ORDER DAN PENYIAPAN
BARANG
Order and Picking
Pengertian Penyiapan Barang adalah “Mempersiapkan pengeluaran fisik
barang dari gudang yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan
dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.”
Order
processing adalah salah satu elemen didalam Kelengkapan Order. Istilah order
processing umumnya digunakan untuk menggambarkan suatu proses atau alur kerja
yang berhubungan dengan picking, packing dan pengiriman barang ke customer.
Setiap
warehouse memiliki keunikan proses order processing ini dan tidak ada satupun
suatu proses yang “fit for all size”.
Order
biasanya berasal dari team sales atau pabrik yang melakukan order untuk
pengolahan produksi.
Order bisa disampaikan melalui
elektronik mail, telepon, fax ataupun komunikasi lainnya yang memiliki kekuatan
informasi berdasarikan kesepakatan kedua belah fihak.
Gambar simulasi proses order dan penyiapan barang
Secara umum proses order sbb:
1.
Customer
kirim order
2.
Order
di input kedalam system (WMS)
3.
Otorisasi
ke fihak berwenang (misalnya Finance)
4.
Jika
OK, maka WMS akan menerbitkan Picking List (PL)
5.
Team
Warehouse akan mempersiapkan barang berdasarkan PL tsb
6.
PL di
konfirmmasi kedalam WMS
7.
System
akan update stock dan mencetak dokumen pengiriman (Delivery Note, Invoice)
8.
Barang
diterima oleh customer
Aktifitas Picking sangat kritis didalam suatu
operasional warehouse. Edward H Frazelle, Ph. Didalam bukunya Supply Chain
Strategy menyatakan bahwa picking
merupakan ½ dari aktifitas gudang .
Dengan porsi yang sedemikian besarnya, maka jelas
bahwa penanganan proses picking didalam gudang akan berpengaruh langsung
terhadap efisiensi dan efektifitas operasional gudang secara umum.
Masih didalam buku yang sama, Edward juga
menyatakan bahwa perjalanan menuju kelokasi picking barang adalah bagian
terbesar waktu yang di konsumsi.
Artinya
untuk meningkatkan produktifitas picking sebenarnya sangat sederhana yakni
dengan memperpendek waktu perjalanan menuju ke lokasi picking.
1. Prioritas
picking.
•
Siapa sebaiknya yang mencetak picking list ?
•
Penentuan penyiapan mana yang harus dipicking
terlebih dahulu :
·
Customer
·
Multi drop
·
Jenis barang
·
Ketersediaan transport
2. Pembagian dokumen picking list.
•
Perlu adanya leading hand yang mengatur pembagian
picking list.
•
Pembagian berdasarkan urutan prioritas picking.
•
Pembebanan picking sebaiknya adil antar picker.
•
Pembagian jenis peralatan picking:
•
Pallet
•
Trolley
•
Direct
•
Perlu disiapkan team emergency picking
3. Pencatatan personal dan waktu.
•
Pencatatan diperlukan untuk mengukur produktifitas
picking karyawan dan juga memantau terjadinya kesalahan picking.
•
Seragam kerja sebaiknya diberikan nomor di punggung
dan di dada (seperti sepak bola)
4. Pemilihan peralatan picking.
•
Peralatan picking hendaknya ditentukan sejak awal
dan menjadi ‘dedicated’ per staff.
•
Penggantian peralatan dapat dilakukan sesuai dengan
produktifitas karyawan.
6. Perjalanan menuju lokasi pengambilan barang.
•
Menentukan lokasi mana yang harus ditempatkan barang
fast moving, slow dan medium.
7. Pencarian barang yang diminta.
•
Membaca lokasi penyimpanan vs picking list.
8. Pengambilan barang.
•
Pengambilan barang tidak boleh dari bawah.
•
Hati-hati terhadap lokasi barang yang tinggi.
•
Sesuaikan dengan:
·
Lokasi
·
Nama barang
·
Qty
·
Batch/expire date
9. Penataan barang diatas pallet/trolley.
•
Barang ditata sedemikian rupa sehingga tidak ada
barang yang menutupi jika dilihat dari samping.
•
Jika menggunakan pallet, maka jangan mempergunakan
jalur tengah pallet untuk meletakan barang.
•
Jika mempergunakan trolley, pisahkan antara barang
berat dan ringan.
•
Jika pallet/trolley penuh,
pastikan barang tersimpan dilokasi yang ditentukan.
Jika pallet/trolley penuh,
pastikan barang tersimpan dilokasi yang ditentukan.
•
Berikan tanda/nama picker, tujuan atau no picking.
•
Kelompokan sesuai dengan tujuannya.
•
Leading hand untuk penyiapan hasil picking, perlukah
?!
11. Konfirmasi picking.
•
Konfirmasi picking diperlukan untuk mencetak surat
jalan (DN)
•
Konfirmasi dilakukan jika seluruh picking-an sudah
selesai per tujuan atau per no picking list.
•
Konfirmasi dilakukan hanya pada barang yang
disiapkan, jika tidak ada barangnya (atau kurang) di konfirm sesuai dengan
fisik barang saja.
12.
Legalitas dokumen.
•
Tandatangan antara picker dengan checker atau staff
yang konfirm kedalam system.
Peningkatan Mutu Penyiapan Barang
1. Picking per pallet
•
Dilakukan untuk barang-barang yang fast moving atau
order pada minimal qty per pallet.
•
Menekankan pada desain pack untuk full pallet
13.
2. Picking dari storage area
•
Menghindari perjalanan panjang didalam warehouse
14.
3. Penyederhanaan tugas picking
•
Perjalanan ke, dari dan antar lokasi rak
•
Mengambil langsung dari areal penyimpanan atau
picking
•
Pencapaian langsung ke akses lokasi picking
•
Penyederhanaan dokumen picking
•
Kemasan barang yang dipicking
•
Pencarian lokasi picking
•
Mengurangi waktu tempuh per pick dengan meningkatkan
jumlah picking order selama proses picking.
5. Single order picking
•
Picking dilakukan satu-satu per waktu tertentu oleh
picker khusus.
6. Batch picking
•
Order digabungan untuk di pick pada waktu tertentu
7. Zone picking
•
Picker melakukan pengambilan barang pada areanya
saja
8. Picking berurutan
•
Picking dilakukan sesuai urutan lokasi untuk
mengurangi waktu perjalanan
9. Paperless picking
•
Mengurangi dokumentasi dari order ke aktifitas
picking
Yang pasti, untuk memperbesar
produktifitas picking, ayo kita mencari
Mak Erot !
Hambatan di Picking:
·
Secara umum, dengan meningkatnya tingkat order
barang akan semakin menambah tingkat kesulitan picking. Padahal dengan
meningkatnya order picking tsb maka perusahaan secara kuantitas akan lebih
baik.
·
Semakin banyaknya barang yang ada, semakin komplek
tingkat kesulitan dalam picking. Bayangkan jika barangnya beraneka ragam, ada
yang karton dan yang pecahan, ada yang besar dan ada yang kecil, maka akan
munculah masalah bagaimana memisahkan yang kecil dan yang besar, yang berat dan
yang ringan atau yang murah dan yang mahal.
·
Semakin luasnya gudang, semakin memperpanjang waktu
yang dibutuhkan oleh picker dalam menyediakan barang. Padahal, semakin luas
gudang, itu pertanda semakin banyak barang yang ditanganni dan artinya semakin
besar ‘tingkat kesejahteraan’ gudang itu sendiri.
·
Zone picking, picking dilakukan per zone oleh staff
picking tertentu. Si A hanya mengambil dry goods, si B mengambil Soft line dan
si C dikhususkan di Hard line.
·
Penghitungan ratio ini memang
agak rumit, tidak semata-mata menentukan A-G di area I, H-K di area II dan
seterusnya, tetapi lebih cenderung dilakukan berdasarkan tingkat kelakukan
(movement level) dari product yang dikelolanya. Contoh sederhana, barang yang
sangat fast moving, sebaiknya jangan diletakan dibagian paling belakang atau
paling jauh dari meja admin/kasir.
Tips IV: O – Organisasi.
Organisasi disini diantaranya membahas mengenai penyederhanaan tugas seorang picker. Mungkin
ada baiknya picker tidak harus melakukan pengecekan atau pengepakan, tetapi
hanya melakukan tugas pengambilan barang sesuai dengan dokumen dan meletakanya
diarea keberangkatan.
Picker mungkin tidak harus mencatat waktu setiap kali pengambilan
barang, menghitung jumlah label yang tersisa atau melakukan down load terhadap
hasil scanner yang dilakukannya. Penghilangan aktifitas-aktifitas tsb diatas
dijamin akan memperlancar pekerjaan seorang picker dan akan berdampak langsung
pada ‘pembesaran’ producktifitas picking.
Tips V: T – Technology Support.
Technology support yang diperlukan adalah kemampuan picking list
memberikan acuan dilokasi mana yang harus dilakukan picking dengan urutan antar
lokasi yang benar. Mulai dari mana si Picker melakukan picking sehingga tidak
ada peluang picking berjalas bolak-balik. Technology yang handal juga akan
menyebabkan paperless work, misalnya melalui scanner. Dengan penerapan
technologi canggih ini, minimal akan diperoleh kecepatan proses dan penghematan
biaya administrasi.
Pack dan Sortasi
Fisik barang tidak dapat
ditangani/dikirimkan dengan sistim informasi. Barang tanpa pengemasan tidak
dapat ditangani dengan baik (Source: LogisticS Design Consulting Lab., Japan)
Tujuan pengemasan:
1.
Perlindungan terhadap isi barang
yang dikemas
2.
Kemudahan proses penanganan
3.
Keekonomisan terhadap bahan
pengemasan
4.
Penyesuaian dengan alat
penanganan lanjut
Fungsi pengemasan:
•
Semakin kecil kemasan akan semakin mudah penanganannya
•
Biaya pengangkutan di pesawat – Berat Muatan vs Berat
Volume
•
Ruangan truk menjadi lebih effisien
•
Loading barang menjadi lebih mudah
Kriteria pengemasan:
•
Tujuan/customer yang sama
•
Jenis barang yang sesuai (fungsi, kandungan, jenis
barang)
•
Maksimalkan isi per kemasan – mengurangi ruangan kosong
(densitas isi)
•
Disesuaikan dengan daerah tujuan, mode transportasi
dan berat/ringannya barang
•
Dapat menjaga suhu dengan stabil sesuai waktu dan ice
gell yang ditentukan (barang dingin)
Hambatan yang muncul
didalam pengemasan dan sortasi:
•
Pengeluaran barang lambat
•
Lokasi pra delivery tidak teratur
•
Kerusakan barang
•
Urutan rencana delivery tidak tepat
•
Truck yang tidak sesuai dengan rencana
•
Partial picking
•
Dokumen tidak lengkap.
Optimalisasi pengemasan
dan sortasi dapat dilakukan sbb:
•
Adanya alamat/label untuk per tujuan
•
Mengurangi waktu pencarian dalam packaging
•
Pengelompokan antara karton, boxes atau pcs
•
Memberikan label khusus untuk packaging boxes
•
Menghitung jumlah koli
•
Mengelompokan packaging kedalam alur keberangkatan
yang benar
Hambatan didalam
pengiriman barang:
•
Pengeluaran barang lambat
•
Kerusakan barang
•
Urutan rencana delivery tidak tepat
•
Armada angkutan yang tidak memadai
•
Truck tidak sesuai standard
•
Barang titipan (promosi)
•
Pengurusan barang CN
Salah Kaprah
Salah kaprah adalah kesalahan yang terjadi dilapangan, tetapi karena
kesalahan tsb terus menerus terjadi, maka sudah dianggap ‘kaprah’ (biasa).
Beberapa salah kaprah yang harus dihindari di gudang anda didalam proses
penyiapan barang diantaranya:
•
Letak lokasinya jauh, ambil saja ditempat yang
terdekat
•
Ambil barang dari bawah tumpukan
•
Picking face kosong, pickingnya ‘bodong’
•
Tak ada forklift, memanjatpun jadi
•
Konfirm dokumen picking sebelum picking
•
Kardus tak ada, jadi satu solusinya
Referensi Packaging
Logistik hampir selalu
diartikan dengan aktifitas pergerakan fisik suatu barang dari suatu tempat
ketempat lainnya. Walaupun didalamnya terkandung juga pergerakan informasi dan
jasa tentunya. Karena proses pergerakan tersebutlah maka akan muncul permasalahan-permasalahan
yang erat berhubungan dengan efisiensi, kerusakan barang, ketidak cukupan
ruangan yang tersedia bahkan lamanya proses yang dilakukan didalam penangannya.
Pergerakan barang harus
dilakukan dengan cepat, aman dan mengkonsumsi waktu dan tenaga penanganan yang
sangat minimal. Untuk mencapai peryaratan tadi, diperlukan pengamasan
(packaging) yang tepat sebagai salah satu alternatif strategi yang langsung
berdampak pada pengurangan biaya logistic yang pasti.
Prinsip dasar
Packaging
Secara logika, benda tidak
dapat diangkut/dipindahkan dengan system gelombang elektronik. Hanya di dalam
film Startek lah suatu benda padat dapat dipindah lokasikan dengan
mempergunakan suatu alat fiksi yang bernama teleport. Berbeda dengan informasi
yang dapat dikirimkan melalui sms, mms, internet dan sebagainya maka jelaslah
bahwa benda memerlukan suatu pengemasan didalam pergerakannya. Adalah hal yang
tidak mungkin jika kita harus mengirimkan barang/part tanpa pengemasan yang
akan berakhir dengan kerusakan atau miss function dari barang tsb.
Tujuan Packaging
LDCL (Logistic Design
Consulting Laboratory) Jepang menyatakan, dengan menerapkan packaging yang
benar pada suatu barang akan diperoleh beberapa keuntungan:
1.
Perlindungan terhadap isi barang dan bagiannya
2.
Nilai keekonomisan terhadap bahan pengemasannya
sendiri
3.
Kemudahan didalam pengemasan dan penangannya
4.
Penampilan pada nilai jual
5.
Kecocokan dengan moda pengangkutannya
6. Kemudahan didalam
pendaurulangannya
Bagaimana Packaging dapat
mengurangi biaya logistic ?.
A.
Resiko kerusakan atau kehilangan
barang
Bayangkan jika sebuah gudang
harus menyimpan mie instant misalnya dalam kemasan satuan tanpa mempergunakan
kardus isi per 40an. Akan banyak kerusakan yang terjadi karena barangnya tidak
akan bisa ditumpuk dengan baik dan resiko rusak/hilang pasti akan sangat besar.
Dengan mengemas mejadi 40 bungkus per kardus, maka barang lebih mudah di tumpuk
dan juga akan lebih aman terhadap kerusakan atau kehilangan barang.
B.
Kecepatan proses penanganan barang
Apa yang terjadi pada proses
penerimaan barang, loading dan unloading jika mie instant tersebut ditangani
tanpa kemasan kardus ? Tentu memerlukan waktu dan tenaga yang luar biasa bahkan
dengan hasil akurasi yang rendah.
Kalaupun harus berhasil dengan baik, sudah pasti diperlukan usaha yang sangat
banyak.
C.
Optimalisasi ruang pengiriman
Barang yang dikemas
dengan baik dan efisien akan memberikan nilai ekonomis melalui efisiensi
kebutuhan ruanganya. Didalam penerbangan misalnya, pengiriman barang akan sangat
dipengaruhi dengan volume kemasan yang disamakan dengan berat barangnya sendiri
dimana per IATA telah menentukan konversi volume 6000 cm3 setara dengan 1 kg
(IATA, International Air Transport Association).
Metode Penghitungan
Efisiensi Pengemasan
Bayangkan jika anda harus
menentukan mana yang paling efisien
didalam mengiriman sebuah product sbb:
Barang A: berat muatan 50kg, ukuran kemasan 50x80x100 cm
Barang B: berat muatan 37kg,
ukuran kemasan 50x40x70 cm
Menurut anda,, mana yang lebih
efisien jika dilakukan pengiriman barang via udara ?
Densitas atau sering disebut
juga index efisiensi kemasan adalah cara menentukan index kemasan kemasan
dengan menghitung berat volume dibagi dengan berat muatan. Semakin kecil nilai densitas suatu kemasan
dapat dikatakan kemasan tsb memiliki efisiensi yang baik.
Densitas barang A:
·
Berat volume= 50x80x100 / 6000 = 66.7 kg
·
Berat muatan = 50 kg
·
Densitas = 66.7 / 50 = 1.334
Densitas barang B:
·
Berat volume= 50x40x70 / 6000 = 23.3 kg
·
Berat muatan = 37 kg
·
Densitas = 23.3 / 37 = 0.630
Dengan membandingkan densitas
barang A dan barang B nampak bahwa
densitas B
Untuk mencapai densitas
yang terbaik, dapat dilakukan dengan
beberapa cara:
1. Perbaikan disain
barang
2.
Mengurangi atau memotong bagian yang lebih dari
suatu kemasan
3.
Melipat ruangan yang kosong didalam suatu kemasan
4.
Perubahan bahan pengemasan
5.
Konsolidasi pengiriman
6.
Modifikasi kemasan untuk pengiriman route tertentu.
7. Penyeragaman
kemasan (unitized loads) sehingga dapat dicapai kecepatan pengemasan yang
tinggi.
Secara umum untuk mencapai
efisiensi yang tinggi maka harus dilakukan pengecilan kemasan barang yang ada.
Perlengkapan
Pengemasan
Pada saat barang dikirimkan
melalui berbagai moda, kemasan barang harus terjamin didalam keamanan dan
keutuhan barang yang didalamnya. Oleh karenanya ada beberapa perlengkapan
pengemasan yang wajib dilakukan didalam proses suatu pengemasan:
·
Label barang rawan pecah (biasanya diberikan gambar
gelas)
·
Label barang tidak boleh terbalik (biasanya
diberikan gambar panah UP)
·
Lakban atau perekat kemasan
·
Label tujuan kirim (bisa berupa barcode)
·
Label cara penangaan
barang
·
Pallet
