13 Jurus Ramal Inventory

Ada 13 jurus rahasia yang harus dikuasai oleh seorang pengelola inventory agar hasil ramalannya masuk kedalam range aman tsb.

Jurus ke 1 : Data history

Data history adalah sejarah perjalanan suatu barang atau SKU (Stock Keeping Unit) dalam rentang waktu tertentu, setahun misalnya. Kegunaan data history untuk melihat pola jualan barang (trend) sehingga dapat dibuatkan perkiraan (forecast) bagaimana barang tsb diwaktu yang akan datang.

Salah kaprah:
• “Semakin banyak data semakin baik”. Ah kata siapa itu !. Tidak menjamin jika anda mempunyai data sampai dengan 25 tahun yang lalu maka peramalan anda akan semakin baik. Rata-rata didalam bisnis yang dipergunakan adalah data 3 bulan hingga 12 bulan yang lalu.
• “Yang penting hanya hasil akhirnya saja”. Ini yang paling sering salah kaprah, justru yang penting adalah data detail per barang/SKU per kota atau per cabang. Bagi seorang inventory officer, bukan nilai uangnya yang dipentingkan tetapi kuantitaslah yang menjadi acuan utama.

Jurus ke 2 : Lead time

Lead time adalah rentang waktu yangdibutuhkan dalam pengadaan barang mulai dari pembuatan dokumen order hingga barang sampai di kota atau cabang yang bersangkutan.
Komponen lead time terdiri minimal:
• Pembuatan dokumen
• Pengajuan order
• Persiapan picking dan dispacthing
• Pengiriman barang
• Penerimaan dan proses receipt kedalam system
• Put away

Salah kaprah:
• “Lead time = waktu pengiriman”. Ini adalah pemahaman yang salah kaprah. Lead time tidak melulu hanya berkisar pada lamanya waktu pengiriman, tetapi lebih dari itu terdiri dari point-point tsb diatas.
• “Lead time dihitung mulai dari waktu barang berangkat”. Coba lihat point diatas, jika anda sudah setuju dengan penjelasannya maka tidak perlu ada penjelasan mengenai kesalah kaprahan ini.

Jurus ke 3 : DOI

DOI (Days Of Inventory) adalah berapa hari stock yang harus ada kota atau cabang tertentu. Perhitungan DOI didasarkan pada kondisi stock barang dibandingkan dengan rata-rata penjualan periode tertentu. Perhitungan DOI yang akurat akan sangat membantu management dalam memberikan keputusan terhadap nilai inventory secara total.

Salah kaprah:
• “Kapan mulai menghitung DOI ?”. Pertanyaan ini paling sering diperdebatkan didalam bahasan mengenai inventory. Dari pengalaman bisnis yang nyata, kebanyakan perusahaan menghitung nilai inventory per akhir bulan atau periode tutup buku.
• “DOI dihitung berdasarkan nilai rata-ratapenjualan 3 bulan terakhir”. Jika inginkan hasil DOI yang nyata, jangan pernah menggunakan rumusan ini. Lebih baik gunakan rumus stock akhir dibagi hasil penjualan bulan tsb.

Jurus ke 4 : Safety stock

Safety stock adalah stock minimal yang harus tersedia disuatu cabang. Stock ini sebagai jaminan bahwa selama barang dikirimkan dari gudang pusat/principal, penjualan masih dapat dilakukan. Safety stock biasanya sama dengan lead time pengadaan barang.

Salah kaprah:
• “Semakin tinggi safety stock semakin baik service level”. Ada betulnya namun memiliki resiko tinggi terhadap DOI. Bahkan ada yang bilang, kalau cuma safety stocknya ditinggikan, buat apa ada forecasting segala ….
• “Safety stock hanya untuk barang fast moving saja”. Lebih baik setiap barang di tentukan safety stock yang harus disiapkan. Minimal anda tidak pilih kasih terhadap barang-barang yang “menderita” (slow moving gitu loh …)

Jurus ke 5 : ROP

ROP (Re Order Point) adalah titik kondisi stock dimana cabang tsb sudah minta dilakukan alokasi pengisian kembali sebelum stocknya kosong dan dalam batas ekonomi yang terbaik. Penentuan ROP memang memerlukan analisa mendalam yang meliputi 13 jurus ilmu peramalan inventory ini. Sekedar saran, ROP biasanya di set up 2x lead timenya.


Salah kaprah:
• “Tidak mungkin memonitor stock setiap hari untuk setiap kota atau cabang”. Ini memang berhubungan dengan tehnologi yang dimiliki. Jika memungkinkan, mengapa tidak melakukannya ?
• “Alokasi barang, tunggu saja permintaan cabang”. Secara motivasi hal ini sudah jelas salah, tidak pro aktif jelasnya. Dengan mengetahui apa yang harus dikirimkan ke kota/cabang tertentu maka prinsip pro aktif tadi dapat diimplementasikan dengan baik.

Jurus ke 6 :Stock level

Ini adalah yujuan dari ilmu “ramal” inventory. Bagaimana menentukan stock yang paling aman, paling ekonomis dan paling strategis disuatu kota/cabang. Stock level merupakan titik ketersediaan stock yang harus ada disuatu cabang. Stock level ini merupakan penjabaran DOI secara global dalam bentuk satuan SKU/item barang.

Salah kaprah:
• “Semua jenis barang stock levelnya sama, misalnya 1 bulan stock”. Stock level tidak harus sama untuk setiap barang walaupun didalam suatu kota/cabang yang sama.
• “Stock level = DOI”. Stock level sebaiknya memang sudah mencakup DOI yang ditargetkan sehingga akan memudahkan didalam pengukuran dan pencapaiannya.

Jurus ke 7 : Delivery

Delivery (pengiriman) adalah faktor teknis yang tidak dapat ditentukan oleh seorang inventory officer. Kesuksesan pengiriman ini lebih banyak ditentukan oleh keakuratan dari transporter yang dipergunakannya (dengan kata lain oleh seorang sopir).
Pengiriman barang mempunyai peranan penting dalam menyempurnakan management inventory. Semakin tinggi akurasi pengiriman barang maka akan semakin rendah resiko terjadinya kesalahan sediaan barang dan double pekerjaan.

Salah kaprah:
• “KPI pengiriman barang adalah ontime delivery”. Seharusnya tidak hanya ontime delivery saja tetapi juga meliputi tingkat kerusakan atau kehilangan yang terjadi.
• “Semakin cepat kirim pasti semakin baik performancenya”. Hati-hati dalam menerapkan KPI ini. Salah-salah bukan pencapaian performan yang dicapai tetapai malah kecelakaan dikarenakan kebut-kebutan. Prinsipnya adalah biar cepat tetapi selamat.

Jurus ke 8 : Marketing vs Supply chain

Dua bagian ini biasanya selalu tidak mempunyai pandangan yang sama. Marketing/sales menginginkan stock yang sebanyak mungkin sedangkan Supply chain mempunyai rencana membatasi ketersediaan stock dalam batasan tertentu. Persamaan mereka adalah mencapai nilai sales semaksimal mungkin.
Forecast sebaiknya dibuat oleh Suply chain dan di sempurnakan oleh Marketing. Marketinglah yang memiliki target penjualan real, sedangkan Supply chain bergantung pada analisa data yang telah terjadi.

Salah kaprah:
• “Supply chain yang bertanggung jawab membuat forecast”. Yang tahu apa yang akan dijual dibulan depan adalah bagian marketing/sales. Jadi sebaiknya yang menentukan berapa target/forecast bulan depan adalah marketing/sales, bukan inventory officer.
• “Berikan saya stock sebanyak-banyaknya dan saya akan jual”. Itu adalah ungkapan yang biasanya diucapkan oleh sales team dan ini adalah pola jualan “metode dulu”. Metode sekarang adalah perencanaan baru penjualan.


Jurus ke 9 : GIT

GIT (Goods In Transit) kadang menjadi factor yang tidak terduga didalam perencanaan inventory. GIT dapat terjadi di dua sisi, yakni principal dan ke cabang-cabang. Semakin rendah GIT yang ada akan semakin baik kualitas nilai stock yang tersedia.

Salah kaprah:
• “Target GIT = Nol”. Apakah mungkin ?. Jika menurut anda memang hal tsb memungkinkan maka jalankanlah. Tetapi jika tidak mungkin, tidak mengapa. Sebab secara umum jarang sekali GIT yang dapat mencapai nol. Artinya anda tidak salah jika tidak dapat mencapai nol.
• “GIT dipengaruhi hanya oleh transportasi”. Secara umum memang benar. Transporterlah yang memiliki peranan besar didalam penentuan minimalisasi GIT.

(Untuk pembahasan lebih lanjut dapat dibaca di Hand Book Logistic Indonesia Buku I)