SAP, “Setan Aja Pusing !” , “Gak gaul kalau system gudang loe gak pake SAP !”. Mungkin begitu ungkapan yang rada pas kalau bahasa logistik diterjemahkan dalam bahasa gaul sehari-hari mengenai sebuah system komputer yang paling sering menjadi perhatian di dunia supply chain.
Pertanyaanya adalah, apakah mereka benar-benar mengerti apa itu SAP atau mereka memang mengerti benar-benar bagaimana SAP itu.
SAP: “Setan Aja Pusing !”
Peringatan: Jangan bayangkan ungkapan diatas !. Tidak ada hubungannya antara SAP dengan agama dan tidak ada hubungannya antara setan dengan system komputer. Banyak diantara kaum logistic berseloroh bahwa SAP memiliki arti demikian, Setan Aja Pusing. Yang dimaksud oleh mereka adalah begitu sulitnya SAP dalam persiapan, implementasi dan reviewnya sehingga bagi kalangan yang „setengah berputus asa“ menjadikan kepanjangan SAP menjadi demikian. Begitu juga bagi beberapa management level atas yang merasa ‚kisruh’ dengan SAP memiliki arti tersendiri, karena sering lambatnya koneksi dalam mengoperasikan SAP, maka yang muncul dibenak mereka pada saat mengoperasikan SAP adalah Sit And Pray (duduk dan berdoa). Taruhan, tanyakan pada teman anda yang katanya pernah ber-SAP-ria, apa kepanjangan SAP. Pasti lebih dari 75%nya salah menjawabnya !
Kalau mau yang benar, silahkan teruskan membaca tulisan ini.
SAP itu apa sih ?
Singkatannya SAP adalah System Application and Product in data processing. SAP adalah program yang diciptakan untuk membantu kelancaran sebuah organisasi/ perusahaan sehingga dapat mencapai efisiensi yang tinggi. SAP terdiri dari beberapa modul yang masing-masing memiliki kekhususan dalam aktifitasnya. Beberapa modul yang sering dikembangkan dalam suatu organisasi adalah SD – Sales & Distribution, adalah modul yang digunakan dalam peningkatan efisiensi pengelolaan customer order seperti proses order, pengiriman dan penagihan. Yang kedua adalah MM – Material Management, membantu menjalankan proses pembelian dan pengaturan sediaan barang. Disinilah implementasi system pergudangan dikembangkan dengan sebutan Warehouse Management System (WMS). Modul yang ketiga yang sering dikembangkan menyangkut Finance and Controlling disebut dengan FICO. Masih ada beberapa modul lagi yang menyangkut masalah Personalia (HR Management), transportasi, QM (Quality Management) dan AM (Asset Management).
Salah satu kelebihan yang dibanggakan didalam SAP adalah keintegrasian antar keseluruhan modul-modul diatas sehingga suatu proses tidak harus dijalankan berulang-ulang tetapi cukup dengan proses seperti ban berjalan. Integrasi dari system ini dimungkinkan dengan adanya dua macam source data di SAP, Master data dan Data transaksi.
Seandainya Anda Harus Ber SAP
Yang terpenting dalam proses implementasi SAP adalah tahapan-tahapan yang harus dilalui dengan teratur. Tahapan ini saling mendukung satu dengan lainnya dan pada akhirnya akan menentukan ‘kelaikan’ dari system ini.
Dibawah ini adalah salah satu contoh tahapan yang biasanya dilakukan oleh konsultan SAP dalam melakukan perencanaanya:
1. Kick Off Meeting : 8 December 20XX
2. Blueprint : 29 Nov 2004 – 31 Dec 20XX
3. Gather Requirements : 30 Nov – 1 Dec 20XX
4. Organization structure : 2-3 Dec 20XX
5. Business Process Discussion : 6 – 17 Dec 20XX
6. Business Process Documentation : 6 – 22 Dec 20XX
7. Blueprint Validation : 27 – 28 Dec 20XX
8. Blueprint Sign Off : 29 Dec 20XX
9. Realization : January – February 20XX
10. Final Preparation : March 20XX
11. Go Live and Support : April 20XX
Dari tahapan diatas nampaklah bahwa untuk menyiapkan SAP menjadi suatu system yang unggul dan berdaya guna, diperlukan waktu, tahapan dan biaya yang tidak sedikit.
9 Tips mencapai SAP yang Sukses dan Menggembirakan.
Sulit memang mencari komentar yang jujur mengenai ‘enak tidak’nya SAP menjadi sebuah system di perusahaan. Rata-rata mereka selalu membandingkan antara sebelum dan sesudah pelaksanaan SAP. Padahal biasanya perusahaan menerapkan SAP bukan hanya berfikir mengenai kemudahan saja terapi lebih cenderung pada control dan perencanaan inventory yang lebih baik.
Paling tidak ada 9 tips yang dapat dijadikan referensi dalam pengembangan SAP mulai dari awal hingga berhasil dengan menggembirakan.
Tips 1: Sumber data (Source data), harus dipersiapkan dengan baik dan benar. Jika data yang dipersiapkan memiliki banyak kelemahan dan kesalahan, dijamin 100% akan terjadi bencana nasional diperusahaan tsb dan sumpah serapah akan muncul karena operasional berjalan lebih lambat dari seekor siput dan lebih panjang dari yang dibayangkan.
Tips 2: Stabilitas transaksi (Stability order transaction), SAP tidak dipersiapkan untuk pekerkaan yang ditumpuk atau ditunda-tunda. Demikian juga perlunya dipersiapkan rangkaian order yang stabil dan meningkat dari waktu kewaktu. Itulah sebabnya biasanya Go Live nya SAP selalu diawal bulan karena mengejar load yang sedang minim-minimnya.
Tips 3: Training yang berkecukupan (Enough training, training tidak hanya dilakukan oleh staff inti (Super user) tetapi lebih penting adalah staff yang terlibat langsung day to day operation. Semakin banyak berlatih dengan data simulasi yang ada, maka staff akan semakin canggih dan faham benar mengenai perjalanan system ini.
Tips 4: Dokumentasi,adalah pencatatan mengenai problem dan solusi yang dilakukan. Semakin baiknya dokumentasi yang tersedia akan mempermudah staff untuk memecahkan permasalah serupa yang timbul. Seringnya diadakan review adalah salah satu cara terbaik dalam mengantisipasi permasalahan ini.
Tips 5: Kesiapan Mental (Mentality), perlu dipastikan bahwa seluruh staff telah siap dengan pengimplementasian SAP. Staff harus 2x lebih disiplin dibandingkan sebelumnya karena dengan SAP, mereka akan tahu apakah mutu kerja staff merah atau biru.
Tips 6: Kreatifitas, kadang diperlukan kreatifitas yang ‘legal’ didalam pengembangan SAP. SAP diciptakan sangat ketat sehingga penyesuaian-penyesuaian perlu ditambahkan.
Tips 7: Penyiapan Laporan (Report preparation), perlu dipastikan bahwa aneka macam report sudah dipersiapkan dalam tahapan-tahapan sebelum implementasi SAP. Hal yang lebih penting adalah memonitor progress SAP dari waktu kewaktu.
Tips 8: Impact didalam Administrasi (Administration impact), dari beberapa project yang diamati nampaklah bahwa konsumsi kertas dan waktu administrasi akan semakin besar. Dengan menyadari impact yang muncul ini, perlu sekali dipersiapkan sumber-sumber tenaga yang siap setiap saat.
Tips 9: Impact didalam Transport, biasanya pelaksanaan SAP akan berdampak pada keterlambatan proses pencetakan dokumen seperti invoice, put away list dsb.
Alasan-Alasan Tidak Mau SAP
SAP memang menciptakan urutan-urutan kerja yang tidak boleh diacak-acak. Semuanya harus berjalan dari A ke B, ke C dan akhirnya ke Z.
Penundaan pada salah satu proses jelas akan berdampak pada ketidak lancaran pada proses selanjutnya. Dan masalah penundaan ini adalah masalah klasik di negeri ini sehingga alasan ini menjadi peringkat no 1 disini.
Masalah lainnya yang sering muncul adalah sulitnya melakukan koreksi setelah data dip roses di system. Memang benar ! Di SAP apapun yang dimasukan akan dijadikan source data yang kelak akan dipergunakan. Koreksi di SAP tidaklah semudah dengan membuka file master dan melakukan update, tetapi lebih cenderung pada proses sebagaimana anda melakukan kerja dari awal.
Identifikasi master data, seringkali menimbulkan masalah yang klasik juga. Keengganan staff dalam melakukan serah terima barang –misalnya-- adalah alasan mengapa masalah ini duduk diurutan ke 3.
Orang sulit untuk berubah !. Pernyataan ini ada benarnya namun juga ada yang membantah dengan menyatakan bahwa selama penjelasan dan training yang dilakukan cukup maka perubahan pasti bisa diharapkan. Oleh karenanya alasan ini bisa menduduki tempat ke 4 namun bisa juga menjadi alasan utama mengenai kegagalan pengimplementasian SAP.
Alasan ke lima, mahal biayanya. Sekali lagi yang namanya system ---apalagi terpadu seperti SAP--- diperlukan investasi yang tidak sedikit pada hardware, software, license, maintenance dan brainware. Disinilah diperlukan analisa yang sangat dalam dan berjangka panjang untuk memutuskan perlu tidaknya penggunaan SAP ini.
Memang SAP tergolong mahal dan hingga saat ini masih menduduki nomor pertama dalam investasinya dan hal ini sebanding dengan manfaat yang akan dipetik oleh perusahaan jika berhasil mempersiapkan SAP dengan baik ... Smile And Proud.
No comments:
Post a Comment