Penerimaan Barang

Pengertian Penerimaan Barang adalah “Menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya”

Didalam aktifitas penerimaan barang ini terdapat 3 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya:

1. Fisik barang yang diterima
2. Dokumentasi
3. Cara penangananbarang

1. Fisik Barang Yang Diterima
Aadalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. Penerimaan yang bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil yang akan dicapai. Pada umumnya hasilnya adalah negatif. Jika ada penerimaan tanpa harus menangani fisik barangnya, maka perlu dilakukan proses tambahan untuk memastikan keabsahan proses tsb.

• Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung. Bukan hanya DOKUMENnya saja.
• Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen pengantaran.
• Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan
• Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch
• Kuantitas barang VS dokumen

2.Dokumentasi
Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan.

• Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan dengan barang yang dikirimkan.
• Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN (Delivery Note), DO (Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan).
• Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan juga.

3.Cara Penanganan Barang
Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima. Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus atau perlu dilakukan penanganan khusus dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitannya atau masalah lainnya.

• Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya
  o Suhu
  o Kadaluarsa
  o Maksimal tumpukan
• Gunakan peralatan yang sesuai
  o Pallet
  o Drum
  o Forklit
• Pahami aturan keselamatannya
  o Kimia
  o Racun
  o Meledak

Secara umum dapat dinyatakan bahwa penerimaan barang merupakan aktifitas operasional gudang yang sangat penting karena merupakan awal dari penanganan barang.
Logika umum mengatakan bahwa penerimaan barang yang baik saja masih memungkinkan terjadinya kerusakan/kesalahan barang didalam gudang, terlebih jika pada saat penerimaan barang ditangani dengan cara yang tidak benar, dijamin kerusakan/kesalahan tsb pasti terjadi.
Tahapan Penerimaan Barang:
1. Masuk gudang.
2. Parkir dan antri.
3. Bongkar muat di loading dock.
4. Penyusunan barang bongkaran.
5. Pengecekan barang vs dokumen.
6. Pemasukan data kedalam system (GRN).
7. Legitimasi dokumen.
8. Keluar gudang.