu dikaitkan dengan budget penjualan yang akan dicapai dan waktu yang diberikan untuk mencapai target tsb,

2.Budget
Ada beberapa metode dalam menentukan biaya promosi. Ada yang ditargetkan secara persentase atas keseluruhan penjualan atau memang diberikan budget tertentu sebagai dasar pengadaan barang promosi. Yang jelas pastikan bahwa berapapun budget yang diberikan, mereka adalah biaya (cost) yang tetap akan ditanggung oleh perusahaan.

3.Unit
Pastikan bahwa jumlah barang promosi cukup untuk memback up penjualan unit barang dagangan yang dipromosikannya, rata-rata dari pengalaman mereka yang handal dalam pengurusan masalah ini adalah 10-20% lebih banyak dibandingkan jumlah unit yang akan dijual. Penambahan 10-20% ini dilakukan untuk mengantisipasi kerusakan, kehilangan dan kesalahan penanganan yang terjadi. Penyakit yang paling kronis didalam barang promosi adalah selalu menggoda hati ‚karyawan’ untuk memilikinya dengan gratis dan tidak ada yang menolak kalau seorang karyawan diberikan sebuah kaos berlogo susu kental manis misalnya.

4.Pengadaan
Pengadaan barang promosi bukanlah hal sederhana. Harus dipastikan bahwa partner yang ditunjuk benar-benar profesional dalam bidangnya. Pastikan bahwa mereka mampu memberikan komitmen yang tinggi dalam hal pengadaannya. Masalah yang sering muncul adalah keterlambatan dalam pembuatan yang disebabkan alasan-alasan klasik seperti karyawan libur, bahan baku naik, transport jelek dsb. Berikan mereka target qty dan shedul yang jelas kapan dan kemana mereka harus mengirimkan. Jika perlu, berikan sangsi jika mereka melanggar kesepakatan yang ada.

5.Warehousing
Barang promosi ditujukan untuk menarik perhatian konsumen sehingga diwajibkan tidak ada kesalahan yang muncul disana. Untuk menghindari kesalahan tsb, sangat penting dilakukan pengontrolan dan pengecekan kualitas. Keduanya dapat dilakukan saat masih di pabrik atau pada saat barang-barang tsb dikirimkan kegudang kita.

6.Penerimaan Barang
Pada waktu penerimaan barang adalah waktu yang paling penting melakukan pengecek kualitas barang. Pastikan bahwa barang yang diterima benar-benar sesuai dengan standard warna, jumlah, ukuran dan mutu yang disyaratkan. Oleh karenanya perlu juga bagian penerimaan barang mendapatkan spesifikasi order yang disepakati pada waktu tender dilakukan.

7.Penyimpanan
Lakukan penyimpanan barang dengan mempergunakan WMS sama halnya dengan barang dagangan. Kalau anda melakukan hal ini, maka dijamin kemudahan dalam operasional akan anda dapatkan. Memang perlu disiapkan kode barang agar system dapat menerima dan mengolahnya dengan baik. Bicarakan dengan bagian IT anda untuk mensetup kode barang dan lokasi penyimpannya dengan baik serta pastikan bahwa bagian gudang telah menyiapkan lokasi sesuai dengan kualifiasi barangnya.

8.Penyiapan dan pengiriman
Sering kali kasus yang terjadi adalah, barang dagangan dikirim tanpa barang promosi. Masalahnya sederhana, yakni pada waktu penyiapan tidak dilakukan dalam saat yang sama dan tidak diberangkatkan karena truck sudah penuh. Ini semua terjadi karena tidak adanya system yang sinkron antara keduanya. Bayangkan kalau mereka ditangani dengan system yang sama, maka penyiapan dan pengirimannya sudah dialokasikan oleh system dengan baik.

Ada baiknya barang promosi dilakukan audit pada saat selesainya periode yang berlangsung disamping dilakukan secara rutin bulanan sama dengan dengan barang dagangan. Dengan audit akhir periode ini akan menciptakan kondisi gudang dan barang yang rapih karena tidak ada lagi barang promosi yang tersisa sementara periodenya sudah berlangsung setahun lalu.

9.Keamanan
Sekali lagi diingatkan, barang promosi selalu menggoda orang untuk memiliki. Ada rasa bangga dan senang jika seseorang memakai bolpen cap Anu yang diperoleh secara gratis dan ada keleluasaan bagi seorang manager atau supervisor untuk begitu saja memberikan barang promosi tsb kepada seseorang (atau- maaf- dimiliki sendiri). Oleh karenanya sangat penting barang promosi ini dijaga dengan baik dan memiliki pengawasan tersendiri. Namun dengan mempergunakan system yang sama dengan barang dagangan, maka dengan sendirinya anda sudah menangani keamanan barang promosi dengan basic yang sama dengan barang dagangan.

10.Team Khusus
Ada baiknya mencontoh beberapa perusahaan besar yang memiliki team khusus yang menangani barang promosi ini. Memang tidak mesti lengkap dari R&D, purchasing hingga pengirimannya, namun konsep bahwa ada seseorang yang memiliki tanggung jawab terhadap barang ini adalah ide yang baik.

free counters


No comments:

Post a Comment

Post a Comment