Jika Barang Over, Haruskah Return ?

Ada dua kata yang paling “amit-amit” bagi supplier dan pedagang, yaitu over stock dan return. Keduanya kalau bisa hukumnya ‘haram’ dan tidak boleh terjadi karena dampaknya sama yaitu rugi. Namun terkadang diantara keduanya tidak bisa menghindari pemakaian dua kata tsb, terlebih lagi menjelang akhir bulan atau akhir pencapaian target penjualan, selalu muncul pemikiran ½ jahat : haruskan return ?

Stock Barang

Siapapun anda yang bergerak didalam perdagangan dan jasa selalu memiliki stock barang (jasa) yang akan diperjual belikan. Stock barang diperlukan karena faktor kesinambungan sediaan barang yang harus selalu dijaga. Prinsipal atau distributor jarang yang dapat memberikan supply setiap hari sehingga tidak perlu adanya stock barang. Ideal memang, tetapi dagang tanpa stock adalah impian yang banyak orang masih sulit untuk dicapai.

Pengadaan barang selalu berhubungan dengan kekuatan jual yang terjadi yang dihubungkan dengan lamanya waktu yang diperlukan oleh prinsipal mensuplay barangnya. Semakin sering prinsipal mengirimkan barangnya ke outlet, maka semakin kecilah stock barang yang harus ditimbun oleh pedagang. Namun hal ini akan memberatkan bagi transport prinsipal dimana secara otomatis akan meningkatkan biaya. Tentu harus ada salah satu yang berkorban (atau dikorbankan ?!)

Fast moving dan slow moving

Secara umum ada beberapa tipe barang yang menjadi acuan dari pedagang. Di Jakarta, yang namanya Gudang Garam Filter Merah adalah barang fast moving dikelompok rokok kretek atau air mineral cap “Jerami” adalah barang yang slow moving dikelompok air mineral dimana tingkat lakunya hanya 1 karton per bulan di warung pak Ahmad.
Pengelompokan barang ini erat kaitannya dengan pola pengadaan barang dan banyaknya stock barang yang harus ditimbun. Artinya, Pak Ahmad akan berani menimbun rokok Gudang Garam FIM 10 slop per minggunya sedangkan beliau hanya akan belanja air minum cap “Jerami” 1 karton setiap bulannya. Bayangkan, begitu bedanya pola penimbunan stock barang yang dilakukan sekalipun oleh Pak Ahmad yang hanya berdagang di Kaki Lima depan Kalibata Mall tadi, apalagi untuk sebuah jaringan retail semacam Hero atau Matahari, pastilah mereka memiliki alat ukur yang lebih canggih dalam menentukan stock barang yang optimal untuk jaringannya.

Return

Pemahaman return adalah pengembalian barang ke prinsipal yang dikarenakan barang tsb rusak, kadaluarsa atau kelebihan stok. Bahayanya, penyebab tsb dapat saling berhubungan satu dengan yang lainnya, misalnya kelebihan stok akan mengakibatkan barang kadaluarsa dan kalau didiamkan saja maka sudah pasti akan menyebabkan barang tsb rusak.

Tidak semua prinsipal menerapkan kebijakan return kepada pelanggannya, ambilah contoh Unilever, prinsipal mayoritas kebutuhan rumah tangga, mereka lebih baik memberikan tunjangan (allowance) 0.5 – 1% kepada pelanggannya tetapi mereka tidak boleh mengembalikan dengan alasan apapun juga. Atau ada juga yang memberikan kebijakan tukar guling dimana barang yang direturn karena kadaluarsa dapat ditukarkan langsung dengan barang baru dengan syarat pelanggan tidak mendapatkan uang kembalian.

Mengapa Stock Harus Over ?

Pertanyaan sederhana dimana cara menjawabnya memerlukan berbagai analisa yang mendalam. Namun dari beberapa narasumber dan pengalaman, penyebab stock barang over dikarenakan antara lain:

Alasan 1: Salah perhitungan
Ini adalah alasan yang sangat lumrah, manusiawi dan biasanya ditambahkan dengan kata-kata maaf untuk penyelesaiannya. Kesalahan hitung dapat disebabkan banyak baik mulai dari yang teknis terpuji (data yang salah, kondisi pasar yang berubah, pengiriman yang terlambat dsb) hingga yang berdasarkan caci maki (dapat sogokan, kongkalikong dengan supplier atau memang benar-benar goblok).


Alasan 2: Target yang berlebihan
Biasanya bagian pembelian selalu menanyakan kepada bagian penjualan berapa banyak yang akan dijual pada bulan berikutnya. Pembelian akan dilakukan berdasarkan angka yang diberikan oleh bagian penjualan. Masalahnya adalah jika bagian penjualan salah memberikan target yang terlalu tinggi, maka sudah dipastikan akan terjadi over stock.

Alasan 3: Pasar yang berubah
Ini adalah bencana yang sering terjadi. Karena dukungan promosi yang kurang atau iklan yang sudah jenuh maka pasar tidak dapat menerima kembali barang-barang yang telah dibeli dan akibatnya dapat ditebak : over stock.

Alasan 4: Persaingan yang tinggi
Diera globalisasi ini, persaingan sangat mendominasi kuat tidaknya barang dipasaran. Target yang sudah diterapkan dengan optimis tiba-tiba dapat drop karena munculnya barang sejenis yang memiliki nilai jual yang lebih baik.

Alasan 5: Stock yang tidak stabil
Andaikan 4 alasan diatas tidak terjadi, tetapi masih dapat menyebabkan barang over stock dikarenakan pasokan barang yang tidak stabil dari prinsipal. Banyangkan jika toko harus mengorder barang 100 box dimana seharusnya datang pada awal bulan ternyata datangnya pada minggu ke 3, maka jelas pada akhir bulan inventory toko tsb pasti memiliki raport merah.

Jika Over Stock Lantas .....

Kalau 5 alasan diatas terjadi pada anda, jangan panik dulu. Masih ada jalan lain menuju stock yang stabil, aman dan teruji.
Jika stock barang anda melebihi dari perkiraan maka lakukanlah langkah-langkah alternatif dibawah ini:

Langkah 1: Lakukan promosi
Buatlah program promosi khusus untuk mempercepat pengeluaran barang over stock tsb. Apakah beli 1 dapat 2, diskon khusus atau tempo kredit yang diperpanjang adalah contoh-contoh promosi yang jamak dilakukan. Bahkan seorang teman di bagian purchasing sebuah retail besar melakukan cara yang sederhana untuk mengurangi stock barangnya yang over, menjadikan barang tsb sebagai sample atau dijadikan hadiah langsung tanpa diundi untuk pembelanjaan tertentu.

Langkah 2: Distribusikan ke cabang-cabang
Memang langkah ini terbatas hanya untuk yang memiliki lebih dari satu cabang. Pastikan bahwa cabang-cabang lain memiliki minimal stock yang dapat mengurangi banyaknya stock di gudang tertentu.

Langkah 3: Mintalah perpanjangan waktu bayar
Langkah ini memerlukan proses negosiasi yang agak panjang. Anda harus melakukan bargaining untuk mendapatkan pemanjangan proses pembayaran agar barang tsb pada waktu jatuh tempo dalam kondisi yang wajar

Langkah 4: Tukar guling
Sekali lagi langkah ini memerlukan proses negosiasi khusus. Bicarakan dengan supplier untuk dapat order barang lainnya tetapi langsung dibayar dengan cara tukar guling barang yang over stok tsb

Langkah 5: Return+
Perhatikan tanda + (plus) diatas. Return+ adalah return dimana anda sebaiknya bernegosiasi dengan supplier agar mereka dapat menerima return anda tetapi anda juga akan melakukan ‘balas jasa’ kepada sales tsb suatu saat jika mereka memerlukan pencapaian target atau dengan kompensasi perluasan area display dsb.
Return+ ini adalah langkah win-win yang terbaik yang memberikan dampak kedekatan antar prinsipal dan outlet.


Langkah 6: Pamungkas
Jika lima langkah diatas tidak mempan dan tidak dapat dilaksanakan karena alasan tertentu, -- maaf – anda sudah dalam batas yang sulit. Perlu dilakukan analisa kembali terhadap pola order, perjanjian dengan suppier dan proses penjualan barangnya sehingga diwaktu mendatang tidak akan terulang lagi.