Perlu “DOA” Saat Fahami KPI

KPI (Key Performa Indicator) adalah kunci cara melihat sukses tidaknya operasional gudang yang dikelola. Pemahaman apa dan siapa KPI dapat dibaca dengan jelas di Rumusan Togel vs Rumusan KPI edisi sebelumnya. Namun ternyata masih diperlukan langkah selanjutnya untuk menjadikan KPI yang kita buat bermanfaat dan bermartabat. Diperlukan landasan DOA agar KPI yang telah dibuat dapat mencapai tujuan yang dicita-citakan.

Membaca dan Memahami KPI

Kelihatannya memang klise kalau dikatakan banyak orang yang dapat membaca KPI tetapi sedikit yang mampu memahaminya. Pemahaman disini berhubungan dengan fungsi dari KPI sebagai alat penyaji hasil kerja dan fungsi kedepannya sebagai dasar pengambil kebijakan dan rencana kerja.

KPI memang hanya sekumpulan angka-angka yang ditambahkan dengan sedikit keterangan dan persentase naik atau turun. Namun angka tsb tidak akan mempunyai banyak arti manakala sipembuat hanya bertujuan untuk enak dilihat saja (nice to look) bukannya untuk harus dilihat (have to look).
Seorang rekan yang sudah malang melintang di dunia logistic memberikan tips yang sangat brillian mengenai KPI. Katanya, untuk mampu memahami KPI harus dilandasi dengan DOA.

Tiga huruf tersebut mencerminkan artian:

D (Data base appreciate) artinya seseorang yang mau mampu memahami KPI haruslah orang yang memiliki apreasiasi terhadap angka-angka (data). Jika orang tsb tidak memiliki kesukaan terhadap angka, mustahil ia mampu memberikan analisa yang benar.

O (Optimist to the future) artinya orang tsb memiliki pandangan optimis terhadap masa depan. Kenapa hal ini disyaratkan ? sebab tidak semua KPI yang dibuat memberikan hasil yang diharapkan. Bahkan kebanyakan KPI memberikan fakta dan data yang tidak sesuai dengan target pencapaian.

A (Achievement orientation) artinya harus memiliki orientasi terhadap hasil yang akan dicapai. Ada hasil yang dapat dinyatakan dengan angka untuk pencapaian dikemudian hari berdasarkan data-data pencapaian yang tertera pada KPI saat ini.
Gabungan antara D, O dan A tsb jika disatukan dengan usaha dan doa yang asli akan menghasilkan kinerja yang sangat optimal dan berorientasi kedepan.


Mari Belajar Memahami KPI



Marilah kita ambil contoh KPI yang ada didalam edisi Rumusan Togel vs Rumusan KPI di gudangology yang lalu. Ada dua tabel KPI yang akan menjadi contoh bahasan bagaimana membaca dan memahami KPI.

Poin-poin yang menjadi titik perhatian:
• Kenaikan produksi 17%
• Penurunan jumlah karyawan 27%
• Peningkatan depot capital 50%
• Penurunan total cost 1%
• Penurunan cost/karton 17%
• Productifitas naik menjadi 62%

Pemahaman KPI diatas mengandung makna sbb:

1. Tahun depan perusahaan akan meningkatkan produksinya menjadi 17% dari tahun lalu atau 4,5 juta karton banyaknya.
2. Untuk mencapai produksi tsb, diperlukan penambahan peralatan yang mendukung operasionalnya sehingga akan terjadi penambahan biaya 50% pada depot capital, namun secara keseluruhan akan menurun karena adanya pengurangan tenaga kerja (kontrak) sebanyak 27%.
3. Secara keseluruhan akan terjadi peningkatan produktifitas sebesar 62% dikarenakan jumlah produksi yang naik tetapi dilakukan dengan jumlah karyawan yang lebih sedikit.