Berikut adalah panduan singkat bagaimana sebuah perusahaan menentukan siapa-siapa calon partner usahanya didalam bidang transportasi.
Langkah-langkahnya adalah sbb:
1. Pembuatan RFQ (proposal permintaan pelayanan). Ini yang sering terlupakan oleh perusahaan dalam mempersiapkan kebutuhan dan permintaannya. RFQ (proposal permintaan pelayanan) memberikan detail kebutuhan dan aturan main yang harus dipenuhi oleh transporter kelak. Didalam RFQ ini pula ada aturan-aturan administrasi dan (akan lebih baik) jika ada prosedur operasionalnya. Jangan lupa, masalah volume usaha dan lead time menjadi menu pokok didalamnya.
2. Pelengkapan form. Berikan waktu yang jelas kapan transporter harus mengembalikan form-form yang telah dilengkapi tsb didalam RFQ (proposal permintaan pelayanan). Periksalah bahwa seluruh form telah dipenuhi dan berisi informasi yang jelas.
3. Analisa pembandingan harga. Bagian ini yang sangat krusial. Salah pilih harga yang ‘cuma’ murah saja bisa-bisa kejeblos. Team komite transportasi yang dibuat haruslah mampu menganalisa harga yang ditawarkan dari segala sudut. Orang finance misalnya melihat dari besaran selisih yang ada dari keseluruhan transporter, orang operasional melihat kewajaran harga-harga dibandingkan dengan transporter lainnya.
4. Audit fisik. Dari 5 transporter yang ditender, usahakan ada minimal 3 yang masuk dalam kategori siap untuk diaudit. Tiga ini tidak berarti yang termurah, tetapi yang memiliki point terbaik setelah mempertimbangkan data-data di form yang dikirimkan dan kondisi penawaran harga yang disampaikan. Audit fisik dilakukan juga oleh team komite untuk melihat kebenaran data di lapangan. Pastikan bahwa setiap team telah memiliki serangkaian hal-hal yang akan menjadi bahan auditnya
5. Rekomendasi awal. Dari tiga yang telah terpilih, team harus melakukan summary decision dan memilih terbaik dari ketiganya. Rekomendasi ini adalah draft kontrak kerja setelah transporter menyediakan tenaga-tenaga kerja yang siap ditraining.
6. Transporter training. Ini yang masih jarang dilakukan oleh pengguna jasa transport. Masih jarang perusahaan yang merasa perlu mentraining transporternya karena beranggapan itu adalah bukan tugasnya. Training diberikan meliputi company knowledge, product handling knowledge, aturan keselamatan umum dan aturan lalulintas. Jika perlu dalam training ini juga diundang wakil dari jajaran polisi lalu lintas dan yang pasti tidak harus semua peserta training harus lulus jika memang kurang memenuhi syarat.
7. Kontrak kerja. Kontrak kerja perlu diberikan kepada transporter sebagai jaminan proses kerja sama dalam periode tertentu. Terbaik adalah pertahun dan ditinjau setiap 3 bulan sekali.
8. Pelayanan transporter. Sebaiknya transporter diberikan kesempatan untuk belajar praktek paling tidak 3 bulan pertama. Dimasa tsb antara pengguna jasa dan transporter saling menyesuaikan diri dan memantapkan setup system yang telah disepakati.
Tips:
1. Katakan “No Additional Cost untuk harga yang ditawarkan”.
2. Katakan „jangan pernah memberi uang kepada siapapun”
3. Lakukan dua opsi: rit atau kubikasi
4. Jangan terbujuk harga murah
5. Perlakukan sama antar transporter yang ada
6. Mintalah sopir yang benar-benar sopir, bukan sekedar sopir.
7. Jangan mencari truck dari pinggir jalan
No comments:
Post a Comment