Kejujuran dalam logistic adalah kenyataan yang dapat dilihat secara kasat mata, gudangnya, barangnya, transportnya dan …..keterlambatan pengirimannya !.
Paduan antara janji dan kejujuran didalam logistic akan menghasilkan ketepatan waktu dalam pengirimannya. Bagaimana resiko bagi yang sering terlambat – maaf- pasti tamat.
Waktu: Dimensi Ukur Yang Paling General
Siapapun anda dan dalam bisnis apapun anda, semuanya mengenal waktu. 24 jam sehari semalam menjadi panduan yang saat ini diberlakukan didunia ini, entah abad 22 nanti mungkin akan berubah seiring dengan percepatan tehnologi yang kelak ada.
Kenapa waktu menjadi tolok ukur yang paling general karena apapun pola dan cara yang dipergunakan, akan menjadi uniform (seragam) jika menggunakan detik, menit dan jam sebagai alat ukurnya.
Dalam dunia logistic, waktu menjadi dasar yang paling menentukan dalam mengatakan apakah kepuasan konsumen sudah maksimal atau malah belum terciptakan. Seorang konsumen akan merasa gembira jika apa yang dijanjikan dalam pengiriman barang dapat ditepati dengan rentang waktu yang ditoleransikan.
KPI (Key Performa Indicator) didalam logistic pun hampir keseluruhannya berhubungan dengan waktu. Picking per jam, loading per jam, pallet moving per jam dan kecepatan pengiriman per jam adalah contoh-contoh KPI yang sering dijadikan bahasa standard per-logistikan.
Tuntutan Konsumen
Mari kita samakan persepsi bahwa konsumen tidak hanya seseorang yang bersifat individu, tetapi lebih dari arti konsumen sebuah pergudangan yakni toko, apotik, salon, supermarket dsb.
Sebagai konsumen sebuah pergudangan mereka memiliki beberapa tuntutan yang mestinya sudah menjadi acuan gudang anda dalam melayani mereka misalnya:
Kebenaran antara pesanan dan pengiriman
“Klop”nya antara barang yang dikirim dengan yang dipesan adalah tuntutan yang sering diungkapkan oleh konsumen pada saat menerima barang. Bahkan jika dibandingkan dengan harganya, kesamaan antara fisik dengan pesanan ini masih menjadi urutan pertama yang menjadi focus konsumen.
Kemanan dan keutuhan barang
Sudah bukan rahasia umum bahwa konsumen mengharapkan barang yang dikirimkan memiliki keamanan dan keutuhan yang terjamin. Mereka melihat secara fisik dan kemudian melanjutkannya kedalam pengecekan kualitas (kadaluarsa, warna yang berubah, ada tidak nya hadiah dsb)
Ketepatan waktu pengiriman
Memang nampak sederhana tuntutan konsumen yang berhubungan dengan waktu ini, padahal tuntutan pertama dan kedua diatas sangat erat berhubungan dengan fisik barang itu sendiri. Mengapa mereka menempatkam ketepatan pengiriman diatas segalanya ? Jawabnya sangat sederhana: konsumen menghitungnya dengan satuan waktu yang telah dijanjikan oleh salesman.
Waktu: Diantara Lorong Aktifitas Pergudangan
Nasehat bijak: janganlah menjanjikan lebih dari kemampuan gudangmu !.
Penting bagi pelaksana pergudangan untuk dapat mengukur berapa lama waktu yang diperlukan dalam penyiapan barang hingga barang tsb diterima oleh konsumen. Dengan mengetahui data ini maka gudang dapat memberikan standard pelayanan kepada bagian terkait dalam memenuhi janji kepada konsumennya. Mari kita belajar menghitung bagaimana waktu merambat didalam sebuah pergudangan
Proses pendataan pesanan
5-15 menit rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh team order entry untuk mendata dan memasukan pesanan dari konsumen kedalam system. Pendataan ini tidak hanya dalam angka pesanan dan jenis barangnya saja, tetapi sudah meliputi ketersediaan dana dan limit kredit yang diperlukan.
Proses penyiapan barang
60-120 menit rata-rata waktu yang diperlukan dalam memenuhi pesanan per konsumen. Waktu ini diperlukan untuk mencetak dokumen pengambilan barang, pembagian dokumen, pengambilan barang dan penyiapannya kedalam box atau kardus pesanan hingga barang-barang tsb siap didalam lokasi keberangkatannya.
Proses penyiapan pengiriman
15-60 menit waktu rata-rata yang diperlukan untuk mempersiapkan pengiriman ke konsumen. Waktu ini dikonsumsi oleh pencetakan dokumen keberangkatan, pengecekan dan pengepakan serta pemasukan kedalam kendaraan yang siap untuk berangkat.
Proses pengiriman
Inilah waktu yang tersulit untuk diukur, terlebih lagi kalau pengiriman dilakukan di Jakarta dimana dekat jauhnya jarak sudah tidak berbanding lurus jika dihubungkan dengan satuan waktu lagi. Baiknya adalah lakukan analisa tersendiri dan khusus sesuai dengan letak gudang anda. Misalnya, jika gudang terletak di daerah Bekasi maka pastikan bahwa anda perlu paling tidak 120-180 menit hanya untuk sampai di pintu tol Halim dipagi hari waktu jam kerja. Belum lagi mencapai dipintu parkir konsumen anda. Penelitian dan perkiraan yang terus menerus akan membantu anda dalam mencapai angka terbaik didalam proses pengiriman ini.
Proses bongkar muatan
Waktu yang dibutuhkan diproses ini memang aneh. Dari beberapa kondisi yang diamati proses ini memerlukan waktu 30 menit tersingkat dan bisa 4x60 menit jika terjadi antrian yang lumayan padat. Proses bongkat muat sangat dipengaruhi dari tipe konsumen yang dilayani, jenis barang yang dikirimkan dan kondisi loading dock yang ada disana.
Siasat Jitu Menghitung Waktu
Dari kelima proses utama didalam pergudangan diatas, ada yang dapat diatur oleh internal dan ada yang memang sangat dipengaruhi oleh external. Yang internal jelas bisa dipercepat dan perlambat oleh kita sendiri.
Picking contohnya, dapat diatur dengan cara multi pick atau single pick, pesanan dapat dilakukan dalam kondisi emergency (cito) atau rutin. Namun untuk yang external, beberapa siasat dibawah ini mungkin dapat membantu anda dalam menjadikan waktu semakin pendek.
Pengaturan Jam Keberangkatan Kendaraan
Tentukan alokasi konsumen berdasarkan jam-jam kesibukan yang biasanya terjadi. Prioritaskan pengiriman untuk daerah yang relatif tidak macet hingga kedaerah yang memang sangat macet. Dengan cara ini minimal anda akan mendapatkan ‘tarikan’ lebih banyak dibandingkan jika dibalik.
Salah satu retailer besar di Indonesia pernah melakukan konsep pengiriman tengah malam. Kenapa dilakuakan tengah malam ? karena memang kondisi di Jakarta pada waktu-waktu tsb sangat lenggang sehingga kecepatan dapat dicapai dengan baik, bahkan akan lebih baik lagi jika konsumen langsung melakukan penerimaan dan pemajangan barang diwaktu yang sama sehingga pada waktu konsumen datang ketoko dipagi harinya seluruh barang telah tertata dengan rapih.
Memperpendek Jarak Kirim
Memperpendek jarak kirim dapat dilakukan dengan cara menciptakan depo-depo disekitar daerah yang rawan macet. Dengan cara ini maka sebagian besar waktu pengiriman dapat diperpendek dan konsumen dapat menerima barang tanpa harus menggerutu karena terlambat. Cara ini memang tidak 100% baik karena ada resiko investasi yang harus dibangun untuk mendukung pengadaan depo.
Berikan Janji+50%
Istilah ini mirip dengan komisi atau cadangan waktu yang ditambahkan dari kondisi normal. Misalnya pengiriman dari Tangerang ke Bekasi biasanya 2 jam, maka katakan bahwa anda butuh waktu 3 jam. Dengan cara ini maka gudang memiliki lead tima (waktu tempuh) yang lebih panjang untuk menjaga-jaga kemungkinan terburuk yang mungkin terjadi.
Waktu adalah indikator pengukuran yang sangat general dan bersifat uniform. Siapapun mereka pasti memiliki standard yang sama terhadap besaran waktu.
Konsumen memiliki tuntutan terhadap hal-hal secara fisik seperti kesamaan antara pesanan dan pengiriman, keamanan dan keutuhan barang. Namun yang lebih
penting sebelum itu semua adalah ketepatan waktu pengiriman.
Perlu dilakukan penelitian dan pembelajaran yang bersifat berkesinambungan agar anda dapat mendata dan memetakan daerah yang macet dan tidak macet pada waktu tertentu.
Beberapa siasat dalam memperpendek waktu dapat dilakukan seperti misalnya mendirikan depo-depo pengiriman, mengirimkan ditengah malam atau memberikan waktu cadangan dalam pengiriman.
No comments:
Post a Comment