Salah satu tugas akhir dari suatu gudang adalah melakukan pengiriman barang kepada konsumen/klien atau fihak yang tertera pada surat orderanya. Nampaknya sangat sepele aktifitas pengiriman ini bahkan cenderung beberapa gudang nampak mengabaikan aturan-aturan dasar didalam pengiriman barang. Sekali lagi perlu diingat, pengiriman barang adalah tindakan mengeluarkan barang dari gudang, artinya jika tindakan tsb dilaksanakan dengan aturan benar maka benar hasilnya namun jika dijalankan dengan aturan yang salah, bablas lah barang anda.
Proses Pengiriman Barang
Apakah begitu barang keluar dari gudang, maka proses yang dinamakan pengiriman barang (delivery/dispatching) telah dimulai ?. Ternyata tidak !. Mari kita runut kebelakang bagaimana sebenarnya proses pengiriman barang ini dimulai.
1.Picking
Awal dari proses ini sebenarnya bermuara dari picking. Picking adalah proses penyiapan barang seusai dengan surat order dan menempatkan pada lokasi keberangkatan yang telah ditentukan. Proses ini menjadi demikian penting didalam dispatching dikarenakan akan menentukan benar tidaknya barang yang akan dikirimkan dan tujuan yang akan dicapai.
2.Checking dan Packing
Pada lokasi penyiapan keberangkatan, proses selanjutnya adalah checking dan packing. Proses ini bertujuan untuk mengelompokan urutan keberangkatan sesuai dengan daerah tujuan. Biasanya jika tokonya akan dikirim pertama, maka akan dimasukan (loading) kedalam truck dan sebaliknya yang paling terakhir kali dituju akan dimasukan paling pertama kali.
3.Loading
Proses loading adalah aktifitas dimana barang-barang dimasukan/dimuat kedalam truck untuk selanjutnya dikirim ke daerah tujuan. Pada proses ini terjadi transaksi antara transporter/sopir dengan fihak gudang yang diwakili oleh checker. Bagian inilah yang sebenarnya perlu mendapat perhatian besar karena saat itulah benar tidaknya barang dan daerah tujuan ditentukan. Proses serah terima perlu dilakukan dengan jelas agar pertanggung jawaban terhadap permasalah yang kelak timbul dapat dialokasikan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada proses ini diantaranya keutuhan fisik barang (tidak rusak/pecah atau cacat), jumlah dan jenis barangnya sesuai dengan dokumen penunjukan, daerah tujuannya sesuai dengan urutan route yang benar dan pastikan ada tanda serah terima (paraf/nama sopir dan no mobil serta jam keberangkatan) dari gudang serta kelengkapan dokumen yang benar.
4.Penyiapan Kendaraan Yang Aman dan Nyaman
Tidak hanya manusia yang memerlukan kondisi aman dan nyaman dalam perjalannya, barangpun menuntut hal yang sama. Dalam pengiriman barang, pastikan bahwa kendaraan yang digunakan memiliki box yang tidak bocor, kunci yang aman serta kelengkapan dan kondisi mesin yang prima. Jika pengiriman barang yang memerlukan penanganan suhu secara khusus, pastikan bahwa thermostat suhu berfungsi dengan baik sehingga kondisi suhu barang aman sampai ditujuan.
Masalah yang sering muncul dalam pengiriman adalah kerusakan barang dan kesalahan bongkar barang. Kerusakan sering kali disebabkan karena sopir tidak disiplin dalam menjalankan kendaraannya, apakah sering melakukan rem mendadak atau sengaja melewatkan kendaraan pada jalan berlubang dengan kecepatan tinggi.
Jenis kerusakan yang terjadi tidak hanya karena pecah, tetapi juga basah karena tumpahan atau kerusakan didalam kemasan yang tidak nampak dengan mata.
Ada satu aturan baku yang harus dijalankan oleh sopir dalam pengiriman adalah mencatat waktu keberangkatan dan kedatanganya di daerah tujuan yang disertai dengan jumlah KM yang dicapai.
5.Proses Bongkar Muat Barang
Proses pembongkaran barang ditempat tujuan memiliki makna yang hampir sama dengan saat pemuatan barang. Bedanya adalah pada bongkar barang yang menyerahkan barang adalah sopir dan yang menerima adalah fihak toko/outlet. Seluruh dokumen dan aktifitasnyapun serupa, hanya bedanya (dan ini yang paling krusial) adalah Pak Sopir adalah wakil dari perusahaan kita. Pertanyaannya adalah : “Apakah pak Sopir bisa mewakili perusahaan dan berperan sebagai staff perusahaan ?”
Aktifitas yang harus menjadi bahan kajian pada saat bongkar barang di tempat tujuan adalah jadual kedatangan yang harus sesuai dengan waktu yang tersedia dan (lebih baik) jika kedatangannya menempati urutan awal atau akhir untuk mempercepat proses pembongkaran. Sopir hendaknya tahu jalan pintas menuju tempat tujuan dan jam berapa waktu sibuk (pick session) sehingga waktu tunggu dapat dipersingkat. Terkadang, sopir lebih tahu kepada siapa saja ia harus bertemu agar pekerjaannya dapat terselesaikan dengan cepat. Sayangnya kondisi ini sering dijadikan alasan sopir untuk mengeluarkan biaya ekstra tanpa nota, oleh karena itu tips yang paling aman adalah selalu menganalisa jam tunggu yang terjadi untuk evaluasi diwaktu mendatang.
Hal sederhana dan tidak boleh terlupakan adalah kelengkapan dokumen dan kelengkapan barang-barang promosi, pengembalian/tukaran dan hadiah atau leaflet yang mungkin ada. Mengapa ini menjadi penting, berdasarkan pengalaman di lapangan banyak took/outlet yang hanya karena hal-hal tsb mereka tidak bersedia menerima barang yang dikirimkan bahkan yang paling parah adalah barang diterima tetapi mereka tidak mau membayar tagihannya.
Yang Sering Terabaikan: Pasca Pengiriman
Sekali lagi ---masih berdasarkan pengalaman--- ada proses yang sering terabaikan dalam pengiriman barang, yaitu pasca pengiriman. Ada beberapa proses yang harus dijalankan setelah aktifitas pengiriman dilakukan diantaranya:
• Prove on Delivery (POD): aktifitas ini berfungsi untuk memastikan seluruh proses pengiriman barang telah dilakukan dengan baik, sesuai dengan dokumen dan telah terupdate didalam system/fila pengiriman. Dengan proses POD, maka keseluruhan aktifitas mulai dari waktu order, penyiapan, pengiriman dan kembalinya sopir ke gudang akan terupdate dengan baik.
o Return/damage process (Proses barang pengembalian/barang rusak): proses ini “biasanya” menjadi aktifitas yang paling “menyebalkan” baik bagi sopir maupun staff gudang. Barang rusak atau barang kembalian selalu berkonotasi dengan ‘bau’ dan ‘kotor’, padahal bagi perusahaan tidak ada bedanya antara nilai barang rusak dengan barang bagus, tetap sama dalam COGS nya (harga belinya). Prosedur yang benar adalah seluruh barang return atau rusak harus diproses begitu proses POD dilakukan – Jangan Di Tunda !. Pastikan bahwa proses POD juga merupakan proses yang menyangkut proses berapa barang yang baik yang terkirimkan dan berapa harga yang harus dipotong karena adanya barang return atau rusak.
• Penyiapan Truck, yakni membersihkan box dari semua isi yang ada didalamnya. Sepele memang. Tetapi banyak sekali kejadian di gudang yang agak terlambat karena sopir perlu membersihkan dahulu box mobil sebelum barang-barang dimuat kedalamnya. Jadikan hal ini sebagai suatu budaya (habit) bagi setiap sopir untuk melakukannya, plus mencuci kendaraan sehingga pada keesokan paginya siap digunakan.
Tips:
• Pengiriman barang merupakan bagian paling kritis didalam suatu rantai logistic. Hal ini dikarenakan barang akan keluar dari tempat penyimpanannya pada proses ini, jika dikeluarkan dengan prosedur yang benar akan benar pula datanya. Tetapi jika dikeluarkan dengan prosedur yang salah, pasti bablas barangnya --dengan kata lain, hilang--.
• Ada beberapa tahapan proses dalam pengiriman barang yang harus dilakukan dengan baik agar kepuasan konsumen dan keakuratan data barang tetap terjaga.
Effisiensi Transportasi Logistik
Dunia logistic tidak dapat dipisahkan dengan yang namanya transport. Memang unsur-unsur logistic secara global terdiri dari 4 point, yaitu warehouse, transport, management dan system. Namun kalau dihitung dari unsur biaya yang timbul karena aktifitas logistic maka unsur transport menjadi yang nomor satu, yakni sekitar 60%-75% dari seluruh biaya logistic yang dikeluarkan.
Transport secara hakikat erat berhubungan dengan truck atau mobil. Namun secara harafiah transport adalah kegiatan memindahkan suatu barang antar gudang atau antar tujuan. Untuk memindahkan memang diperlukan sarana moda transportasi dan salah satunya adalah truck.
Sebagai pendukung aktifitas logistic di perusahaan, transportasi senantiasa berusaha memberikan biaya yang minimum untuk suatu kegiatan logistic yang diberikan. Untuk meminimumkan biaya ini, perlu kiranya suatu data-data yang dapat mengukur poin mana yang dapat diefisienkan atau kalau perlu ditiadakan tanpa menganggu kelancaran aktifitas operasional. Jika sudah ditemukan bagian mana yang dapat diefisienkan, maka kita harus dapat melakukan prioritas mana yang harus dijalankan terlebih dahulu sehingga tahap satu dengan tahap lainnya tidak akan saling mengganggu atau kontra produktif.
Kalau transport menduduki ranking pertama dalam biaya atau sekitar 60% dari total biaya logistic, maka sudah sewajarnya kita semua akan berkonsentrasi bagaimana mengefisienkan biaya yang ditimbulkan dari unsur transportasi ini.
Masalahnya, tidak semua aktifitas logistic memiliki sarana transportasi sendiri. Banyak dari mereka menggantungkan ‘nasib biayanya’ kepada fihak ketiga atau yang lebih dikenal dengan nama 3rd party transporter.
Ide I : mengelola transporter sebagai partner
Bagi perusahaan yang mempunyai kebijakan untuk meminimalkan investasi didalam transportasi, perlu kiranya menggandeng erat teman-teman tranporter agar dapat melakukan pelayanan yang optimal. Namun untuk berpartner tidak sama halnya hanya membeli atau menjual jasa, perlu kejelasan asal usul (kalau bahasa jawanya bibit, bebet dan bobot) dan potensi resiko dari calon partner kita tsb.
Langkah 1 adalah : lakukan assessment terhadap transporter yang mengajukan kerja sama. Assess dilakukan terhadap kantor, pool, kendaraan dan pola pengelolaan administrasi dan karyawan perusahaan transportasi tsb. Untuk memudahkan assessment ini sebaiknya perusahaan memiliki team management transportasi yang terdiri dari bagian operasional, finance dan HRD. Team ini akan melakukan assessment dan memberikan penilaian yang layak dan independent terhadap calon partner ini.
Langkah 2 adalah : lakukan pembandingan biaya kirim dengan perusahaan-perusahaan lainnya yang sejenis. Pembandingan selayaknya dilakukan untuk mencari yang termurah namun disesuaikan dengan standard pelayanan yang dimintakan. Contoh untuk Oil industry, mungkin akan sedikit lebih mahal karena harus memenuhi persyaratan safety yang sangat tinggi.
Tips: untuk beberapa gudang yang memiliki jadual pengiriman yang jelas atau dengan load yang sangat tinggi, dapat juga diambil alternatif untuk melakukan sewa kontrak mobil. Beberapa kontrak telah melakukan dan hasilnya lebih effectif, ternyata dapat menekan biaya yang timbul.
Langkah 3 adalah melakukan training : training ini wajib dan perlu untuk menyamakan persepsi partner kita tentang perusahaan kita. Bayangkan, kalau ada sopir yang tidak tahu perusahaan yang meminta jasanya dan tidak tahu apa yang dikirimnya setiap hari dengan truknya, alangkah menyedihkan. Silahkan coba tes beberapa sopir dan tanyakan hal tsb diatas. Training juga baik untuk menerapkan kedisiplinan, keamanan dan pengamanan penanganan barang berbahaya.
Ide II : mengkonsolidasikan tujuan pengiriman
Sebenarnya ide ini sudah sangat alami ada disetiap kepala sopir truck. Mereka sudah melakukan penggabungan pengiriman didalam truk yang sama untuk beberapa tujuan sekali jalan, dan hasilnya: sangat mengagumkan. Tidak salah kalau kita juga mencontoh ide tsb namun dengan perhitungan yang lebih baik lagi. Mari kita cari perusahaan-perusahaan yang memiliki ide dan kesamaan pola kirim sehingga antar keduanya dapat memperoleh penghematan yang cukup berarti. Hanya saja dalam hal ini perlu diperhatikan unsur keamanan barang dan lead time yang harus dicapai.
Ide III : mengkonsolidasikan transporter
Budaya asli Indonesia dalam dunia bisnis adalah : belanja banyak akan lebih murah dibandingkan belanja eceran. Lalu bagaimana kalau beberapa kontrak dilayani oleh 1 atau 2 transporter saja dibandingkan dikelola oleh 5 atau 10 transporter. Yang pasti adalah harga per satuan pengiriman akan lebih rendah karena volume yang tinggi bagi perusahaan transport tsb. Hanya yang perlu dijaga adalah menghindarkan terjadinya monopoli transportasi sehingga dapat mengganggu kelancaran operasional.
Ide IV : memiliki transport sendiri
Ide ini mungkin dapat ditelaah dan didalami agar keputusan yang diambil dan disetujui oleh management akan benar-benar memiliki dampak yang diharapkan. Ada resiko dan keuntungan yang bakal diraih jika perusahaan memiliki transport sendiri. Mana yang lebih baik memiliki truck sendiri atau tidak, silahkan dianalisa sesuai dengan kondisi masing-masing.
Ide V : melakukan penjadualan order dan pengiriman
Ide ini adalah penggabungan antara ide-ide sebelumnya dengan pola pelayanan management pergudangan. Tidak ada salahnya kalau staff transport/gudang memberikan ide yang cemerlang kepada pimpinanya untuk menurunkan biaya pengiriman melalui penjadualan order dan pengiriman. Jika sudah ada jadual yang disetujui, analisalah berapa buah kendaraan yang diperlukan dan bagaimana jenis pengadaannya, menyewa atau tetap berpartner seperti biasa. Jika perlu gabungkan ide IV, apakah lebih baik perusahaan memiliki kendaraan sendiri ?.
Apapun yang kita lakukan terhadap aktifitas transportasi di dalam pelayanan gudang kepada customernya, perlu dipastikan bahwa keamanan, keselamatan kerja tetap menjadi nomor satu. Efisiensi tanpa memperhitungkan keamanan dan keselamatan sama saja seperti kita melakukan taruhan/judi terhadap nasib. Idealnya adalah, selamat, aman, cepat, informative dan murah ongkosnya.
Apa ada ?.
No comments:
Post a Comment