Hal Baik Yang Dapat Di Contek Dari Logistik Jepang (2)

6-23 Desember 2010 lalu, penulis bersama dengan 21 teman-teman lainnya mendapatkan kesempatan belajar memperdalam pengetahuan logistik ke negara yang 55 tahun lalu merupakan negara yang “paling” menderita didalam peperangan dunia II dan kini diabad 20+ an menjadi suatu negara adidaya yang memiliki nilai logistik plus-plus.


Oleh-oleh logistik ini akan di “bungkus” kedalam beberapa bagian sehingga tidak jemu didalam memahaminya.


Oleh-oleh kedua: Etos Kerja Logistik 5S

5S adalah suatu metode kerja yang dilakukan secara intensif yang berasal dari Jepang yang digunakan oleh manajemen dan team didalam usaha memelihara ketertiban, efisiensi, dan disiplin di lokasi kerja sekaligus meningkatan kinerja perusahaan secara menyeluruh.

Pemahaman 5S:

1.  整理 (seiri), Ringkas, Sort, merupakan kegiatan menyingkirkan barang-barang yang tidak diperlukan sehingga segala barang yang ada di lokasi kerja hanya barang yang benar-benar dibutuhkan dalam aktivitas kerja.
2.  整頓 (seiton), Rapi, Set, segala sesuatu harus diletakkan sesuai posisi yang ditetapkan sehingga siap digunakan pada saat diperlukan.
3.  清楚 (seiso), Resik, Shine, merupakan kegiatan mempersihkan peralatan dan daerah kerja sehingga segala peralatan kerja tetap terjaga dalam kondisi yang baik.
4. 清潔 (seiketsu), Rawat, Standardise, merupakan kegiatan menjaga kebersihan pribadi sekaligus mematuhi ketiga tahap sebelumnya.
5. 躾け (shitsuke), Rajin, Sustain, yaitu pemeliharaan kedisiplinan pribadi masing-masing pekerja dalam menjalankan seluruh tahap 5S

Penerapan etos kerja ini harus secara berurutan, jika proses pertama belum dijalankan dengan baik maka proses kedua tidak boleh dijalankan. Jika dipaksakan, maka sudah pasti akan tidak berhasil dengan memuaskan.

Untuk menyempurnakan hasil kerja, 5S diikuti dengan konsep Kaizen. Kaizen (改善?) merupakan istilah dalam bahasa Jepang yang bermakna "perbaikan berkesinambungan". Filsafat kaizen berpandangan bahwa hidup kita hendaknya fokus pada upaya perbaikan terus-menerus. Pada penerapannya dalam perusahaan, kaizen mencakup pengertian perbaikan yang berkesinambungan yang melibatkan seluruh pekerjanya, dari manajemen tingkat atas sampai manajemen tingkat bawah. Sasaran akhir kaizen adalah tercapainya Quality, Cost, Delivery (QCD) secara efektif dan efisien.

Kaizen menekankan bahwa tahap pemrosesan dalam perusahaan harus disempurnakan agar hasil dapat meningkat, sehingga dapat disimpulkan bahwa filsafat ini mengutamakan proses. Dalam kaizen dipercaya bahwa proses yang baik akan memberikan hasil yang baik pula.

PDCA/SDCA

Salah satu langkah awal penerapan kaizen adalah menjalankan siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA) untuk menjamin terlaksananya kesinambungan kaizen. Siklus ini terdiri atas :

•  Rencana (plan)
• Penetapan target untuk perbaikan dan perumusan rencana tindakan guna mencapai target tersebut.
• Lakukan (do)
• Pelaksanaan dari rencana yang telah dibuat.
• Periksa (check)
• Kegiatan pemeriksaan segala prosedur yang telah dijalankan guna memastikannya agar tetap berjalan sesuai rencana sekaligus memantau kemajuan yang telah ditempuh.
• Tindak (act)
• Menindaklanjuti ketiga langkah yang ditempuh sekaligus memutuskankan prosedur baru guna menghindari terjadinya kembali masalah yang sama atau menetapkan sasaran baru bagi perbaikan berikutnya.

Siklus PDCA berputar secara terus menerus dengan diselingi oleh siklus Standardize-Do-Check-Act (SDCA) di antaranya. Dalam langkah Standar (Standarize) pada siklus ini, segala prosedur baru yang telah diputuskan pada langkah Tindak dalam siklus PDCA sebelumnya disahkan menjadi pedoman yang wajib dipenuhi. SDCA fokus pada kegiatan pemeliharaan, sedangkan PDCA lebih mengacu pada perbaikan. (Wikipedia).

5S di Warehouse.

Warehouse merupakan sumber penerapan 5S yang paling menarik. Banyak aktifitas dan lokasi yang dapat dilakukan penerapan 5S secara mendalam dan langsung mendapatkan hasil yang optimal.

Di pergudangan Camera Olympus yang dikunjungi, nampak bagaimana seluruh staff gudang menjalankan 5S ini dengan mantap. Salah satu contoh yang nampak jelas adalah bagaimana seluruh staff gudang menempatkan kembali sapu pel lantai yang jumlahnya lebih dari 10 kelokasi yang telah ditentukan dengan nomor urut masing-masing sapu pel tsb. Walaupun tidak ada perbedaan antara sapu pel satu dengan lainnya, tetapi staff gudang Olympus tetap menempatkannya sesuai dengan nomor urut kode yang ada dimasing-masing sapu pel kedalam gantungannya yang juga memiliki nomor kode yang sama. Nampaklah bagaimana mereka: 

1. men-seiri-kan antara sapu yang masih diperlukan dengan yang sudah rusak,
2. men-seiton-kan masing-masing sapu pel tadi kelokasi yang spesifik per kode barang,
3. men-seiso-kan lokasi kerja nya dengan peralatan yang telah disediakan
4. men-seiketsu-kan tahapan mulai dari mengambil sapu pel, menggunakannya hingga mengembalikannya ke lokasi penyimpanan dan
5. men-shitsuke-kan diri masing-masing staff untuk tetap bekerja dengan benar.

5S di Transportasi.

Sugawa transportation yang terletak di Osaka menjadi objek selanjutnya untuk memperdalam pemahaman 5S. Bagaimana perusahaan yang memanage 40,000 truk se Jepang menerapkan 5S dan Kaizen sehingga menjadi transporter yang handal dan mampu bersaing dengan ratusan perusahaan yang sejenis di sana.

Banyak peserta training yang terkagum melihat truck build up mereka yang masih “kempling” walaupun truknya sudah tidak muda lagi. Kebersihan ban, bak truck, kabin dan velg nampak benar-benar terawat dengan sangat baik. Demikian juga penerapan GPS dan alat komunikasi yang tersedia dimasing-masing kabin truck menjadikan operasional truck di Sagawa transportasion semakin terjamin keselamatan dan keamananya.

5S di Inventori.

Bagaimana Toyota Forklift Factory yang dikunjungi oleh peserta pada minggu ke 2 menangani inventory yang lebih dari 10.000 sku menjadi suatu kekaguman yang nyata sekali. Nampak bahwa konsep just in time (JIT) kentara sekali “wajib” diterapkan diseluruh proses pembuatan forklift yang menurut data hanya membutuhkan kurang dari 3 menit untuk memproduksi sebuah forklift berbagai ukuran. Prinsip 5S yang betul-betul diterapkan secara disiplin nampak dari bagaimana staff yang terkait menyiapkan masing-masing jenis barang kedalam lokasi yang semestinya pada waktu dan tempat yang benar.