Belajar Untuk Tidak Kehilangan Barang

Kehilangan barang, adalah salah satu aib bagi bisnis semacam 3RD PL. Alangkah malunya jika pada saat stock opname ternyata ada barang yang cuma tinggal nama, tidak ada fisik barangnya alias hilang entah kemana.

Apakah kehilangan barang dapat diantisipasi dari awal ? Adakah cara effektif mencegah resiko kehilangan barang ?

Teori Polisi : ANAK (Ada Niat Ada Kesempatan)

Kehilangan barang pada dasarnya terjadi karena adanya dua pertemuan antara Niat dan Kesempatan. Niat lebih cenderung dipengaruhi oleh faktor individu misalnya alim tidaknya seseorang, kondisi perekonomian dan pengaruh dari teman-temannya. Sedangkan Kesempatan, lebih cenderung disebabkan karena lalainya kita dalam menjaga kondisi gudang, system, transportasi maupun segala aspek dari aktifitas pergudangan.

Menurut Pak Polisi, jika salah satu Niat atau Kesempatan tidak bertemu maka mustahil akan terjadi kehilangan barang, paling tidak maksimal hanya salah meletakan barang saja. Oleh karena itu, dalam tulisan ini hanya akan membahas bagaimana mempersempit pintu Kesempatan agar tidak pernah bertemu dengan Niat dari oknum karyawan. Masalah Niat, merupakan bagian dari HRD dan kehidupan sosial yang akan membentuknya.

Pintu-Pintu Yang Harus di Waspadai

1.Penerimaan barang

Kehilangan barang tidak hanya terjadi pada waktu barang sudah di gudang dan kemudian dikeluarkan lagi tanpa ijin dan dokumentasi, tetapi juga dapat terjadi barang tsb belum pernah masuk kedalam gudang tetapi sudah dilakukan manipulasi data untuk dimasukan kedalam system dan persetujuan dokumen oleh staff terkait.
Pintu penerimaan barang adalah bagian yang terbesar yang harus dijaga. Pastikan bahwa barang yang diterima ada fisiknya, sesuai dengan yang tertera di dokumen penerimaan barang baik jumlah, nama dan kualitasnya serta sudah diserahterimakan kepada bagian selanjutnya.

Disinilah diperlukan prosedur pengecekan antara dokumen vs dokumen dan dokumen vs barang. Jika salah satunya tidak sesuai, untuk mengindari resiko barang hilang adalah dengan cara menolak dan mengembalikan seluruh dokumen serta barang yang tidak jadi diterima.

Trik tipu-tipu di penerimaan barang:

* Kong kalikong antara transporter/supplier dengan oknum karyawan gudang
* Isi karton sudah diganti/dikurangi sehingga tidak sesuai dengan deskripsi barang yang dimaksud
* Mengurangi tumpukan didalam pallet (biasanya di tumpukan yang tengah) sehingga tidak terlihat dari arah luar.
* Melaksanakan proses return barang tetapi mengikut sertakan barang yang bukan haknya.
* Langsung mengambil barang dari dock pada saat tidak ada staff gudang.
* Penerimaan return barang dari customer yang tidak sesuai dengan dokumen barang

2.Penyimpanan barang – area gudang

Kesempatan yang ada disini biasanya bersifat semu, artinya barang tidak langsung dapat dibawa keluar. Hanya beberapa kasus yang terjadi dimana karena lemahnya pengamanan dan adanya banyak pintu atau lubang-lubang di gudang sehingga memungkinkan oknum staff dapat membawa keluar barang yang tersimpan di gudang. Untuk mencegahnya sangatlah sederhana yakni dengan memperkuat jajaran pengamanan, menjaga jam-jam masuk/pulang dengan lebih ketat, melakukan pengecekan fisik terhadap seluruh karyawan dan orang-orang yang keluar masuk gudang dan memastikan bahwa tiada lobang-lobang yang ada disekitar dinding gudang.

Modus yang sering dilakukan didalam gudang adalah:

· Barang dikonsumsi oleh oknum karyawan
· Dimasukan kedalam baju/ransel/tas oknum karyawan
· Isi dari barang ditukar sehingga antara isi dan kemasan beda
· Salah picking barang
· Picking dilakukan lebih dari yang tertera di picking list
· Kong kalikong antara oknum staff gudang dengan oknum pengaman
· Barang dilemparkan keluar dari gudang
· Penyiapan return barang yang tidak sesuai dengan data barangnya

3.Pintu Pengiriman Barang

Pintu ini adalah pintu yang terberat yang harus dijaga oleh kita semua. Mottonya adalah “sekali barang salah keluar, maka lewatlah sudah”. Perlu dijaga bersama hal-hal yang mungkin akan terjadi yang dapat menyebabkan hilangnya barang gudang kita.

Kebiasaan-kebiasaan buruk yang perlu diwaspadai bersama dipintu pengiriman barang ini:

· Barang dikirim tanpa dokumen
· Barang dimasukan ketruk yang salah baik sengaja maunpun tidak sengaja oleh oknum transporter atau oknum karyawan
· Barang dikirimkan lebih daripada yang direlease didalam dokumen keberangkatan
· Tidak dilakukan pengecekan secara menyeluruh atau sebagian saja
· Kong kalikong antara oknum staff dengan oknum transporter untuk titip barang dan setelah truk keluar maka barang tsb ‘diberakin’ (istilah untuk dibagi sama secara illegal)
· Barang rusak ditukar dengan barang baik pada saat pengiriman
· Adanya lubang di box truck yang dapat untuk mengeluarkan barang
· Pintu box yang dapat dibuka langsung di engselnya atau di las ulang

4.Pintu Karyawan.

Pintu karyawan bisa menjadi tempat yang paling mudah dalam mengukur seberapa besarnya resiko kehilangan barang yang ada didalam gudang tsb. Bayangkan jika pada saat keluar dan masuk, karyawan tidak dilakukan pemeriksaan badan (body checking), tas karyawan tidak di periksa dan karyawan keluar dengan leluasa tanpa ada pembatasan jam.

Sayangnya, banyak karyawan dan setengah manajemen yang ‘terlihat’ risih pada waktu security melakukan body checking, padahal dengan dikenakannya standard pengecekan tsb, karyawan yang tadinya memiliki niat ‘nyolongan’ akan surut begitu melihat kenyataan bahwa untuk keluar gudang ia harus melewati body checking yang sangat ketat.


Resikologi – Ilmu Pencegahan Resiko

Setelah mengetahui trik, modus maupun perilaku yang ‘menyimpang’ didalam proses menghilangnya barang secara illegal, tentu kita dapat melakukan pencegahan melalui pengamanan pada aktifitas-aktifitas tsb. Paling tidak ada 3 kelompok pencegahan yang dapat dilakukan:

Penguatan didalam system pengawasan langsung – dapat dilakukan melalui penambahan tenaga pengawas/pengaman, pengaturan jam kerja yang effektif, penambahan alat monitor atau pengurangan dari akses keluar masuk dari dan ke gudang.

Penguatan didalam system dokumentasi dan prosedur pelaksanaan – memastikan bahwa dokumen yang digunakan dan system yang mendukung aman dari segala macam tindakan criminal seperti manipulasi dan kolusi. Penguatan didalam system prosedur juga memungkinkan dilakukannya telaah tresibilitas (misalnya dengan implementasi ISO dsb) baik diinternal gudang kita maupun transporter dan customer kita.

Penguatan team investigasi – seandainya kedua hal tsb diatas sudah dijalankan tetapi masih juga terjadi kehilangan barang, maka perlu kiranya dibentuk team investigasi yang memiliki kemampuan dalam mencari dan membongkar terjadinya kehilangan barang. Team ini tentu tidak bekerja sendiri tetapi terdiri dari masing-masing wakil karyawan/staff yang memiliki dedikasi tinggi dan telah memperoleh training yang sesuai.