WMS adalah suatu system yang digunakan didalam pengelolaan gudang yang mengatur proses penanangan barang semenjak dari penerimaan hingga pengirimannya. Seluruh proses dilakukan dengan mempergunakan suatu system tertentu dan biasanya dibantu dengan perangkat komputerisasi, pallet, forklift dan rak tinggi.
Didalam WMS seluruh penyimpanan barang diatur oleh system yang sudah di set up sebelumnya. Penentuan lokasi-lokasi penyimpanan sudah ditentukan terlebih dahulu seperti:
Lokasi dry food
Lokasi hard line
Lokasi fresh food
Lokasi soft lineasi
Demikian juga mengenai berat dari barang sudah di atur sedemikian rupa sehingga pada saat barang masuk dengan jumlah tertentu, maka barang akan diarahkan untuk disimpan di level rak tertentu:
Barang berat : level bawah – 3
Barang sedang : level 2-5
Barang ringan : level 3-7
Penggunaan WMS memerlukan management rak yang sangat baik dan baku serta master data barang, lokasi/warehouse yang sangat detail.
Jenis-Jenis Rak:
1.Type Selective
Rak type Selective adalah rak tinggi yang umum digunakan oleh banyak gudang. Karakteristik rak Selective adalah:
Paling banyak digunakan
Tinggi rak dapat disesuaikan dengan ketinggian Gudang
Memerlukan ruangan yang luas
Hampir seluruh gudang mempergunakan rak tipe ini
FIFO, FEFO, LIFO
2.Type Drive In
Rak type Drive in memiliki karakteristik sbb:
Digunakan untuk barang non selektif dan non rotasi.
Untuk kapasitas penyimpanan yang besar.
Mempergunakan rel
Sistim LIFO.
Forklift harus masuk kedalam rak untuk put away / let down.
3.Type Double Deep
Rak type Double Deep memiliki karakteristik sbb:
Penempatan rak yang saling Back to back (membelakangi)
Hemat 30% space & 40% kapasitas
Kapasitas simpan yang besar
Maksimal 4 pallet
Untuk kelancaran operasionalnya, rak ini mempergunakan forklift yang didesainkhusus.
4.Type Flow Storage Rack
Rak ini memiliki karakteristik sbb:
Sistim FIFO
Barang akan bergulir otomatis karena adanya perbedaan ketinggian rak ke arah tempat pengambilan Daya simpan yang besar
5.Type Push Back Rack
Rak ini memiliki karakteristik sbb:
Sistim LIFO
Dilengkapi dengan frame beroda dan diinstal miring agar barang dapat bergulir
Waktu yang tercepat untuk loading/unloading.
Forklift tidak perlu masuk kedalam rak
Penyimpanan sekaligus 2-4 pallet
6.VNA (Very Narrow Aisle)
VNA mempergunakan jenis rak selective sehingga beberapa kelebihan yang ada pada rak selective ada juga pada jenis rak ini. Bahkan VNA merupakan jawaban terhadap borosnya ruangan yang dikonsumsi oleh rak selective dimana VNA hanya memerlukan setengah jalur yang diperlukan. Kekurangannya adalah VNA memerlukan tehnologi forklift yang lebih tinggi.
(Untuk membahas lebih dalam mengenai WMS, silahkan dapatkan Buku I Hand Book Logistic Indonesia)
Cross docking di Indonesia bukan hal yang baru. Hampir seluruh sopir-sopir truck sudah faham benar bagaimana cross docking ini dilakukan. Hanya saja, mereka tidak pernah tahu apa itu namanya cross docking karena secara umum mereka menyebutnya pok.
Definisi cross docking adalah pemindahan barang dari truck pada proses penerimaan barang langsung kedalam truck pengiriman. Proses ini sebenarnya adalah bagian daripada proses efisiensi penerimaan barang selain proses bulk storage (penyimpanan paletisasi) dan proses racking.
Pada dasarnya cross docking merupakan proses pemendekan pengiriman langsung dari penerimaan barang tanpa melalui proses put away, refill dan picking.
Persyaratan Cross Docking
1.Barang diterima = barang dikirimkan.
Jika seluruh barang yang diterima gudang merupakan barang yang akan dikirimkan, dengan kata lain, barang yang diorder adalah barang yang sedang diterima digoods receiving, maka ini adalah kondisi ideal untuk melakukan cross docking. Untuk mencapai kondisi ini diperlukan kerja sama yang erat antara bagian order barang, purchasing dan distributor/principal dalam menentukan jenis dan kuantiti barang yang dikirim. Bagian yang paling ‘direpotkan’ jika kondisi ini akan dicapai adalah si distributor/principal dalam menyiapkan barangnya. Bisa saja gudang mengatur untuk 1 truck penerimaan akan di cross dockingkan kepada 2 atau 3 tujuan dengan 2 atau 3 truck yang berbeda, syaratnya adalah barang disiapkan oleh distributor/principal dalam satuan yang sudah tepat sesuai satuan ordernya.
2.Tersedia lokasi yang memadai.
Lokasi ini digunakan untuk membongkar barang terlebih dahulu digudang. Barang yang akan dinaikan langsung ke truck keberangkatan ditinggalkan dan sisanya disimpan dilokasi rak. Dengan cara ini maka gudang setidaknya sudah menghemat ½ aktifitas picking yang tidak dilakukanya. Disamping itu juga perlu disiapkan luasan loading dock yang sesuai agar cross docking dapat cepat dilaksanakan.
3.Kuantitas jenis barang yang terbatas.
Cross docking akan semakin efektif jika jenis barang yang akan di cross dockingkan tidak terlalu banyak, tetapi dalam kuantitas yang banyak.
4.Jadual kedatangan truck sama dengan jadual keberangkatan.
Hal ini yang terkadang sulit diatur. Untuk mencapai kondisi ini –sekali lagi-- diperlukan kerja sama yang erat dengan konsumen dan distributor/principal. Pengaturan jadual yang sesuai antara kedatangan dan keberangkatan sangat mungkin jika outlet yang dikirimkan tidak terlalu banyak.
5.Jenis truck yang sepadan.
Bayangkan jika truck kedatangan mempergunakan tronton dengan kapasitas 20 ton, tetapi truck yang tersedia hanya 2 engkel fuso. Jelaslah mustahil melakukan cross docking dengan baik. Kesepadanan jenis truck merupakan syarat pemercepat dalam proses cross docking
6.Dokumentasi yang mantap.
Ini penting dikarenakan cross docking yang murni adalah pemindahan antar truck. Pastikan bahwa dokumen keberangkatan mempunyai data kuantitas barang yang sama dengan barang yang datang, tetapi bertujuan berbeda.
Keuntungan Cross Docking
Tanpa perlu memperdebatkan, keuntungan cross docking secara umum dapat mencapai 50% lebih efisiensi dibandingkan pola distribusi secara tradisional. Keuntungan ini dihasilkan dengan tidak dilakukannya proses-proses normal daripada proses pergudangan.
Jika gudang sudah dapat melakukan cross docking dengan normal dan lancar, maka proses efisiensi dapat lebih ditingkatkan dengan melakukan proses pengiriman langsung ke konsumen (direct delivery). Tentunya untuk mencapai kondisi ini tantangan yang akan dihadapi akan lebih besar.
Pertanyaan ini sangat sederhana didalam menjawabnya. Ya atau Tidak.
Namun sebelum menjawabnya, bayangkan kalau anda diharuskan mengelola gudang kosong pada gambar diatas dimana kondisinya masih “perawan”. Yang ada disitu hanya lantai yang mulus, lampu dan tiang-tiang serta pintu di setiap sisinya. Masalahnya adalah barang FMCG (Consumer Goods) yang sangat beragam jenisnya dari yang fast moving sampai degan yang slow moving.
Apa yang harus dilakukan ?
Lay Out mudah !
jika memang kompleksitas operasional gudang anda memang sangat sederhana.
Katakanlah kalau anda hanya mengelola 1-5 jenis barang makanan khusus kemasan kaleng dengan jumlah outlet yang dilayani hanya 1-5 outlet per ‘bulan’ dan dengan luasan gudang yang cuma dibawah 1000 m2 serta karyawan yang rata-rata berjumlah 5 orang.
Lay Out itu sulit !
Namun membuat lay out akan menjadi sangat sulit jika anda mengoperasikan gudang dengan luasan 10,000 m2, 5,000 an jenis barang aneka ragam, 100 outlet perhari dengan jumlah karyawan diatas 100 orang serta masih harus berhubungan dengan pabrik dimana WIP (work in process—barang-barang setengah jadi) adalah bagian dari aktifitas keseharian anda
Dasar-Dasar Di Dalam Membuat Lay Out Gudang
1.Pemahaman industri yang akan dijalankan
Lay out gudang tidak bisa dicontek secara langsung dari industri A ke industri C. Perlu dilakukan beberapa modifikasi yang beralasan dari industri A ke C sehingga apa yang disyaratkan nanti akan terpenuhi.
Pemahaman industri ini akan memberikan konsep dasar dimana pintu keluar dan masuk akan ditentukan, sarana bongkar muat kendaraan, lokasi penyiapan picking dan delivery serta lokasi sarana pendukung operasional yang disysratkannya
2.Komoditi barang yang dikelola
Dengan mengetahui jenis komoditi barang yang akan dikelola, maka anda dalam menentukan lay out akan dapat memberikan gambaran dimana kelompok barang A yang fast moving ditempatkan, barang yang mudah pecah dialokasikan dan dimana barang yang memiliki bau yang menyengat diberikan tempat khusus.
Kejelasan rencana pengelokasian ini akan memberikan kecepatan kerja yang tinggi dan juga resiko-resiko kerusakan barang yang minimal.
3.Ketahui luasan gudang yang ada
Tidak perlu dipermasalahkan yang mana dulu harus ditentukan apakah luasan gudangnya atau gudang yang sudah diberikan dahulu. Tetapi dengan mengetahui luasan yang ada, maka akan lebih mudah anda dalam merencanakan lay out tsb. Adanya rencana rack dan non rack juga akan mempunyai pengaruh yang berbeda dalam menentukan besaran pallet yang tersimpan dan juga lay out gudang secara keseluruhan.
4.Jenis aktifitas yang dilakukan di gudang
Bayangkan jika gudang anda ternyata harus melakukan salah satu operation support seperti repacking, maka sudah tentu anda harus menyediakan sarana ini dilokasi yang tepat dimana barang masuk dan keluar kelokasi repack ini tidak mengganggu aktifitas lainnya. Demikian juga dari segi pengamanan, lokasi repack ini harus terjamin keamananya baik dari sisi kehilangan barang baku maupun sisi penyimpanan barang jadi.
5.Fasilitas non operasional yang harus ada
Didalam komponen suatu gudang, tidak cuma lokasi rak, pintu keluar masuk saja yang harus tersedia. Namun ada sarana-sarana yang harus disediakan dimana tidak secara langsung sarana-sarana tsb akan membantu kelancaran operasional. Sarana-sarana tsb antara lain, kantin, toilet, ruang ganti pakaian, mushola, ruang absent dan juga resepsionist.
6.Expansi gudang jangka panjang
Dengan pemahaman yang jauh terhadap rencana perusahaan jangka panjang, akan memberikan penyiapan lay out yang mapan. Seandainya perusahaan sudah pasti akan memperluas gudang 3 tahun mendatang, lay out gudang harus memberikan jaminan bahwa perluasan tsb tidak akan merombak seluruh fasilitas yang ada. Minimal rak-rak yang sudah berdiri tidak perlu dipindahkan lagi hanya karena perluasan gudang tsb. Demikian juga dengan sarana umum dan alur operasional tetap berjalan pada saat kelak dilakukan perluasan tsb
Mari kita mencoba membangun sebuah gudang dengan data-data dibawah ini:
Jenis industri, Oli.
Sales per bulan : 2,500 ton, jenis barang drum dan karton dengan komposisi 80%:20%.
Kapasitas terima barang 4 container per hari dan pengiriman 10 truck engkel dan 2 truck build up.
Fasilitas yang dimintakan: kantin, ruang sopir, charge forklift dan gudang barang-barang promosi/botol.
Bisakah kita menentukan berapa m2 gudang yang harus digunakan hanya dengan data-data tsb di atas ?
Yakinkah anda dapat menggunakan data-data tsb ?
Cukupkah data itu untuk menentukan berapa m2 gudang yang akan digunakan dan berapa lama sewa yang harus diteken ?
Pertanyaan lainnya, dimana gudangnya ? Di wilayah utara, timur atau barat ?
Metode “Pitu Mo”
Ada metode sederhana yang dapat digunakan didalam menentukan berapa luasan gudang yang diperlukan dan metode-metode lainnya untuk membuat lay out gudang, perlengkapan peralatan kerja dan memilih staff yang akan melaksanakan pekerjaan tsb.
Metode “Pitu (Tujuh) Mo”
1. Menentukan kapasitas simpan dan keluar. 2. Menentukan luasan gudang 3. Membuat lay out gudang 4. Mencari lokasi gudang 5. Menentukan harga sewa dan lama sewa 6. Melengkapi alat-alat pendukung operasional 7. Memilih staff dan training
1.Menentukan kapasitas simpan dan keluar.
Database yang digunakan adalah database yang ada pada study case. Kuncinya adalah dari data sales per bulan, dapat ditentukan berapa putaran barang yang harus disimpan didalam gudang setelah diketahui hari turn over simpanan (biasanya kelipatan bulan, 30 hari atau ada juga 45 hari dan 7 hari)
Hitunglah rata-rata isian per pallet normal sehingga akan diketahui berapa jumlah pallet yang harus disimpan, yang masuk dan yang keluar per hari atau per bulan. Kalau angka ini sudah ketemu, artinya satu tahapan awal dalam penentuan gudang yang tersulit sudah diselesaikan.
Tips#1: Jangan lupa, tentukan juga apa tipe pallet yang akan dipergunakan, apakah 1x1,2 m (amerika) atau 1x0.8 m (eropa).
2. Menentukan luasan gudang
Jumlah pallet yang disimpan belumlah berarti apa-apa untuk menentukan besaran luas gudang yang akan disewa. Diperlukan kalkulasi kedua untuk menentukan berapa luas gudang jika pallet tsb ditumpuk atau di letakan di rack.
Level racking yang diinginkan juga menjadi bahan pertimbangan dan akan berdampak langsung pada besaran m2 gudang yang akan disewa.
Tips#2: Jangan lupa tambahkan 3,10 m ukuran antar rack untuk keamanan maneuver forklift.
Tips#3: Standard gudang di Indonesia rata-rata 9m bawah dan 12m atas. Sedangkan standard gudang yang agak baru adalah 12m bawah dan 16m atas.
Tips#4: Jenis rack yang umum dipakai adalah selective dan jika jenis barang tidak banyak serta pengiriman rata-rata perpallet, pertimbangkan juga memakai rack jenis double deep agar lebih banyak daya muatnya
3.Membuat lay out gudang
Hal terpenting dari lay out tadi adalah, tentukan dimana in dan outnya barang serta tatanan pallet yang diinginkan. Tambahkan juga keperluan untuk penyiapan barang setelah terima dan sebelum pengiriman, yang luasannya tentunya bergantung pada banyaknya pengiriman dan penerimaan barang serta jadual/skedul pengiriman dan terima barang.
Tips#5:Rata-rata ukuran gudang yang umum adalah 23mx48m. In dan Out sebaiknya dilakukan pada pintu yang berbeda dan memiliki alur yang searah (tidak bolak-balik).
4.Mencari lokasi gudang
Carilah akses yang termudah dan ada alternative jika seandainya terjadi kemacetan dijalan, ukurlah berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman barang dari pabrik/distributor ke gudang. Fasilitas pergudangan yang harus ada sangat bervariasi tergantung dari kebutuhan yang diperlukan.
Biasana semakin lengkap fasilitas yang ada, akan mempengaruhi besaran harga sewa yang akan dikenakan.
Tips#6: Cara termudah dalam mencari gudang adalah melalui referensi dari perusahaan rack/forklift. Demikian juga untuk menggambar lay out, perusahaan racking akan memberikan bantuan yang sangat berarti.
5.Menentukan harga sewa dan lama sewa
„Berapa yang harus dibayar ?“ Adalah pertanyaan yang sulit dan penuh ketergantungan dengan kemampuan dalam bernegosiasi dan ketajaman informasi yang diperoleh dari referensi. Perhitungan antara luasan yang lebih besar untuk ukuran gudang standard dengan luas yang agak kecil dengan tinggi gudang yang sampai 16 m misalnya, akan sangat berbeda dan perlu dijadikan dasar pertimbangan pengambilan keputusan
Tips#7: Biasanya landlord akan memberikan range penawaran antara 5%-15% dari harga final yang ditawarkan. Besaran sewa antar 1 tahun, 2 tahun atau 3 tahun juga memiliki beda yang cukup berarti.
Tips#8: Bayarlah uang sewa per periode 3 bulan dengan deposit 3 bulan dimuka. Biasanya landlord akan meminta 1 tahun + 1 bulan deposit, coba perhitungkan dimana yang lebih menguntungkan untuk budget perusahaan.
6.Melengkapi alat-alat pendukung operasional
Untuk mengoperasikan gudang yang berskala internasional dan berstandard tinggi, pastikan bahwa seluruh peralatan dan perlengkapan yang diadakan sudah memiliki sertifikat uji yang layak. Tidak banyak pemain di logistic yang menyediakan rack, forklift, pendingin, genset, pallet dan peralatan lainnya. Hanya saja satu hal yang perlu diwaspadai adalah lama waktu pengadaan yang biasanya memakan waktu berbulan-bulan.
Tips#9: Racking adalah perlengkapan yang biasanya memerlukan waktu paling lama yakni sekitar 8-12 minggu pengiriman dan 3-4 minggu instalasi.
(Untuk pemahasan detail judul diatas dapat dilihat di Logistic Hand Book Indonesia I)
Pengertian Outsourcing adalah pekerjaan didalam suatu perusahaan tetapi dikerjakan oleh fihak/perusahaan lain yang memiliki kemampuan untuk melakukan pekerjaan tsb.
Pemilihan mempergunakan out sourcing didasari pada perpindahan unsur investasi menjadi unsur biaya operasi (Operation cost). Unsur biaya logistic inilah yang secara umum menjadi dasar perkembangan industri outsourcing. Sebagai contoh, dinNegara maju, biaya logistik adalah 6-10% dari Sales namun di Indonesia Logistic masih di angka 25% Sales. Hal ini dapat terjadi karena banyak biaya yang TERSEMBUNYI didalam supply chain itu sendiri. Karena tidak mau report berurusan dengan hal-hal yang tersembunyi inilah, menjadikan outsourcing menjadi pilihan utama.
Dengan mempergunakan outsourcing akan perusahaan memenuhi 2 tujuan pokok:
Meningkatkan service level dengan cara improving fleksibilitas dan management inventory
Mengurangi biaya
Third Party Logistics adalah bagian dari Out Sourcing yang khusus bergerak didalam bidang logistik. Yang ditangani oleh 3rd PL bisa secara keseluruhan atau hanya sebagain aktifitas dari sebuah rantai logistic berdasarkan kontrak waktu dan imbalan fee tertentu.
Konsumen pengguna jasa 3rd PL di Indonesia pada umumnya adalah:
1. Perusahaan asing multinasional
2. Pabrikan
3. Ritel yang memiliki jaringan
Secara umum ada 2 jenis pelayanan 3rd PL:
Pergerakan fisik barang (Pergudangan dan Transportasi)
Management
Pelayanan 3PL :
Basic Service : Tidak membutuhkan koordinasi yang bersifat dominan
Physical contract logistic service : Perusahaan masih memegang kendali management, Hanya beberapa aktivitas fisik saja yang di outsorcing kan
Management contract logistic service: Management w/h dan transport mulai di sub kan
Integrated Contract Logistic : Aktifitas fisik dan management di sub kan
Salah satu kelemalah logistik di Indonesia adalah tidak adanya data cukup yang dapat memberikan suatu alasan kegiatan 3rd PL. Oleh karenanya Mercer Management Consulting 1995, survey pada 500 Largest American manufacturers memberikan panduan dari hasil surveynya mengapa sebuah perusahaan menggunakan jasa 3rd PL:
Biaya lebih rendah (38%)2. Akses tehnologi baru dan pemecahan yang lebih innovative (pilihan w/h atau delivery yang baru dll) sehingga dapat meningkatkan kemampuan pasar (24%)
Dapat melakukan koordinasi lebih mendalam antara produsen dan distributor dan effisiency operasi (11%)
Improve Cust. Service (9%)
Perusahaan dapat melakukan penetrasi pada pasar lebih baik (core business) (7%)
Flexsibilitas yang lebih besar (mengurangi risk investment asset (kepemilikan truck, gudang dsb) (5%)
Sistim Kontrak 3rd PL
Yang menarik didalam menggunakan jasa 3rd PL adalah menentukan cara-cara pembayaran fee yang tercantum didalam perjanjian kontrak. Ada beberapa dasar yang harus difahami telebih dahulu sebelum ditentukan sistem apa yang terbaik didalam pelaksanaan kontrak 3rd PL tsb
Ada 4 sistem yang umum diterapkan :
Fix rate
Cost Plus
Unit rate
o Pure Unit Rate
o Volume rate
Kombinasi “Share Saving”
1.Fix Rate
Fix rate atau rate tetap adalah cara paling mudah dan paling sederhana yang “tidak umum” digunakan didalam industri 3rd PL.
Fix rate biasanya digunakan oleh perusahaan yang tidak dinamis operasionalnya dan yang memiliki jiwa ‘safety player”. Keuntungan penerapan sistim ini adalah :
Perusahaan dan penyedia jasa 3rd PL mendapatkan kepastian biaya pada setiap bulannya.
Tidak ada unsur tiba-tiba yang menjadikan biaya menjadi lebih tinggi atau lebih rendah.
Kelemahan penerapan sistim ini adalah:
Tidak adanya rangsangan bagi kedua belah fihak untuk melakukan pengembangan kemampuan (improvement).
Pada saat penualan turun, % biaya/sales akan menjadi lebih besar
Contoh:
Perusahaan hanya membayar Rp. 10.000.000 kepada penyedia jasa pergudangan yang melaksanakan pekerjaan penerimaan barang, penyimpanan dan pengiriman barang. Jika terjadi over time, maka over time tsb juga akan dibayarkan sesuai dengan yang terjadi tetapi tidak ada kenaikan didalam pembayaran jasa 3rd PL nya, yakni tetap Rp. 10.000.000,-
2.Cost Plus.
Sistem cost plus sangat baik diterapkan bagi pengguna awal jasa 3rd PL.. Biasanya sistim ini akan di ganti menjadi sistem unit rate apabila pengguna jasa 3rd PL sudah merasakan manfaat dan besaran biaya yang akan dijadikan standard pengenaan fee selanjutnya. Keuntungan sistim ini adalah :
Adanya keterbukaan bagi kedua belah fihak didalam pengelolaan biaya dan aktifitas logistiknya.
Pengguna akan mendapatkan seluruh data yang berhubungan dengan pelaksanaan operasional dan keputusan ya tidaknya suatu tindakan diberikan pada pengguna jasa tsb
Kelemahan sistim ini dalah:
3rd PL hanya mendapatkan fee yang tetap (fix) sepanjang masa kontrak.
Seluruh “jeroan” perusahaan jasa 3rd PL terbuka lebar untuk diketahui oleh pengguna jasanya.
Tidak menimbulkan tantangan untuk bertindak “lebih”
Contoh:
Jika didalam kontrak dinyatakan bahwa fee 3rd PL adalah 10%, maka biaya pengiriman barang dari Jakarta ke Surabaya dengan mempergunakan truck double (CDD) adalah Rp. 5.000.0000 per trip di tambah 10% sebagai fee jasa yang dilakukan.
Share % Fee dari cost yang ditimbulkan untuk sistem cost plus biasanya:
· Industri FMCG : 10% - 20%
· Industri Minyak : 7.5% - 15%
· Industri Farmasi : 5% - 10% (Untuk lebih detail pembahasan masalah tsb diatas dapat di lihat pada Logistic Hand Book Indonesia I)
Ada beberapa jenis dan tipe kontainer. Jika kita mengurutkan mereka berdasarkan ukuran, ada apa yang kita sebut 20 ft, 40 ft, 40 Tinggi dan 45 kubus kubus Tinggi.
Dengan penggunaan, ada General Purpose kontainer (dry container), biasanya digunakan untuk makanan non-beku, cetakan, kayu, plastik, dll Kedua, kita memiliki Reefer kontainer yang biasanya digunakan untuk makanan beku seperti udang, ikan, coklat, susu, dll Flat wadah rak yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini, wadah ini biasanya digunakan untuk mesin berat dan besar. Terakhir kita memiliki wadah Buka-atas, wadah ini tidak ada langit-langit, ini biasanya digunakan untuk mesin dan produk kaca.
Pengertian Pengiriman Barang adalah “Mempersiapkan pengiriman fisik barang dari gudang ketempat tujuan yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman serta dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya”
Sebelum melakukan pengiriman, aktifitas yang dilakukan setelah barang disiapkan adalah pengepakan (pack) dan pemilahan (sortasi).
Packaging dilakukan secara sendiri-sendiri atau digabungkan untuk kenyamanan/keamanan barang. Sedangkan sortasi adalah mengumpulan picking atau packaging ke route yang benar dan harus membandingkan antara kapasitas truck dan route yang akan dilalui.
Yang terpenting dilakukan didalam proses pack dan sortasi adalah:
Adanya alamat/label untuk per tujuan
Mengurangi waktu pencarian dalam packaging
Pengelompokan antara karton, boxes atau pcs
Memberikan label khusus untuk packaging boxes
Menghitung jumlah koli
Mengelompokan packaging kedalam alur keberangkatan yang benar
Prinsip dasar didalam pack dan sortasi adalah:
Pengecekan dokumen vs barang
Aktifitas barang vs barang
Hambatan-hambatan didalam pack dan sortasi adalah 1. Pengeluaran barang lambat
2. Lokasi pra delivery tidak teratur
3. Kerusakan barang
4. Urutan rencana delivery tidak tepat
5. Truck yang tidak sesuai dengan rencana
6. Partial picking
7. Dokumen tidak lengkap Sehingga didalam pack dan sortasi dapat juga di ukur KPI yang akan bermanfaat bagi management: Rata-rata box/karton – diukur dari total box atau pcs yang ada dan berapa jumlah karton setelah dilakukan pengemasan
• Contoh: Tujuan Timur 100 boxes/karton, Tujuan Utara 40 boxes/karton Efektifitas Pengiriman Barang (Delivery) Menurut Donald J Bowersox & Davids J. Close didalam bukunya Logistical tManagement, dinyatakan bahwa aktifitas Transportasi menghabiskan 44% dari total biaya logistic. Bahkan di Indonesia menurut beberapa sumber biaya transportasi bisa mencapai lebih dari 60%. Donald J Bowersox & Davids J. Close juga membagi komponen biaya administrasi 6%, customer service 4%, inventory 20% dan warehouse 26%. Nampak jelas bahwa aktifitas transportasi merupakan aktifitas yang perlu dan harus ditangani dengan sangat serius.
Didalam prakteknya, penghematan biaya transportasi dapat dilakukan langsung dengan menerapkan:
Minimalkan waktu tunggu muat di gudang dan waktu tunggu bongkar barang di tujuan
Maksimalkan kapasitas pengiriman per jenis kendaraan
L400, CDE, CDD, Fuso, Tronton atau Build Up
Atur route yang akan dituju
Jika memungkinkan, pengiriman dilakukan didalam satuan pallet, bukan pada pecahan atau kartonan
Hindarkan biaya siluman.
KPI Pengiriman Barang (Delivery) KPI (Key Performa Indicator) pengiriman barang digunakan untuk mengukur kecepatan, akurasi, volume dan kondisi-kondisi lainnya yang ditentukan oleh management.
Untuk mendapatkan KPI penyiapan barang dengan baik, maka perlu diketahui dasar-dasar aktifiats kerja di bagian ini:
Pengecekan dokumen vs barang
Aktifitas barang vs lokasi (space)
Dengan mengetahui dasar-dasar aktifitas tsb, maka akan diketahui hambatan-hambatan yang terjadi didalam proses pengiriman barang yang berkaitan dengan dasar-dasar aktifitas tsb:
Pengeluaran barang lambat
Kerusakan barang
Urutan rencana delivery tidak tepat
Armada angkutan yang tidak memadai
Truck tidak sesuai standard
Barang titipan (promosi)
Pengurusan barang CN
(Penjelasan lebih detail mengenai judul diatas dapat dilihat pada Hand Book Logistic Indonesia I)
Pengertian Penyimpanan Barang adalah “Mempersiapkan pengeluaran fisik barang dari gudang yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.”
Aktifitas Picking sangat kritis didalam suatu operasional warehouse. Edward H Frazelle, Ph. Didalam bukunya Supply Chain Strategy menyatakan bahwa picking merupakan ½ dari aktifitas gudang
Dengan porsi yang sedemikian besarnya, maka jelas bahwa penanganan proses picking didalam gudang akan berpengaruh langsung terhadap efisiensi dan efektifitas operasional gudang secara umum.
Masih didalam buku yang sama, Edward juga menyatakan bahwa perjalanan menuju kelokasi picking barang adalah bagian terbesar waktu yang di konsumsi.
Artinya untuk meningkatkan produktifitas picking sebenarnya sangat sederhana yakni dengan memperpendek waktu perjalanan menuju ke lokasi picking.
Tahapan Penyiapan Barang (Picking)
Prioritas picking
Pembagian dokumen picking list
Pencatatan personal dan waktu
Pemilihan peralatan picking
Perjalanan menuju lokasi pengambilan barang
Pencarian barang yang diminta
Pengambilan barang
Penataan barang diatas pallet/troley
Pengumpulan hasil pickingan
Konfirmasi picking
Legalitas dokumen
(Keterangan detail materi ini dijelaskan di Hand Book Logistic Indonesia I)
Pengertian Penyimpanan Barang adalah “Menempatkan barang dalam kondisi tunggu untuk di order atau dipersiapkan untuk diproses selanjutnya. Penyimpanan dilakukan sesuai dengan karakteristik barang.”
Didalam aktifitas penyimpanan barang ini terdapat 2 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya:
Menempatkan barang didalam kondisi tunggu
Karakteristik barang
Menempatkan barang dalam kondisi tunggu; artinya barang dikondisikan untuk berada dalam satu satuan waktu dan selama didalam proses tunggu tersebut agar barang tetap “hidup” maka harus ditempatkan didalam kondisi yang sesuai dengan karakteristik barangnya.
Karakteristik barang; tergantung dari jenis barang yang disimpan dan harus disesuaikan dengan kondisi penyimpanannya. Contoh, penyimpanan diruangan dingin diperlukan untuk menyimpan buah/sayuran, sedangkan untuk barang-barang pangan kemasan dapat disimpan didalam suhu normal (ambient). Put Away dan Let Down Proses put away dan let down biasanya dilakukan untuk penyimpanan yang mempergunakan rak tinggi.
Put Away adalah aktifitas penempatan barang yang telah di cek (sesuai dengan dokumen) dan telah dicatatkan kedalam system menuju ketempat penyimpanan barang dengan aman dan sesuai dengan lokasi yang sedangkan
Let Down adalah aktifitas pengambilan barang dari lokasi penyimpanan ke lokasi picking face (penyiapan barang) sesuai dengan lokasi asal, lokasi dituju dan kuantitas yang tepat Put Away dapat dilakukan dengan 2 cara:
Direct put away
Directed put away
Jika sebuah gudang tidak memiliki Warehouse Management System, maka put away/letdown dapat dilakukan dengan cara manual:
Tentukan area penyimpanan sesuai dengan kelompok/jenis barang
Letakan barang yang sering keluar/masuk didekat pintu keluar/pintu masuk
Catat lokasi dimana barang diletakan
Jika perlu, tentukan staff yang menangani barang per kelompok/jenis barang
Lengkapi dengan pest control, monitor suhu dan pastikan tidak ada kebocoran pada atap gudang
Secara umum put away/let down dapat ditingkatkan dengan cara:
Direct put away
- Put away langsung ke lokasi picking atau penyimpanan
- Pengurangan penumpukan barang dan aktifitas inspeksi
Directed put away
WMS akan memberikan arahan lokasi penyimpanan dan dilakukan oleh operators.
Batched and sequenced put away
Barang masuk akan di pilah-pilah untuk put away per zone di dalam Gudang dan per lokasi.
Interleaving
Kombinasi antara put away dan let down
Salah kaprah adalah kesalahan yang terjadi dilapangan, tetapi karena kesalahan tsb terus menerus terjadi, maka sudah dianggap ‘kaprah’ (biasa).
Beberapa salah kaprah yang harus dihindari di gudang anda didalam proses put away/let down diantaranya:
Letak lokasinya jauh, letakan saja ditempat yang terdekat
Pallet bentrok, jalanpun berkelok
Picking face penuh, sisa letdown terjatuh
Tak ada forklift, memanjatpun jadi
Konfirm dokumen put away sebelum put away
Malas mencatat, (dijamin) malang didapat
(penjelasan detail selanjutnya ada di Buku Hand Book Logistik Indonesia I)
Pengertian Penerimaan Barang adalah “Menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya”
Didalam aktifitas penerimaan barang ini terdapat 3 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya:
Fisik barang yang diterima
Dokumentasi
Cara penangananbarang
1. Fisik Barang Yang Diterima Aadalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. Penerimaan yang bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil yang akan dicapai. Pada umumnya hasilnya adalah negatif. Jika ada penerimaan tanpa harus menangani fisik barangnya, maka perlu dilakukan proses tambahan untuk memastikan keabsahan proses tsb.
Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung. Bukan hanya DOKUMENnya saja.
Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen pengantaran.
Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan
Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch
Kuantitas barang VS dokumen
2.Dokumentasi Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan.
Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan dengan barang yang dikirimkan.
Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN (Delivery Note), DO (Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan).
Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan juga.
3.Cara Penanganan Barang Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima. Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus atau perlu dilakukan penanganan khusus dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitannya atau masalah lainnya.
Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya
o Suhu
o Kadaluarsa
o Maksimal tumpukan
Gunakan peralatan yang sesuai
o Pallet
o Drum
o Forklit
Pahami aturan keselamatannya
o Kimia
o Racun
o Meledak
Secara umum dapat dinyatakan bahwa penerimaan barang merupakan aktifitas operasional gudang yang sangat penting karena merupakan awal dari penanganan barang.
Logika umum mengatakan bahwa penerimaan barang yang baik saja masih memungkinkan terjadinya kerusakan/kesalahan barang didalam gudang, terlebih jika pada saat penerimaan barang ditangani dengan cara yang tidak benar, dijamin kerusakan/kesalahan tsb pasti terjadi. Tahapan Penerimaan Barang: 1. Masuk gudang.
2. Parkir dan antri.
3. Bongkar muat di loading dock.
4. Penyusunan barang bongkaran.
5. Pengecekan barang vs dokumen.
6. Pemasukan data kedalam system (GRN).
7. Legitimasi dokumen.
8. Keluar gudang.
Penerapan system dan tehnologi terbarukan didalam aktifitas logistik sudah tidak dapat dipisahkan. Kemajuan tehnologi yang sedemikian cepat membuat aplikasi-aplikasi system didalam warehouse, transportasi dan inventory menjadi titik penting didalam pencapaian efisiensi dan efektifitas.
Walaupun demikian, System komputerisasi bukanlah merupakan jaminan sebuah aktifitas logistik menjadi lebih baik. Banyak persyaratan yang diperlukan didalam penerapan sebuah system komputer agar diperoleh hasil kerja yang optimal.
“The Man Behind The Gun”, merupakan kunci sukses didalam penerapan sebuah system komputerisasi. Konsep praktis logistic “Disiplin” merupakan syarat wajib yang harus tersedia dan berkesinambungan diterapkan didalam aktifitas logistic sehari-harinya. Tanpa adanya rasa dan budaya “Disiplin”didalam penerapan sebuah system komputerisasi, dijamin perusahaan tsb hanya akan memperoleh “neraka”nya logistik dan jauh daripada “surga”nya logistik sebagaimana dijanjikan.
Jenis-jenis system komputer yang digunakan didalam aktifitas logistic antara lain: SAP, ISIS, V3, MFGpro, Vital, Magic, Oracle, Dll
Warehouse Management System (WMS)
Warehouse Management System yang didukung teknologi informasi untuk membantu pengawasan pergerakan barang masuk, pergerakan dalam warehouse dan barang keluar. Pengawasan dengan menggunakan sistem, memberikan kemudahan pengelolaan dan nilai tambah warehouse, yaitu:
1. Memudahkan pengelola warehouse memberikan informasi ketersediaan suatu barang kepada bagian perencanaan produksi atau pengiriman agar ketersediaan barang tetap pada tingkat yang aman
2. Penempatan barang yang ditentukan oleh sistem sehingga memudahkan penyimpanan, pengambilan dan perhitungan stok
3. Mengurangi lead time dari aktivitas penyimpanan barang dan pengiriman barang
4. Ketersediaan beragam informasi mengenai level barang dan utilitas warehouse memudahkan analisa untuk menyusun strategi penggunaan warehouse yang lebih efisien (Wikipedia).
Transport Management System (TMS)
System komputerisasi yang diterapkan didalam aktifitas transportasi akan memberikan kemudahan dan keakuratan didalam pelaksanaan dan pengontrolanya. GPS (Global Positioning System) adalah salah satu aplikasi system komputer yang diterapkan didalam aktifitas transportasi secara langsung. Kemudahan didalam mengontrol dan melihat keberadaan armada dilapangan memberikan kepastian terhadap konsumen kapan dan dimana sebuah pelayanan pengiriman barang akan disampaikan.
Hasil yang akan diperoleh didalam penerapan sebuah system komputerisasi didalam transport management adalah: 1. Kepastian ontime delivery yang lebih tinggi 2. Biaya transportasi yang lebih rendah 3. Keselamatan dan keamanan pengiriman yang lebih terjamin
Inventory Management System (IMS)
Penerapan system komputer didalam aktifitas inventory sangat diperlukan untuk mencapai tingkat inventory yang paling optimal. Dengan ratusan atau ribuan kemungkinan yang terjadi didalam perjalanan sebuah barang mulai dari pembuatannya, penyimpananya hingga penggunaanya di konsumen, diperlukan catatan (history) database terhadap barang tsb yang kemudian akan digunakan sebagai peramalan (forecast) terhadap perilaku barang tsb dikemudian hari.
Hasil yang akan diperoleh pada saat penerapan system komputer didalam inventory management adalah:
1. Akurasi tingkat kebutuhan barang yang tinggi 2. Jumlah stock yang diproduksi, disimpan dan didistribusikan sesuai dengan kondisi pasar 3. Jumlah ketersediaan bahan mentah yang aman 4. Minimnya tingkat kadaluarsa barang karena over stock 5. Penyediaan sarana warehouse dan transportasi yang cukup
Inventory adalah harta dan inventory selalu menimbulkan biaya. Dengan kata lain semakin banyak inventory ada didalam gudang, maka semakin tinggi biaya yang akan timbul.
Pertanyaan yang sering muncul adalah: “Berapa stock yang harus ada ?”. Ada anggapan salah bahwa rasa aman akan muncul jika stock digudang tersimpan dengan banyak. Pola fikir demikian sering timbul pada saat bagian sales/penjualan bertemu dengan bagian logistik.
Dengan pengelolaan dasar-dasar logistik yang baik, akan diperoleh acuan atau metode didalam menyimpan stock dan mendistribusikannya ke gudang-gudang yang ada didalam suatu jaringan perusahaan.
Inventory ada diseluruh alur logistik suatu bidang industri. Mulai dari bahan mentah dari supplier, masuk kedalam pabrik, saat menunggu proses penyelesaian, pada saat barang sudah siap jual hingga barang sudah berada digudang utama atau cabang bahkan pada saat barang ada ditangan konsumen, Inventory selalu ada disetiap tahapan tsb.
Prinsip Dasar Inventory
Untuk menjawab pertanyaan “Berapa stock yang harus ada ?” sebelumnya perlu difahami dasar-dasar pokok fikiran untuk memastikan bagaimana pola dan cara untuk menentukan besaran kuantitas tsb.
Prinsip dasar inventory:
1. Kapan barang harus diadakan 2. Berapa jumlah yang harus diadakan 3. Dimana barang akan diadakan
A.Kapan Barang Harus Ada
Target yang harus dicapai adalah lakukan order pada waktu yang tepat. Dengan mengetahui kapan waktu yang tepat untuk melakukan order/pengadaan maka pemenuhan kebutuhan konsumen akan terpenuhi dan stock barang akan tersedia dengan kuantitas cukup. Hal ini dapat dilakukan dengan cara: 1. Cari sumber barang terdekat 2. Tentukan metode pengadaan yang paling sesuai dengan industri dan jenis barangnya 3. Minimalkan kerusakan barang
B.Berapa Jumlah Yang Harus Ada
Traget yang harus dicapai adalah mengadakan stock dengan qty optimal. Perhitungan yang tepat yang menyangkut pola dan perilaku barang dan konsumen serta program kerja yang akan dicapai menjadi alat utama untuk memastikan bahwa stock yang akan diadakan adalah optimal.
Hal ini dapat dilakukan dengan cara: 1. Kurangi stock yang disimpan 2. Cross docking 3. Rendahkan safety stock 4. Adjust Re-order point level 5. Promosi yang terencana 6. Jangan jual barang yang “tidak jalan”
C. Dimana Barang Akan Diadakan
Target yang harus dicapai adalah bagaimana stock disimpan ditempat yang strategis. Penyimpanan stock ditempat yang jauh dari target konsumen akan menyebabkan masa tunggu dan masa kirim (lead time) menjadi lebih lama. Perlu dilakukan analisa lokasi berdasarkan tingkat keramaian pasar, luas gudang dan transportasi yang tersedia. Hal ini dapay di capai dengan cara: 1. Simpan stock ditempat yang strategis 2. Simpan barang maksimal di gudang utama Demand Forecast scorring
Transportasi digunakan untuk memudahkan manusia dalam melakukan aktifitas sehari-hari. Transportasi sendiri dibagi 3 yaitu, transportasi darat, laut, dan udara.
Dua fungsi utama dari transportasi :
PEMINDAHAN BARANG dan PENYIMPANAN BARANG
Transportasi adalah elemen biaya logistik yang tertinggi. Hampir diseluruh aktifitas Logistik ada aktifitas transportasi yang menyertainya.
Aktifitas transportasi pada dasarnya dikategorikan kedalam dua skala umum, yaitu:
1. Skala ekonomis (EoS) ;Biaya per unit transportasi akan menurun pada peningkatan volume yang dikirimkan
Contoh: - Jabotabek 2.000 kg by CDE: Rp. 350.000 - Jabotabek 4.000 kg by CDD: Rp. 450.000
2. Skala jarak tempuh (EoD) ; Biaya per unit transportasi akan menurun pada jarak yang semakin jauh
Contoh: - Jakarta – Semarang (400km) Rp. 2.500.000 - Jakarta – Surabaya (900km) Rp. 3.800.000
Didalam suatu penelitian di India yang dilakukan oleh Dr. B.S. Sahay Dean (Research & Consultancy) Management Development Institute Gurgaon, India, nampak bahwa biaya transportasi menempati tempat teratas yang menyumbangkan presentasi biaya terhadap seluruh biaya logistik.
- Handling and Warehousing 9% - Customers' shopping 6%
Semenjak tahun 1998 hingga sekarang, kenaikan porsi transportasi didalam biaya logistik terus meningkat dari 33% menjadi 55%.
Penyebab dari tidak efisiensinya transportasi adalah:
A. Volume yang kecil yang diangkut oleh truck. Dengan rendahnya volume yang terangkut maka sudah pasti perbandingan biaya stock dengan penjualannya. B. Waktu tunggu di tempat penyerahan barang. Semakin armada kita menunggu terlalu lama di gudang konsumen maka semakin tidak efisien aktifitas pengiriman barang. C. Tidak seimbanganya antara kemajuan kota dengan kemajuan desa. Hal ini menyebabkan tidak adanya barang yang dikirim balik ke ibu kota setelah kapal atau pesawat membawanya ke Indonesia timur misalnya.
Cara-cara meningkatkan efisiensi transportasi adalah:
• Mengubah cara kirim dari sistem Kg ke m3, dari LCL ke FCL atau dari LTL to FTL. • Menghindari kompleksitas pengiriman barang dengan memanfaatkan kantor transit untuk konsolidasinya. • Konsolidasi dengan industri lainnya agar volume pengiriman menjadi lebih besar. Dengan menggabungkan antara perusahaan A dan B maka pengiriman yang seharusnya hanya menggunakan CDD, karena digabung maka dapat menggunakan Fuso dengan harga per unit yang relatif lebih murah.
Ronald H. Ballou didalam bukunya Business Logistic Management memberikan cara-cara optimalisasi biaya transportasi dengan cara pengaturan rute dan jadwal dengan lebih baik:
1. Minimalisasi total waktu perjalanan per route 2. Pemberhentian harus direncanakan untuk jadual yang ketat 3. Route dimulai dari tujuan yang terjauh dari depot terlebih dahulu 4. Urutan pemberhentian kendaraan sebaiknya disesuaikan dengan pola droping barang 5. Route paling efisien adalah penggunaan truck yang besar 6. Pengambilan barang sebaiknya disatukan dalam route pengiriman daripada secara khusus setelah akhir route 7. Berhenti pada waktu pengiriman yang ketat sebaiknya dihindarkan
Warehouse atau pergudangan berfungsi menyimpan barang untuk produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan.
Dengan kata lain, Gudang adalah suatu tempat dimana barang memperoleh/mengalami proses penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang.
Tujuan dari adanya management pergudangan adalah:
1. Pengurangan biaya
2. Pengurangan modal/barang
3. Pencapaian waktu penanganan (ke proses berikutnya) lebih baik
4. Menjamin kualitas barang
5. Meningkatkan pelayanan ke customer
Ada beberapa alasan mengapa perusahaan menyimpan barang didalam gudang:
1. Mengurangi aktifitas transportasi untuk biaya produksi. Pemindahan barang dengan menggunakan transport ada minimal volume yang menjadikannya lebih murah atau akan lebih mahal. Dengan meminimalkan pemindahan barang-barang dari pabrik ke gudang simpanan, akan menghemat dan mempercepat proses produksi selanjutnya.
2. Membantu bagian produksi didalam menyediakan barang. Untuk melakukan produksi suatu barang, pabrik harus melakukannya dengan minimal batch atau satuan produksi tertentu yang menyebabkan biaya produksi dapat lebih rendah. Jika penggunaan mesin produksi digunakan setiap saat barang dibutuhkan dengan jenis-jenis yang berbeda, maka akan atercipta biaya tinggi dan waktu penyiapan yang tidak pendek.
3. Membantu bagian marketing didalam menyediakan pelayanan ke konsumen. Nilai tambah yang diharapkan oleh konsmen dalah kecepatan didalam pengirman barang pada saat dilakukan permintaan oleh konsumen. Untuk menjamin hal ini dapat terlaksana, salah satu caranya adalah memastikan bahwa stock barang tsb tersimpan dengan baik didalam gudang.Menjaga mutu dan keamananbarang. Semakin seringnya barang dipindah-pindahkan akan semakin tinggi peluang terjadinya kerusakan dan penurunan mutu barang. Dengan melakukan penyimpanan di gudang, maka barang akan terlindungi dan mutu tetap bertahan karena tidak berpindah-pindah.
Tips : Syarat Menjadi Gudang Modern
1. Sumber Daya Manusia yang ‘mumpuni’ (mirip professional).
Salah satu syarat menjadi gudang yang modern adalah memiliki sumber daya yang selalu bersikap dan bersiap menjadi professional. Bersikap dan bersiap disini mencerminkan adanya pelatihan dan training yang berkesinambungan. Hanya perusahaan yang modernlah yang memiliki semangat pelatihan dan training kepada karyawannya, tidak semata-mata kerja dan mendapat upah semata. Dengan training/pelatihan ini, otomatis karyawan akan diberikan pengetahuan-pengetahuan yang update masa kini alias modern. Oleh karena itu jika memang benar perusahaan/gudang anda sudah melakukan ini terhadap seluruh karyawannya, maka banggalah karena anda sudah hidup disuatu pergudangan yang berpredikat modern.
2. KPI.
Key Performa Indicator (KPI) atau bahasa gudangology adalah Indikator Angka Pencapaian (IAP) merupakan ciri utama dari modern tidaknya suatu pergudangan. Gudang yang hangar bingar besarnya namun saat Gudang General Managernya ditanya berapa kapasitas harian picking dan dijawab hanya dengan kata-kata “Pokoknya banyak sekali”. Itu adalah gudang tradisional
3. Safety dan Security.
Manusia modern selalu mengutamakan safety dan security. Untuk mencapai hasil yang maksimal, maka kedua unsur tadi menjadi suatu sarat dasar yang harus dipenuhi oleh gudang yang mau dikatakan modern. Artinya, gudang modern selalu mengutamakan unsur safety dan security diatas tujuan lainnya. Jadi jika gudang anda yang ‘walau’ hanya berukuran 1400 m2 tadi tetapi sejak berdirinya 12 tahun lalu belum ada ‘time loss’ yang disebabkan kecelakaan dan keamanan yang terpadu yang ditandai dengan kehilangan barang yang berada dibawah standard (bahkan cenderung 0%), itulah salah dua yang namanya gudang modern. Masalahnya adalah, bagaimana gudang tersebut berusaha untuk mencapai tingkat safety yang tinggi tentulah memerlukan kerja keras dan standard operasional yang tinggi. Staff harus bersepatu safety, pallet diletakan ditempat khusus, tidak boleh makan didalam gudang dan selalu mencatatkan diri pada saat masuk atau pulang hanyalah beberapa usaha yang mulia yang mencerminkan kemodernan suatu pergudangan
Panca Aktifitas Pergudangan
Ada 5 aktifitas yang dikerjakan didalam sebuah gudang dan dikelompokan menjadi 3 group aktifitas besar. Hal ini berlaku untuk seluruh gudang, apapun jenis gudangnya baik gudang FMCG, Farmasi, Oli dll.
3 Grup dan 5 aktifitas didalam gudang adalah:
Grup 1: Penerimaan barang
Grup 2: Put away, Penyimpanan barang,
Grup 3: Picking, Pack & Sortasi, Pengiriman barang
Asal usul Kata logistik berasal dari bahasa Yunani logos yang berarti “rasio, kata, kalkulasi, alasan, pembicaraan, orasi”
Logistik adalah konsep yang dianggap berevolusi dari kebutuhan pihak militer untuk memenuhi persediaan mereka ketika mereka beranjak ke medan perang dari markas.
Pada kekaisaran Yunani, Romawi dan Bizantium kuno, ada perwira militer dengan gelar Logistikas’, yang bertanggung jawab atas distribusi dan pendanaan persediaan perang.
Logistik merupakan seni dan ilmu mengatur dan mengkontrol arus barang, energi, informasi, dan sumber daya lainnya, seperti produk, jasa, dan manusia, dari sumber produksi ke pasar. Manufaktur dan marketing akan sulit dilakukan tanpa dukungan logistik.
Defisini logistik berkembang dari masa kemasa ikut menyesuaikan kodisi dan tehnologi yang membantu didalam pelaksaan aktifitas nya (Wikipedia, 2009).
Secara praktis pemahaman teranyar dari logistik adalah Logis, Disiplin dan Unik. 1. Logis: seluruh aktifitas logistik adalah logic, dapat dihitung. Kebutuhan luasan gudang, kebutuhan pallet, waktu tempuh pengiriman hingga jumlah armada yang dibutuhkan selalu dapat dihitung.
2. Disiplin: karena aktifitasnya tidak hanya melulu pada barang, tetapi juga melibatkan manusia, systim dan persyaratan terhadap penanganan barangnya, maka satu hal pokok yang harus dimiliki oleh pelaksana logistik adalah tingkat kedisiplinan yang tinggi. System canggih yang digunakan hanyalah alat untuk mempercepat proses, tetapi jika dilaksanakan oleh orang yang tidak memiliki tingkat kedisiplinan yang tinggi, kecanggihan systim tsb malah akan menjadi malapetaka didalam operasionalnya.
3. Unik: penerapan ilmu logistik tidak dapat diterapkan secara sama dan persis dari satu industri ke industri lainnya. Sifat unik inilah yang menjadikan bahwa logistik harus disarikan dari jenis industrinya, barangnya, sistemnya dan manusia-manusia yang terkait didalamnya.
Cakupan aktifitas logistik secara garis besar terdapat didalam aktifitas-aktifitas sebagai
berikut :
Pertanyaan yang perlu difikirkan adalah : "Mengapa di Indonesia aktifitas Logistik belum memiliki “gairah” yang luar biasa dibandingkan negara-negara lain ?"
Salah Kaprah Di Dalam Logistik
Salah kaprah adalah kesalahan yang terjadi dilapangan, tetapi karena kesalahan tsb terus menerus terjadi, maka sudah dianggap ‘kaprah’ (biasa).
Beberapa salah kaprah yang harus dihindari di gudang anda didalam logistic diantaranya:
- Logistik adalah unik, tidak bisa dicopy dari industri A ke industri B.
- Sumber daya manusia adalah optimalisasi yang terbaik selain penyediaan sarana yang modern
- Penanganan barang tidak Cuma menyangkut masalah keselamatan dan keamanan dalam bekerja
- Penanganan barang memerlukan kontinuitas didalam pendalaman dan pelaksanaan pekerjaan
- Semakin banyak stock, maka semakin tinggi penjualan.
