Pendapat Insan Logistik: Pembatasan Truck di Ibu kota

"Pembatasan Truck di Ibu kota"

Terima Kasih Kepada Bapak Sugi Purnoto (Pengirim ALI Mailing List)

Melihat, menganalisa dan mengamati dengan apa yang terjadi terhadap fenomena

pembatasan truck masuk jalan tol dalam kota yang dihubungkan dengan kemacetan,

polusi, kecepatan kendaraan yang rendah, dll, sungguh menarik untuk dicermati.

Kalau beberapa waktu yang lalu Pem Prov DKI yang mengandeng Lembaga Universitas

untuk melakukan pengkajian, yang diakhiri dengan kesimpulan bahwa pembatasan

truck masuk tol dalam kota adalah satu solusi yang tepat. kemudian dilanjutkan

dengan tindakan pembatasan truck masuk tol dalam kota oleh Pem Prov DKI.

Sekarang Pemerintah Pusat melalui Kementerian Perhubungan menggandeng ITB untuk

melakukan pengkajian, pertanyaannya kemudian menjadi sangat aneh, mengapa

kebijakan sudah dilakukan tetapi analisanya baru dilakukan kemudian. dan sering

kali hasil dari sebuah kajian itu hanya sekedar untuk menunjukkan kepada publik

bahwa kajian tehnis dari ahlinya sudah dilakukan.

Pertanyaanya kemudian adalah apakah sesungguhnya fungsi dari Kementerian

Perhubungan yang tidak mengetahui akar masalah dari carut marutnya system

transportasi di Indonesia secara umum dan secara khusus di Jakarta. Bagaimana

ketidak mampuan Kementarian/Pemerintah Pusat untuk menekan DKI dalam masalah

pembatasan truck masuk tol dalam kota.

Rekan-rekan sekalian,

Saya berani menegaskan disini bahwa kemacetan di Jakarta ini tidak 100%

disebabkan oleh truck atau angkutan berat lainnya yang masuk tol dalam kota,

tetapi jumlah kendaraan yang tidak seimbanglah yang menjadi faktor utama

penyebab terjadinya kemacetan. memang kadang-kadang kita temukan kemacetan

dijalan tol yang disebabkan oleh truck trailer yang mogok dijalan tol. tetapi

penyebab utamanya adalah ketersediaan infrastruktur dan jumlah kendaraan yang

tidak seimbang, plus dengan system transportasi kita yang tidak berjalan denga

baik.

Dari sisi infrastruktur di Jakarta, kita telah mengalami kemunduran yang sangat

significant dibandingkan dengan ruas jalan atau infrasturktur jalan tahun 90an

kebawah. saya besar di jakarta Utara dari mulai tahun 80an yang melihat Jalan

arteri atau terkenal dengan jalan by pass dari Tg. Priok ke Clilitan adalah 5

jalur, dimana 3 jalur adalah untuk kendaraan cepat, dan 2 jalur adalah untuk

kendaraan lambat dan sepeda motor, tetapi rekan-rekan semua yang melalui jalan

ini, bisa melihat sekarang sudah banyak yang menjadi 1 jalur saja, karena sudah

dipotong dengan jalur bus way dan jalan Tol Wiyoto Wiyono diatasnya. Anda semua

bisa membanyangkan, berapa ratus % pertumbuhan jumlah kendaraan baik mobil atau

motor dari tahun 80 tersebut sampai dengan tahun 2011 ini, tetapi ruas jalannya

tidak bertambah tetapi menyusut 400% dari 5 jalur menjadi 1 atau 2 jalur saja.

dan ini terjadi hampir disemua ruas jalan yang ada.

" Bagaimana Jakarta tidak macet " Siapapun tidak akan bisa mengurai kemacetan

Jakarta ini, kecuali semua warga patuh menggunakan angkutan umum yang telah

disediakan dengan kondisi yang baik dan layak, dan Pemerintah juga komitmen

menyediakan sarana tersebut dengan baik dan dalam jumlah yang cukup, Berikutnya

adalah disiplin masyarakat dalam berlalu lintas. Faktor ini yang harusnya

dimengerti oleh Kementerian Perhubungan atau Pemerintah Prov DKI, analisanya

tidak usah yang tinggi-tinggi, sederhana saja, tambah infratruktur, sediakan

angkutan umum yang layak, sediakan jalur khusus sepeda motor, batasi mobil

berdasarkan umur pemakian dll yang khusus hari Senin - Jumat.

Jika infrastruktur tidak bisa segera ditambah, batasi kendaraan pribadi beredar

di Jakarta pada hari senin - Jumat.

Sekarang mari kita melihat dan menganalisa kemacetan di Jalan tol dalam kota.

Hal ini tidak bosan-bosanya saya tulis dan tulis kembali, bahwa kemacetan di

jalan tol dalam kota, 60% disebabkan oleh kendaraan pribadi yang tidak dapat

ditampung oleh jalan Tol pada pagi dan sore hari, 20% disebabkan oleh system

antrian di Jalan Tol dalam Kota ( Halim dan Taman Mini dan Tomang, dll), dan 20%

oleh system lalu lintas khususnya akses keluar di Kuningan/Tegal Parang.

Mari kita telusuri dari lintas tol Cikampek ke Halim, setelah gerbang tol Pd

Gede Timur yang sudah tidak ada transaksi, kemacetan terhadang di pembayarang

gardu tol dalam Kota halim, antrian panjang setiap hari pada jam 6.30 - 07.30

sangat panjang dan rata-rata memerlukan waktu 1 jam untuk bisa keluar dari

gerbang tol halim untuk mengarah ke Cawang, demikian juga yang dari Cibubur ke

TMII selanjutnya ke Cawang.

Sampai hari ini, saya belum melihat perubahan yang dilakukan oleh Jasa Marga di

gerbang tol Halim untuk mengurangi antrian dengan merubah 6 gardu

konvensionalnya menjadi GTO di gerbang utama utara, ini sudah saya tulis 1 bulan

yang lalu, Bagaimana kemacetan mau diurai, kalau Jasa Marga sebagai penyedia

jasa jalan tol tidak juga melakukan perubahan, Maka kerja keras dari Rekan-rekan

Polantas dan Perhubungan yang mangatur agar truck tidak masuk tol dalam kota di

Cikunir menjadi tidak maksimal.

Selepas Cawang, kita akan dihadang kemacetan dari buntut keluarnya kendaraan

yang di tegal parang/Kuningan, karena exit ini terlalu dekat dengan lampu merah

yang dikuningan dan dipotong oleh Bus way, sehingga buntutnya luar biasa

panjang, dari Cawang - Pancoran - Kuningan yang berjarak hanya 3KM, minimal

diperlukan waktu tempuh antara 30 menit - 1 Jam untuk mencapainya, selepas

kuningan jalan tol akan lancar sudah tidak ada hambatan lagi.

Saya juga sudah menulis, tutup exit gerbang tol Kuningan pada jam 06.00 - 09.00

dan pindahkan ke Pancoran atau Semanggi, sehingga akan mengurai atau mengurangi

kemacetan selama ini di exit kuningan yang buntutnya selalu sampai

Cawang/Halim?TMII, tetapi sampai dengan hari ini tidak ada perubahan yang

dilakukan, bagaimana juga mau mengurai kemacetan di jalan tol dalam kota, pola

ini harus dicoba dilakukan seperti operasional pintu masuk Semanggi I.

Kalau dari Lintas tol Tangerang, kemacetan utama adalah akses keluar di Tomang

yang membuat buntutnya menjadi panjang, dan ini perlu pengaturan pada management

traffic di lampu merah Tomang, sehingga terjadi percepatan pencairan dari

antrian yang dair Too Tangerang ke Tomang, akses selanjutnya keluar tol

Slipi/RS Darmais.

Selanjutnya akses Tol dalam kota lintas Slipi - Semanggi dan Cawang tidak ada

kendala pada pagi hari.

Dari semua yang saya paparkan ini sudah terlihat apa dan bagaimana penyebab

utama kemacetan di Jakarta itu terjadi khususnya di Jalan tol dalam kota Jakarta

pada pagi dan sore hari , mau diuji dan dianalisa dari Ahli manapun,

faktor-faktor diataslah yang menjadi penyebab utama kemacetan di jalan tol dalam

kota pada pagi hari atau sore hari diluar faktor-faktor esternal lainnya.

terlebih sekarang ditambah dengan pengecoran jalan dalam perluasan di Tol

Jagorawi juga menambah kemacetan setiap pagi dan sore hari.

Kemudian bagaimana solusinya secara Makro untuk mengatasi kemacetan di jalan

atau di jakarta ini??

Lebih dari 70% populasi kendaraaan setiap hari yang ada di Jakarta ini merupakan

sumbangan dari wilayah penyangga, yaitu Botabek yang setiap hari masuk kedalam

kota Jakarta, apakah melaui jalan tol datau melaui jalan lainnya.

Bagaimana cara mengatasinya atau menekan angka kemacetan ini :??

Berikut solusinya:

1. Bangun transportasi masalah jalan tol dengan menggunakan model busway dengan

2 atau 3 gandeng yang beroperasi mengelilingi jalan tol dalam kota dengan base

dari Cikarang, Cibubur dan Karawaci, yang diintegrasikan dengan Halte Busway

yang sudah ada, sehingga penumpang yang turun, langsung masuk ke halte bus way

yang sudah tesedia dari Cawang - Semanggi - Pluit - Plumpang - Rawamangun -

Cawang. Kalau Pemerintah tidak punya modal, panggil swasta untuk Melakukan,

dalam hitung-hitungan saya, Mayasari Bakti maupun Lorena punya kemampuan untuk

mengadakannya, atau Operator yang lain.

2. Setelah point pertama berjalan, batasi penggunakan mobil pribadi, bisa dengan

tahun pembuatan, no Polisi genap dan ganjil atau sampai 3 in 1, sehingga semua

orang akan menggunakan angkutan umum yang lebih lancar dan aman didalam tol yang

mendapatkan jalur khusus seperti jalus bus way sekarang ini.

Untuk mendukung point 2, undan atau minta pihak swasta untuk membangun area

parkir dengan bisnis lain terpadu yang menguntungkan semua pihak.

Saya punya keyakinan, kalau hal-hal tersebut dijalankan dengan sungguh-sungguh

dan diikuti oleh disiplin pengguna jalannya, maka dalam 5 tahun kedepan Jakarta 

masih nyaman untuk dilalui.

Mari sama-sama kita tunggu langkah-langkah perubahan yang konkrit dari

Kementerian Perhubungan, Jasa Marga, Pem Prov DKI dalam melakukan perbaikan atas

transportasi kita, atau kita akan melihat lagi pembatasan-pembatasan dari daerah

lain yang akan semakin menyulitkan distribusi barang, transportasi dan logistics

kita.

(Disalin dari Mailing list ALI 31 Mei 2011)

Pengiriman Yang Sering Terlambat Pasti Tamat

Dunia logistic memang dunia yang penuh dengan” janji” dan “kejujuran”. Janji diucapkan semenjak seorang salesman menawarkan barang dagangannya hingga janji seorang sopir untuk mengirimkannya dengan aman dan tepat waktu.
Kejujuran dalam logistic adalah kenyataan yang dapat dilihat secara kasat mata, gudangnya, barangnya, transportnya dan …..keterlambatan pengirimannya !.
Paduan antara janji dan kejujuran didalam logistic akan menghasilkan ketepatan waktu dalam pengirimannya. Bagaimana resiko bagi yang sering terlambat – maaf- pasti tamat.

Waktu: Dimensi Ukur Yang Paling General

Siapapun anda dan dalam bisnis apapun anda, semuanya mengenal waktu. 24 jam sehari semalam menjadi panduan yang saat ini diberlakukan didunia ini, entah abad 22 nanti mungkin akan berubah seiring dengan percepatan tehnologi yang kelak ada.
Kenapa waktu menjadi tolok ukur yang paling general karena apapun pola dan cara yang dipergunakan, akan menjadi uniform (seragam) jika menggunakan detik, menit dan jam sebagai alat ukurnya.
Dalam dunia logistic, waktu menjadi dasar yang paling menentukan dalam mengatakan apakah kepuasan konsumen sudah maksimal atau malah belum terciptakan. Seorang konsumen akan merasa gembira jika apa yang dijanjikan dalam pengiriman barang dapat ditepati dengan rentang waktu yang ditoleransikan.

KPI (Key Performa Indicator) didalam logistic pun hampir keseluruhannya berhubungan dengan waktu. Picking per jam, loading per jam, pallet moving per jam dan kecepatan pengiriman per jam adalah contoh-contoh KPI yang sering dijadikan bahasa standard per-logistikan.

Tuntutan Konsumen

Mari kita samakan persepsi bahwa konsumen tidak hanya seseorang yang bersifat individu, tetapi lebih dari arti konsumen sebuah pergudangan yakni toko, apotik, salon, supermarket dsb.
Sebagai konsumen sebuah pergudangan mereka memiliki beberapa tuntutan yang mestinya sudah menjadi acuan gudang anda dalam melayani mereka misalnya:

Kebenaran antara pesanan dan pengiriman

“Klop”nya antara barang yang dikirim dengan yang dipesan adalah tuntutan yang sering diungkapkan oleh konsumen pada saat menerima barang. Bahkan jika dibandingkan dengan harganya, kesamaan antara fisik dengan pesanan ini masih menjadi urutan pertama yang menjadi focus konsumen.

Kemanan dan keutuhan barang

Sudah bukan rahasia umum bahwa konsumen mengharapkan barang yang dikirimkan memiliki keamanan dan keutuhan yang terjamin. Mereka melihat secara fisik dan kemudian melanjutkannya kedalam pengecekan kualitas (kadaluarsa, warna yang berubah, ada tidak nya hadiah dsb)

Ketepatan waktu pengiriman

Memang nampak sederhana tuntutan konsumen yang berhubungan dengan waktu ini, padahal tuntutan pertama dan kedua diatas sangat erat berhubungan dengan fisik barang itu sendiri. Mengapa mereka menempatkam ketepatan pengiriman diatas segalanya ? Jawabnya sangat sederhana: konsumen menghitungnya dengan satuan waktu yang telah dijanjikan oleh salesman.

Waktu: Diantara Lorong Aktifitas Pergudangan

Nasehat bijak: janganlah menjanjikan lebih dari kemampuan gudangmu !.
Penting bagi pelaksana pergudangan untuk dapat mengukur berapa lama waktu yang diperlukan dalam penyiapan barang hingga barang tsb diterima oleh konsumen. Dengan mengetahui data ini maka gudang dapat memberikan standard pelayanan kepada bagian terkait dalam memenuhi janji kepada konsumennya. Mari kita belajar menghitung bagaimana waktu merambat didalam sebuah pergudangan

Proses pendataan pesanan

5-15 menit rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh team order entry untuk mendata dan memasukan pesanan dari konsumen kedalam system. Pendataan ini tidak hanya dalam angka pesanan dan jenis barangnya saja, tetapi sudah meliputi ketersediaan dana dan limit kredit yang diperlukan.

Proses penyiapan barang

60-120 menit rata-rata waktu yang diperlukan dalam memenuhi pesanan per konsumen. Waktu ini diperlukan untuk mencetak dokumen pengambilan barang, pembagian dokumen, pengambilan barang dan penyiapannya kedalam box atau kardus pesanan hingga barang-barang tsb siap didalam lokasi keberangkatannya.

Proses penyiapan pengiriman
15-60 menit waktu rata-rata yang diperlukan untuk mempersiapkan pengiriman ke konsumen. Waktu ini dikonsumsi oleh pencetakan dokumen keberangkatan, pengecekan dan pengepakan serta pemasukan kedalam kendaraan yang siap untuk berangkat.

Proses pengiriman

Inilah waktu yang tersulit untuk diukur, terlebih lagi kalau pengiriman dilakukan di Jakarta dimana dekat jauhnya jarak sudah tidak berbanding lurus jika dihubungkan dengan satuan waktu lagi. Baiknya adalah lakukan analisa tersendiri dan khusus sesuai dengan letak gudang anda. Misalnya, jika gudang terletak di daerah Bekasi maka pastikan bahwa anda perlu paling tidak 120-180 menit hanya untuk sampai di pintu tol Halim dipagi hari waktu jam kerja. Belum lagi mencapai dipintu parkir konsumen anda. Penelitian dan perkiraan yang terus menerus akan membantu anda dalam mencapai angka terbaik didalam proses pengiriman ini.

Proses bongkar muatan

Waktu yang dibutuhkan diproses ini memang aneh. Dari beberapa kondisi yang diamati proses ini memerlukan waktu 30 menit tersingkat dan bisa 4x60 menit jika terjadi antrian yang lumayan padat. Proses bongkat muat sangat dipengaruhi dari tipe konsumen yang dilayani, jenis barang yang dikirimkan dan kondisi loading dock yang ada disana.



Siasat Jitu Menghitung Waktu

Dari kelima proses utama didalam pergudangan diatas, ada yang dapat diatur oleh internal dan ada yang memang sangat dipengaruhi oleh external. Yang internal jelas bisa dipercepat dan perlambat oleh kita sendiri.
Picking contohnya, dapat diatur dengan cara multi pick atau single pick, pesanan dapat dilakukan dalam kondisi emergency (cito) atau rutin. Namun untuk yang external, beberapa siasat dibawah ini mungkin dapat membantu anda dalam menjadikan waktu semakin pendek.

Pengaturan Jam Keberangkatan Kendaraan

Tentukan alokasi konsumen berdasarkan jam-jam kesibukan yang biasanya terjadi. Prioritaskan pengiriman untuk daerah yang relatif tidak macet hingga kedaerah yang memang sangat macet. Dengan cara ini minimal anda akan mendapatkan ‘tarikan’ lebih banyak dibandingkan jika dibalik.
Salah satu retailer besar di Indonesia pernah melakukan konsep pengiriman tengah malam. Kenapa dilakuakan tengah malam ? karena memang kondisi di Jakarta pada waktu-waktu tsb sangat lenggang sehingga kecepatan dapat dicapai dengan baik, bahkan akan lebih baik lagi jika konsumen langsung melakukan penerimaan dan pemajangan barang diwaktu yang sama sehingga pada waktu konsumen datang ketoko dipagi harinya seluruh barang telah tertata dengan rapih.

Memperpendek Jarak Kirim

Memperpendek jarak kirim dapat dilakukan dengan cara menciptakan depo-depo disekitar daerah yang rawan macet. Dengan cara ini maka sebagian besar waktu pengiriman dapat diperpendek dan konsumen dapat menerima barang tanpa harus menggerutu karena terlambat. Cara ini memang tidak 100% baik karena ada resiko investasi yang harus dibangun untuk mendukung pengadaan depo.

Berikan Janji+50%

Istilah ini mirip dengan komisi atau cadangan waktu yang ditambahkan dari kondisi normal. Misalnya pengiriman dari Tangerang ke Bekasi biasanya 2 jam, maka katakan bahwa anda butuh waktu 3 jam. Dengan cara ini maka gudang memiliki lead tima (waktu tempuh) yang lebih panjang untuk menjaga-jaga kemungkinan terburuk yang mungkin terjadi.

Waktu adalah indikator pengukuran yang sangat general dan bersifat uniform. Siapapun mereka pasti memiliki standard yang sama terhadap besaran waktu.

Konsumen memiliki tuntutan terhadap hal-hal secara fisik seperti kesamaan antara pesanan dan pengiriman, keamanan dan keutuhan barang. Namun yang lebih
penting sebelum itu semua adalah ketepatan waktu pengiriman.

Perlu dilakukan penelitian dan pembelajaran yang bersifat berkesinambungan agar anda dapat mendata dan memetakan daerah yang macet dan tidak macet pada waktu tertentu.

Beberapa siasat dalam memperpendek waktu dapat dilakukan seperti misalnya mendirikan depo-depo pengiriman, mengirimkan ditengah malam atau memberikan waktu cadangan dalam pengiriman.

10 Noda Transporter Yang Harus Dihindari

Bukan bermaksud mengadili kesalahan dari transprter, tetapi cuma berniat untuk bagi informasi kepada pencinta logistic agar hal-hal negatif nanti yang dibaca disini tidak terjadi ditempat anda. Kalau yang positif sepertinya tidak perlu ditegaskan lagi, banyak sekali bantuan yang dapat diperoleh dari transporter. Dan sekali lagi, bagi transporter yang memang belum dan tidak pernah melakukan ‘noda-noda’ tsb tidak perlu kuatir, pertahankan iman dan komitment anda. Pepatah kuno yang masih patut kita renungkan : “Becik ketitik Olo ketoro – Yang baik akan tetap laik dan yang jelek pasti terdetek”

Peranan Transporter Di Dalam Logistic

Coba baca kembali pada seri gudangology Effektifitas Transportasi Logistik, disana dinyatakan bahwa unsur transportasi mengkonsumsi lebih dari 60% biaya yang dikeluarkan untuk keperluan logistic. Transportasi memiliki peranan yang sangat vital didalam mendistribusikan barang-barang dan sekaligus sebagai gudang berjalan. Tanpa adanya unsur transportasi, maka sebuah pergudangan hanya berfungsi sebagai tempat menyimpan saja.

Mengapa unsur biaya transportasi di Indonesia sedemikian besar, hal ini didukung dengan beberapa alasan klasik yang sering kita dengar dalam setiap diskusi seperti kondisi innfrastruktur yang belum sempurna atau memang banyaknya biaya under table (tidak resmi) yang mesti dikeluarkan oleh fihak transporter dalam menjalankan tugasnya dan inilah yang akan dibahas disini.

Daftar “Noda” Transporter

Dikatakan daftar noda sebab apa yang dilakukan oleh transporter tsb dapat membawa malapetaka pada fihak yang berhubungan dengannya, baik secara finansial yang berdampak pada biaya tinggi maupun mental dari karyawan yang dapat tercemari.

Jenis Noda 1: Memberikan “fee”
Secara bisnis uang yang diberikan kepada fihak perusahaan dari transporter adalah masuk unsur biaya. Tetapi kalau uang yang diterima tidak masuk kedalam kas perusahaan, tetapi langsung ke kantong pribadi oknum perusahaan jelaslah akan menjadi preseden buruk yakni penyuapan. Fee ini biasanya diberikan untuk mendapatkan kontrak kerja pengiriman barang dan pemberian dapat bersifat sekali pada awal kontrak atau bersifat bulanan seperti halnya komisi dari besarnya pengiriman yang dilakukan.

Dampak ke perusahaan:
Fee yang diberikan oleh transporter tsb langsung berdampak pada meningkatnya biaya pengiriman yang akan dibebankan oleh si transporter, kalaupun secara price list harganya masih rendah, berarti kalau tanpa fee tsb maka harga yang diberikan oleh transporter dapat lebih rendah lagi. Dampak kedua adalah kemungkinan terjadinya pengurangan kualitas pengiriman barang, bisa saja trucknya tidak standard karena berasal dari pinggir jalan (free lance), sopirnya asal bisa nyopir dan tidak jelas kapan pengembalian document pengiriman (POD).

Jenis Noda 2: Investasi Truck oleh oknum karyawan
Banyak alasan yang berkesan ideal saat transporter mengemukakan ide ‘briliant’ ini. Dengan invest truck dari oknum karyawan maka total truck akan lebih banyak, tidak akan melibatkan langsung oknum karyawan sehingga semuanya nampak rapih dan tidak berdampak langsung pada peningkatan biaya pengiriman. Sang oknum hanya menerima uang bulanan dalam bentuk keuntungan yang diperoleh sesuai dengan aktifitas truck yang dimilikinya.

Dampak ke perusahaan:
Karena si oknum tsb memiliki truck sendiri yang dikelola oleh transporter dan ia mendapatkan uang dari kuantitas pengiriman yang dilakukan oleh truck tsb, maka tentu ia berharap semakin hari akan semakin tinggi keuntungan yang diperolehnya. Si oknum akan melakukan intervensi kepada si transporter untuk mendahulukan muatan dengan trucknya. Celakanya biasanya transporter tidak hanya ‘meracuni’ satu oknum karyawan saja, tetapi bisa lebih dari 1 sehingga kalau pas muatannya minim, maka akan terjadi ketegangan internal memperebutkan muatan.

Jenis Noda 3: Memberikan Uang pada staff
Sering kali kelihatan sopir transporter memberikan uang parkir (tidak resmi) kepada petugas, uang muat kepada staff lapangan dan uang rokok kepada staff dokumen transport. Nampaknya hal ini sudah membudaya dan wajar sudah menjadi rahasia umum.

Dampak ke perusahaan:
Sopir akan berusaha mencari uang tambahan dengan segala cara, apakah ngobyek diluar, kerja sama dengan staff atau minta tambahan biaya kepada tarnsporternya. Belum lagi kalau sampai staff didalam gudang mengetahui hal ini, mereka akan komplen dan bisa-bisa mogok karena mereka yang mempersiapkan barangnya kok yang dapat rejeki malah staff transport di loading dock.

Jenis Noda 4: Menyulap Muatan
Sebuah truk box yang dilegkapi security seal dari metal masih terdapat kekurangan pengiriman barang pada waktu dibongkar, padahal seal tsb masih erat menempel pada pintu dan bernomor seri yang sama dengan pada waktu barang dimuat. Kejadian ini mungkin karena ”kelihaian“ sang sopir yang dapat menyulap pintu yang disegel dengan security seal dapat lepas karena dicopot engselnya tanpa merusak sealnya.

Dampak ke perusahaan:
Jelas perusahaan akan menderita klaim dari consumen karena barang yang hilang tsb seolah-olah tidak dikirimkan oleh perusahaan. Transporter disini ’bersih’ karena sealnya masih utuh.

Jenis Noda 5: Sopir Minum Bensin
Ini adalah istilah yang membumi dikalangan sopir. Sopir mengurangi jatah solar dengan cara menjualnya atau mengurangi pada saat mengisi di POM Bensin.

Dampak ke perusahaan:
Biaya operasional kendaraan akan lebih tinggi dari normal.

Jenis Noda 6: Ngobyek - Lembur
Kalau anda sering mendapatkan alasan as patah, persneling rusak atau ban kempes sebaiknya anda lebih berhati-hati. Sering kali oknum sopir mempergunakan alasan ini untuk mendapatkan objekan non tugasnya untuk mengirimkan barang lain atau untuk mendapatkan uang lembur.

Dampak ke perusahaan:
Jumlah ritasi kendaraan akan semakin rendah dan biaya operasional kendaraan akan lebih tinggi dari normal.

Jenis Noda 7: Jual Ban
Kalau anda sebagai supervisor transportasi yang mengelola truck-truck besar, pastikan anda memiliki cara bagaimana memonitor ban-ban baru yang ada di truck anda. Bagi oknum sopir, kesempatan jual ban baru dan ditukar dengan ban yang lama sudah menjadi standard operasinya.

Dampak ke perusahaan:
Biaya operasional kendaraan akan lebih tinggi dari normal.

Jenis Noda 8: Kong Kalikong Staff Pengiriman
Istilah lainnya adalah “nyolong”. Oknum sopir dan oknum karyawan perusahaan memiliki deal jahat untuk melebihkan kuantitas pengiriman yang tidak sesuai dengan dokumen. Barang akan dibongkar lebih dahulu untuk dikeluarkan dan kemudian melanjutkan pengirimannya ke konsumen yang dituju.

Dampak ke perusahaan:
Barang di perusahaan akan berkurang tanpa sengaja dan ketahuan baru pada saat stock take.

Jenis Noda 9: Mengganti truck standard dengan truck ’asal-asalan’
Ada transporter yang nakal yang pada waktu mengadakan tender menunjukan truk-truknya yang ”standard“, namun pada waktu kerja sama sedang berjalan ia menggantikan dengan truk yang asal-asalan.

Dampak ke perusahaan:
Mengurangi kualitas pengiriman dan beresiko kehilangan barang karena trucknya tidak jelas asalnya.

Jenis Noda 10: Kantornya hilang
Kejadian nyata: transporter datang dengan penawaran yang menarik, harga sangat bersaing, mampu memberikan apa saja yang diminta. Namun setelah 3 bulan operasional, tiba-tiba 5 truck yang sedang melakukan pengiriman tidak pernah sampai ditujuan dan waktu kantornya didatangi ternyata sudah kosong.

Dampak ke perusahaan:
Kerugian yang sangat besar karena hilangnya barang dan nama baik perusahaan.

Resep Pencegahannya

Mencegah lebih baik dari pada mengobati adalah kata-kata yang masih layak untuk diterapkan didalam bisnis transportasi. Untuk menghindari terjadinya 10 noda transportasi, cobalah ikuti petunjuk dibawah ini:


1. Lakukan proses penjaringan transportasi dengan terbuka dan transparant, coba baca seri gudangology Cara Pinter Milih Transporter.
2. Jalankan komitmen anti KKN dengan cara menerbitkan Surat Pernyataan Anti KKN baik kepada seluruh transporter dan karyawan perusahaan.
3. Berikan sanksi yang tegas, siapapun terlibat pemberian uang tidak resmi akan berdampak pada 2 sisi, karyawan perusahaan dan transporter yang bersangkutan.
4. Implementasikan tehnologi komunikasi dan deteksi (GPS) untuk setiap transporter yang menjadi partner untuk mengontrol keberadaan mobilnya.
5. Terapkan standard K3 atau HSSE yang tinggi untuk mengindari adanya permainan oknum sopir.
6. Lakukan training sopir secara rutin dan berkesinambungan.
7. Adakan meeting rutin bulanan untuk memberikan laporan kinerja masing-masing transporter sehingga tercipta suasana kompetisi yang positif.
8. Tingkatkan norma-norma beragama dan social dilingkungan perusahaan.
9. Mintalah komitment dari Management perusahaan anda untuk bersama-sama melakukan management yang clean and clear.

Transportasi memiliki peranan yang sangat penting didalam aktifitas logistik, oleh karenanya ia mempunyai saham lebih dari 60% biaya yang harus dikonsumsinya.
Paling tidak ada 10 noda transporter yang biasanya sering terjadi didalam bisnis logistik dan keseluruhan noda tsb dapat menyebabkan kerusakan moral karyawan dan juga biaya tinggi yang berlipat.

Dengan melakukan pencegahan sejak diawal, tentunya perusahaan akan mendapatkan biaya yang paling kompetitif dan pelayanan yang paling tinggi.
Diperlukan komitment yang tinggi dari perusahaan untuk dapat menciptakan suasana kerja yang bersih dan jernih (clean dan clear).

Cara Pinter Pilih Transporter

Mencari transporter untuk menangani perusahaan kita boleh diibaratkan saat kita mencari pasangan hidup. Mudah, susah, gampang, sulit .....

Berikut adalah panduan singkat bagaimana sebuah perusahaan menentukan siapa-siapa calon partner usahanya didalam bidang transportasi.

Langkah-langkahnya adalah sbb:

1. Pembuatan RFQ (proposal permintaan pelayanan). Ini yang sering terlupakan oleh perusahaan dalam mempersiapkan kebutuhan dan permintaannya. RFQ (proposal permintaan pelayanan) memberikan detail kebutuhan dan aturan main yang harus dipenuhi oleh transporter kelak. Didalam RFQ ini pula ada aturan-aturan administrasi dan (akan lebih baik) jika ada prosedur operasionalnya. Jangan lupa, masalah volume usaha dan lead time menjadi menu pokok didalamnya.

2. Pelengkapan form. Berikan waktu yang jelas kapan transporter harus mengembalikan form-form yang telah dilengkapi tsb didalam RFQ (proposal permintaan pelayanan). Periksalah bahwa seluruh form telah dipenuhi dan berisi informasi yang jelas.

3. Analisa pembandingan harga. Bagian ini yang sangat krusial. Salah pilih harga yang ‘cuma’ murah saja bisa-bisa kejeblos. Team komite transportasi yang dibuat haruslah mampu menganalisa harga yang ditawarkan dari segala sudut. Orang finance misalnya melihat dari besaran selisih yang ada dari keseluruhan transporter, orang operasional melihat kewajaran harga-harga dibandingkan dengan transporter lainnya.

4. Audit fisik. Dari 5 transporter yang ditender, usahakan ada minimal 3 yang masuk dalam kategori siap untuk diaudit. Tiga ini tidak berarti yang termurah, tetapi yang memiliki point terbaik setelah mempertimbangkan data-data di form yang dikirimkan dan kondisi penawaran harga yang disampaikan. Audit fisik dilakukan juga oleh team komite untuk melihat kebenaran data di lapangan. Pastikan bahwa setiap team telah memiliki serangkaian hal-hal yang akan menjadi bahan auditnya

5. Rekomendasi awal. Dari tiga yang telah terpilih, team harus melakukan summary decision dan memilih terbaik dari ketiganya. Rekomendasi ini adalah draft kontrak kerja setelah transporter menyediakan tenaga-tenaga kerja yang siap ditraining.

6. Transporter training. Ini yang masih jarang dilakukan oleh pengguna jasa transport. Masih jarang perusahaan yang merasa perlu mentraining transporternya karena beranggapan itu adalah bukan tugasnya. Training diberikan meliputi company knowledge, product handling knowledge, aturan keselamatan umum dan aturan lalulintas. Jika perlu dalam training ini juga diundang wakil dari jajaran polisi lalu lintas dan yang pasti tidak harus semua peserta training harus lulus jika memang kurang memenuhi syarat.

7. Kontrak kerja. Kontrak kerja perlu diberikan kepada transporter sebagai jaminan proses kerja sama dalam periode tertentu. Terbaik adalah pertahun dan ditinjau setiap 3 bulan sekali.

8. Pelayanan transporter. Sebaiknya transporter diberikan kesempatan untuk belajar praktek paling tidak 3 bulan pertama. Dimasa tsb antara pengguna jasa dan transporter saling menyesuaikan diri dan memantapkan setup system yang telah disepakati.

Tips:
1. Katakan “No Additional Cost untuk harga yang ditawarkan”.
2. Katakan „jangan pernah memberi uang kepada siapapun”
3. Lakukan dua opsi: rit atau kubikasi
4. Jangan terbujuk harga murah
5. Perlakukan sama antar transporter yang ada
6. Mintalah sopir yang benar-benar sopir, bukan sekedar sopir.
7. Jangan mencari truck dari pinggir jalan

Management Transportasi

Barang Terkirim Dengan Senyum

Salah satu tugas akhir dari suatu gudang adalah melakukan pengiriman barang kepada konsumen/klien atau fihak yang tertera pada surat orderanya. Nampaknya sangat sepele aktifitas pengiriman ini bahkan cenderung beberapa gudang nampak mengabaikan aturan-aturan dasar didalam pengiriman barang. Sekali lagi perlu diingat, pengiriman barang adalah tindakan mengeluarkan barang dari gudang, artinya jika tindakan tsb dilaksanakan dengan aturan benar maka benar hasilnya namun jika dijalankan dengan aturan yang salah, bablas lah barang anda.

Proses Pengiriman Barang

Apakah begitu barang keluar dari gudang, maka proses yang dinamakan pengiriman barang (delivery/dispatching) telah dimulai ?. Ternyata tidak !. Mari kita runut kebelakang bagaimana sebenarnya proses pengiriman barang ini dimulai.

1.Picking
Awal dari proses ini sebenarnya bermuara dari picking. Picking adalah proses penyiapan barang seusai dengan surat order dan menempatkan pada lokasi keberangkatan yang telah ditentukan. Proses ini menjadi demikian penting didalam dispatching dikarenakan akan menentukan benar tidaknya barang yang akan dikirimkan dan tujuan yang akan dicapai.

2.Checking dan Packing
Pada lokasi penyiapan keberangkatan, proses selanjutnya adalah checking dan packing. Proses ini bertujuan untuk mengelompokan urutan keberangkatan sesuai dengan daerah tujuan. Biasanya jika tokonya akan dikirim pertama, maka akan dimasukan (loading) kedalam truck dan sebaliknya yang paling terakhir kali dituju akan dimasukan paling pertama kali.

3.Loading
Proses loading adalah aktifitas dimana barang-barang dimasukan/dimuat kedalam truck untuk selanjutnya dikirim ke daerah tujuan. Pada proses ini terjadi transaksi antara transporter/sopir dengan fihak gudang yang diwakili oleh checker. Bagian inilah yang sebenarnya perlu mendapat perhatian besar karena saat itulah benar tidaknya barang dan daerah tujuan ditentukan. Proses serah terima perlu dilakukan dengan jelas agar pertanggung jawaban terhadap permasalah yang kelak timbul dapat dialokasikan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada proses ini diantaranya keutuhan fisik barang (tidak rusak/pecah atau cacat), jumlah dan jenis barangnya sesuai dengan dokumen penunjukan, daerah tujuannya sesuai dengan urutan route yang benar dan pastikan ada tanda serah terima (paraf/nama sopir dan no mobil serta jam keberangkatan) dari gudang serta kelengkapan dokumen yang benar.

4.Penyiapan Kendaraan Yang Aman dan Nyaman
Tidak hanya manusia yang memerlukan kondisi aman dan nyaman dalam perjalannya, barangpun menuntut hal yang sama. Dalam pengiriman barang, pastikan bahwa kendaraan yang digunakan memiliki box yang tidak bocor, kunci yang aman serta kelengkapan dan kondisi mesin yang prima. Jika pengiriman barang yang memerlukan penanganan suhu secara khusus, pastikan bahwa thermostat suhu berfungsi dengan baik sehingga kondisi suhu barang aman sampai ditujuan.

Masalah yang sering muncul dalam pengiriman adalah kerusakan barang dan kesalahan bongkar barang. Kerusakan sering kali disebabkan karena sopir tidak disiplin dalam menjalankan kendaraannya, apakah sering melakukan rem mendadak atau sengaja melewatkan kendaraan pada jalan berlubang dengan kecepatan tinggi.

Jenis kerusakan yang terjadi tidak hanya karena pecah, tetapi juga basah karena tumpahan atau kerusakan didalam kemasan yang tidak nampak dengan mata.
Ada satu aturan baku yang harus dijalankan oleh sopir dalam pengiriman adalah mencatat waktu keberangkatan dan kedatanganya di daerah tujuan yang disertai dengan jumlah KM yang dicapai.

5.Proses Bongkar Muat Barang
Proses pembongkaran barang ditempat tujuan memiliki makna yang hampir sama dengan saat pemuatan barang. Bedanya adalah pada bongkar barang yang menyerahkan barang adalah sopir dan yang menerima adalah fihak toko/outlet. Seluruh dokumen dan aktifitasnyapun serupa, hanya bedanya (dan ini yang paling krusial) adalah Pak Sopir adalah wakil dari perusahaan kita. Pertanyaannya adalah : “Apakah pak Sopir bisa mewakili perusahaan dan berperan sebagai staff perusahaan ?”

Aktifitas yang harus menjadi bahan kajian pada saat bongkar barang di tempat tujuan adalah jadual kedatangan yang harus sesuai dengan waktu yang tersedia dan (lebih baik) jika kedatangannya menempati urutan awal atau akhir untuk mempercepat proses pembongkaran. Sopir hendaknya tahu jalan pintas menuju tempat tujuan dan jam berapa waktu sibuk (pick session) sehingga waktu tunggu dapat dipersingkat. Terkadang, sopir lebih tahu kepada siapa saja ia harus bertemu agar pekerjaannya dapat terselesaikan dengan cepat. Sayangnya kondisi ini sering dijadikan alasan sopir untuk mengeluarkan biaya ekstra tanpa nota, oleh karena itu tips yang paling aman adalah selalu menganalisa jam tunggu yang terjadi untuk evaluasi diwaktu mendatang.

Hal sederhana dan tidak boleh terlupakan adalah kelengkapan dokumen dan kelengkapan barang-barang promosi, pengembalian/tukaran dan hadiah atau leaflet yang mungkin ada. Mengapa ini menjadi penting, berdasarkan pengalaman di lapangan banyak took/outlet yang hanya karena hal-hal tsb mereka tidak bersedia menerima barang yang dikirimkan bahkan yang paling parah adalah barang diterima tetapi mereka tidak mau membayar tagihannya.

Yang Sering Terabaikan: Pasca Pengiriman

Sekali lagi ---masih berdasarkan pengalaman--- ada proses yang sering terabaikan dalam pengiriman barang, yaitu pasca pengiriman. Ada beberapa proses yang harus dijalankan setelah aktifitas pengiriman dilakukan diantaranya:

• Prove on Delivery (POD): aktifitas ini berfungsi untuk memastikan seluruh proses pengiriman barang telah dilakukan dengan baik, sesuai dengan dokumen dan telah terupdate didalam system/fila pengiriman. Dengan proses POD, maka keseluruhan aktifitas mulai dari waktu order, penyiapan, pengiriman dan kembalinya sopir ke gudang akan terupdate dengan baik.

o Return/damage process (Proses barang pengembalian/barang rusak): proses ini “biasanya” menjadi aktifitas yang paling “menyebalkan” baik bagi sopir maupun staff gudang. Barang rusak atau barang kembalian selalu berkonotasi dengan ‘bau’ dan ‘kotor’, padahal bagi perusahaan tidak ada bedanya antara nilai barang rusak dengan barang bagus, tetap sama dalam COGS nya (harga belinya). Prosedur yang benar adalah seluruh barang return atau rusak harus diproses begitu proses POD dilakukan – Jangan Di Tunda !. Pastikan bahwa proses POD juga merupakan proses yang menyangkut proses berapa barang yang baik yang terkirimkan dan berapa harga yang harus dipotong karena adanya barang return atau rusak.

• Penyiapan Truck, yakni membersihkan box dari semua isi yang ada didalamnya. Sepele memang. Tetapi banyak sekali kejadian di gudang yang agak terlambat karena sopir perlu membersihkan dahulu box mobil sebelum barang-barang dimuat kedalamnya. Jadikan hal ini sebagai suatu budaya (habit) bagi setiap sopir untuk melakukannya, plus mencuci kendaraan sehingga pada keesokan paginya siap digunakan.
Tips:
• Pengiriman barang merupakan bagian paling kritis didalam suatu rantai logistic. Hal ini dikarenakan barang akan keluar dari tempat penyimpanannya pada proses ini, jika dikeluarkan dengan prosedur yang benar akan benar pula datanya. Tetapi jika dikeluarkan dengan prosedur yang salah, pasti bablas barangnya --dengan kata lain, hilang--.
• Ada beberapa tahapan proses dalam pengiriman barang yang harus dilakukan dengan baik agar kepuasan konsumen dan keakuratan data barang tetap terjaga.

Effisiensi Transportasi Logistik


Dunia logistic tidak dapat dipisahkan dengan yang namanya transport. Memang unsur-unsur logistic secara global terdiri dari 4 point, yaitu warehouse, transport, management dan system. Namun kalau dihitung dari unsur biaya yang timbul karena aktifitas logistic maka unsur transport menjadi yang nomor satu, yakni sekitar 60%-75% dari seluruh biaya logistic yang dikeluarkan.

Transport secara hakikat erat berhubungan dengan truck atau mobil. Namun secara harafiah transport adalah kegiatan memindahkan suatu barang antar gudang atau antar tujuan. Untuk memindahkan memang diperlukan sarana moda transportasi dan salah satunya adalah truck.

Sebagai pendukung aktifitas logistic di perusahaan, transportasi senantiasa berusaha memberikan biaya yang minimum untuk suatu kegiatan logistic yang diberikan. Untuk meminimumkan biaya ini, perlu kiranya suatu data-data yang dapat mengukur poin mana yang dapat diefisienkan atau kalau perlu ditiadakan tanpa menganggu kelancaran aktifitas operasional. Jika sudah ditemukan bagian mana yang dapat diefisienkan, maka kita harus dapat melakukan prioritas mana yang harus dijalankan terlebih dahulu sehingga tahap satu dengan tahap lainnya tidak akan saling mengganggu atau kontra produktif.

Kalau transport menduduki ranking pertama dalam biaya atau sekitar 60% dari total biaya logistic, maka sudah sewajarnya kita semua akan berkonsentrasi bagaimana mengefisienkan biaya yang ditimbulkan dari unsur transportasi ini.
Masalahnya, tidak semua aktifitas logistic memiliki sarana transportasi sendiri. Banyak dari mereka menggantungkan ‘nasib biayanya’ kepada fihak ketiga atau yang lebih dikenal dengan nama 3rd party transporter.


Ide I : mengelola transporter sebagai partner

Bagi perusahaan yang mempunyai kebijakan untuk meminimalkan investasi didalam transportasi, perlu kiranya menggandeng erat teman-teman tranporter agar dapat melakukan pelayanan yang optimal. Namun untuk berpartner tidak sama halnya hanya membeli atau menjual jasa, perlu kejelasan asal usul (kalau bahasa jawanya bibit, bebet dan bobot) dan potensi resiko dari calon partner kita tsb.

Langkah 1 adalah : lakukan assessment terhadap transporter yang mengajukan kerja sama. Assess dilakukan terhadap kantor, pool, kendaraan dan pola pengelolaan administrasi dan karyawan perusahaan transportasi tsb. Untuk memudahkan assessment ini sebaiknya perusahaan memiliki team management transportasi yang terdiri dari bagian operasional, finance dan HRD. Team ini akan melakukan assessment dan memberikan penilaian yang layak dan independent terhadap calon partner ini.

Langkah 2 adalah : lakukan pembandingan biaya kirim dengan perusahaan-perusahaan lainnya yang sejenis. Pembandingan selayaknya dilakukan untuk mencari yang termurah namun disesuaikan dengan standard pelayanan yang dimintakan. Contoh untuk Oil industry, mungkin akan sedikit lebih mahal karena harus memenuhi persyaratan safety yang sangat tinggi.
Tips: untuk beberapa gudang yang memiliki jadual pengiriman yang jelas atau dengan load yang sangat tinggi, dapat juga diambil alternatif untuk melakukan sewa kontrak mobil. Beberapa kontrak telah melakukan dan hasilnya lebih effectif, ternyata dapat menekan biaya yang timbul.

Langkah 3 adalah melakukan training : training ini wajib dan perlu untuk menyamakan persepsi partner kita tentang perusahaan kita. Bayangkan, kalau ada sopir yang tidak tahu perusahaan yang meminta jasanya dan tidak tahu apa yang dikirimnya setiap hari dengan truknya, alangkah menyedihkan. Silahkan coba tes beberapa sopir dan tanyakan hal tsb diatas. Training juga baik untuk menerapkan kedisiplinan, keamanan dan pengamanan penanganan barang berbahaya.


Ide II : mengkonsolidasikan tujuan pengiriman

Sebenarnya ide ini sudah sangat alami ada disetiap kepala sopir truck. Mereka sudah melakukan penggabungan pengiriman didalam truk yang sama untuk beberapa tujuan sekali jalan, dan hasilnya: sangat mengagumkan. Tidak salah kalau kita juga mencontoh ide tsb namun dengan perhitungan yang lebih baik lagi. Mari kita cari perusahaan-perusahaan yang memiliki ide dan kesamaan pola kirim sehingga antar keduanya dapat memperoleh penghematan yang cukup berarti. Hanya saja dalam hal ini perlu diperhatikan unsur keamanan barang dan lead time yang harus dicapai.

Ide III : mengkonsolidasikan transporter

Budaya asli Indonesia dalam dunia bisnis adalah : belanja banyak akan lebih murah dibandingkan belanja eceran. Lalu bagaimana kalau beberapa kontrak dilayani oleh 1 atau 2 transporter saja dibandingkan dikelola oleh 5 atau 10 transporter. Yang pasti adalah harga per satuan pengiriman akan lebih rendah karena volume yang tinggi bagi perusahaan transport tsb. Hanya yang perlu dijaga adalah menghindarkan terjadinya monopoli transportasi sehingga dapat mengganggu kelancaran operasional.

Ide IV : memiliki transport sendiri

Ide ini mungkin dapat ditelaah dan didalami agar keputusan yang diambil dan disetujui oleh management akan benar-benar memiliki dampak yang diharapkan. Ada resiko dan keuntungan yang bakal diraih jika perusahaan memiliki transport sendiri. Mana yang lebih baik memiliki truck sendiri atau tidak, silahkan dianalisa sesuai dengan kondisi masing-masing.

Ide V : melakukan penjadualan order dan pengiriman

Ide ini adalah penggabungan antara ide-ide sebelumnya dengan pola pelayanan management pergudangan. Tidak ada salahnya kalau staff transport/gudang memberikan ide yang cemerlang kepada pimpinanya untuk menurunkan biaya pengiriman melalui penjadualan order dan pengiriman. Jika sudah ada jadual yang disetujui, analisalah berapa buah kendaraan yang diperlukan dan bagaimana jenis pengadaannya, menyewa atau tetap berpartner seperti biasa. Jika perlu gabungkan ide IV, apakah lebih baik perusahaan memiliki kendaraan sendiri ?.

Apapun yang kita lakukan terhadap aktifitas transportasi di dalam pelayanan gudang kepada customernya, perlu dipastikan bahwa keamanan, keselamatan kerja tetap menjadi nomor satu. Efisiensi tanpa memperhitungkan keamanan dan keselamatan sama saja seperti kita melakukan taruhan/judi terhadap nasib. Idealnya adalah, selamat, aman, cepat, informative dan murah ongkosnya.

Apa ada ?.

Cross Docking

Cross docking di Indonesia bukan hal yang baru. Hampir seluruh sopir-sopir truck sudah faham benar bagaimana cross docking ini dilakukan. Hanya saja, mereka tidak pernah tahu apa itu namanya cross docking karena secara umum mereka menyebutnya pok.

Definisi cross docking adalah pemindahan barang dari truck pada proses penerimaan barang langsung kedalam truck pengiriman. Proses ini sebenarnya adalah bagian daripada proses efisiensi penerimaan barang selain proses bulk storage (penyimpanan paletisasi) dan proses racking.

Pada dasarnya cross docking merupakan proses pemendekan pengiriman langsung dari penerimaan barang tanpa melalui proses put away, refill dan picking.

Persyaratan Cross Docking

1.Barang diterima = barang dikirimkan.

Jika seluruh barang yang diterima gudang merupakan barang yang akan dikirimkan, dengan kata lain, barang yang diorder adalah barang yang sedang diterima digoods receiving, maka ini adalah kondisi ideal untuk melakukan cross docking. Untuk mencapai kondisi ini diperlukan kerja sama yang erat antara bagian order barang, purchasing dan distributor/principal dalam menentukan jenis dan kuantiti barang yang dikirim. Bagian yang paling ‘direpotkan’ jika kondisi ini akan dicapai adalah si distributor/principal dalam menyiapkan barangnya. Bisa saja gudang mengatur untuk 1 truck penerimaan akan di cross dockingkan kepada 2 atau 3 tujuan dengan 2 atau 3 truck yang berbeda, syaratnya adalah barang disiapkan oleh distributor/principal dalam satuan yang sudah tepat sesuai satuan ordernya.

2.Tersedia lokasi yang memadai.

Lokasi ini digunakan untuk membongkar barang terlebih dahulu digudang. Barang yang akan dinaikan langsung ke truck keberangkatan ditinggalkan dan sisanya disimpan dilokasi rak. Dengan cara ini maka gudang setidaknya sudah menghemat ½ aktifitas picking yang tidak dilakukanya. Disamping itu juga perlu disiapkan luasan loading dock yang sesuai agar cross docking dapat cepat dilaksanakan.

3.Kuantitas jenis barang yang terbatas.

Cross docking akan semakin efektif jika jenis barang yang akan di cross dockingkan tidak terlalu banyak, tetapi dalam kuantitas yang banyak.

4.Jadual kedatangan truck sama dengan jadual keberangkatan.

Hal ini yang terkadang sulit diatur. Untuk mencapai kondisi ini –sekali lagi-- diperlukan kerja sama yang erat dengan konsumen dan distributor/principal. Pengaturan jadual yang sesuai antara kedatangan dan keberangkatan sangat mungkin jika outlet yang dikirimkan tidak terlalu banyak.

5.Jenis truck yang sepadan.

Bayangkan jika truck kedatangan mempergunakan tronton dengan kapasitas 20 ton, tetapi truck yang tersedia hanya 2 engkel fuso. Jelaslah mustahil melakukan cross docking dengan baik. Kesepadanan jenis truck merupakan syarat pemercepat dalam proses cross docking

6.Dokumentasi yang mantap.

Ini penting dikarenakan cross docking yang murni adalah pemindahan antar truck.
Pastikan bahwa dokumen keberangkatan mempunyai data kuantitas barang yang sama dengan barang yang datang, tetapi bertujuan berbeda.

Keuntungan Cross Docking

Tanpa perlu memperdebatkan, keuntungan cross docking secara umum dapat mencapai 50% lebih efisiensi dibandingkan pola distribusi secara tradisional. Keuntungan ini dihasilkan dengan tidak dilakukannya proses-proses normal daripada proses pergudangan.

Jika gudang sudah dapat melakukan cross docking dengan normal dan lancar, maka proses efisiensi dapat lebih ditingkatkan dengan melakukan proses pengiriman langsung ke konsumen (direct delivery). Tentunya untuk mencapai kondisi ini tantangan yang akan dihadapi akan lebih besar.

Jenis-Jenis Kontainer

Ada beberapa jenis dan tipe kontainer. Jika kita mengurutkan mereka berdasarkan ukuran, ada apa yang kita sebut 20 ft, 40 ft, 40 Tinggi dan 45 kubus kubus Tinggi.

Dengan penggunaan, ada General Purpose kontainer (dry container), biasanya digunakan untuk makanan non-beku, cetakan, kayu, plastik, dll Kedua, kita memiliki Reefer kontainer yang biasanya digunakan untuk makanan beku seperti udang, ikan, coklat, susu, dll Flat wadah rak yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini, wadah ini biasanya digunakan untuk mesin berat dan besar. Terakhir kita memiliki wadah Buka-atas, wadah ini tidak ada langit-langit, ini biasanya digunakan untuk mesin dan produk kaca.

Pengiriman Barang

Pengertian Pengiriman Barang adalah “Mempersiapkan pengiriman fisik barang dari gudang ketempat tujuan yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman serta dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya”

Sebelum melakukan pengiriman, aktifitas yang dilakukan setelah barang disiapkan adalah pengepakan (pack) dan pemilahan (sortasi).
Packaging dilakukan secara sendiri-sendiri atau digabungkan untuk kenyamanan/keamanan barang. Sedangkan sortasi adalah mengumpulan picking atau packaging ke route yang benar dan harus membandingkan antara kapasitas truck dan route yang akan dilalui.

Yang terpenting dilakukan didalam proses pack dan sortasi adalah:

1. Adanya alamat/label untuk per tujuan
2. Mengurangi waktu pencarian dalam packaging
3. Pengelompokan antara karton, boxes atau pcs
4. Memberikan label khusus untuk packaging boxes
5. Menghitung jumlah koli
6. Mengelompokan packaging kedalam alur keberangkatan yang benar

Prinsip dasar didalam pack dan sortasi adalah:

• Pengecekan dokumen vs barang
• Aktifitas barang vs barang

Hambatan-hambatan didalam pack dan sortasi adalah
1. Pengeluaran barang lambat
2. Lokasi pra delivery tidak teratur
3. Kerusakan barang
4. Urutan rencana delivery tidak tepat
5. Truck yang tidak sesuai dengan rencana
6. Partial picking
7. Dokumen tidak lengkap
Sehingga didalam pack dan sortasi dapat juga di ukur KPI yang akan bermanfaat bagi management:
Rata-rata box/karton – diukur dari total box atau pcs yang ada dan berapa jumlah karton setelah dilakukan pengemasan
• Contoh: Tujuan Timur 100 boxes/karton, Tujuan Utara 40 boxes/karton
Efektifitas Pengiriman Barang (Delivery)
Menurut Donald J Bowersox & Davids J. Close didalam bukunya Logistical tManagement, dinyatakan bahwa aktifitas Transportasi menghabiskan 44% dari total biaya logistic. Bahkan di Indonesia menurut beberapa sumber biaya transportasi bisa mencapai lebih dari 60%.
Donald J Bowersox & Davids J. Close juga membagi komponen biaya administrasi 6%, customer service 4%, inventory 20% dan warehouse 26%. Nampak jelas bahwa aktifitas transportasi merupakan aktifitas yang perlu dan harus ditangani dengan sangat serius.

Didalam prakteknya, penghematan biaya transportasi dapat dilakukan langsung dengan menerapkan:

• Minimalkan waktu tunggu muat di gudang dan waktu tunggu bongkar barang di tujuan
• Maksimalkan kapasitas pengiriman per jenis kendaraan
• L400, CDE, CDD, Fuso, Tronton atau Build Up
• Atur route yang akan dituju
• Jika memungkinkan, pengiriman dilakukan didalam satuan pallet, bukan pada pecahan atau kartonan
• Hindarkan biaya siluman.

KPI Pengiriman Barang (Delivery)
KPI (Key Performa Indicator) pengiriman barang digunakan untuk mengukur kecepatan, akurasi, volume dan kondisi-kondisi lainnya yang ditentukan oleh management.

Untuk mendapatkan KPI penyiapan barang dengan baik, maka perlu diketahui dasar-dasar aktifiats kerja di bagian ini:

1. Pengecekan dokumen vs barang
2. Aktifitas barang vs lokasi (space)

Dengan mengetahui dasar-dasar aktifitas tsb, maka akan diketahui hambatan-hambatan yang terjadi didalam proses pengiriman barang yang berkaitan dengan dasar-dasar aktifitas tsb:

• Pengeluaran barang lambat
• Kerusakan barang
• Urutan rencana delivery tidak tepat
• Armada angkutan yang tidak memadai
• Truck tidak sesuai standard
• Barang titipan (promosi)
• Pengurusan barang CN

(Penjelasan lebih detail mengenai judul diatas dapat dilihat pada Hand Book Logistic Indonesia I)

Transportasi

Transportasi digunakan untuk memudahkan manusia dalam melakukan aktifitas sehari-hari. Transportasi sendiri dibagi 3 yaitu, transportasi darat, laut, dan udara.

Dua fungsi utama dari transportasi :

PEMINDAHAN BARANG dan PENYIMPANAN BARANG

Transportasi adalah elemen biaya logistik yang tertinggi. Hampir diseluruh aktifitas Logistik ada aktifitas transportasi yang menyertainya.

Aktifitas transportasi pada dasarnya dikategorikan kedalam dua skala umum, yaitu:

1. Skala ekonomis (EoS) ;Biaya per unit transportasi akan menurun pada peningkatan volume yang dikirimkan

Contoh:
- Jabotabek 2.000 kg by CDE: Rp. 350.000
- Jabotabek 4.000 kg by CDD: Rp. 450.000

2. Skala jarak tempuh (EoD) ; Biaya per unit transportasi akan menurun pada jarak yang semakin jauh

Contoh:
- Jakarta – Semarang (400km) Rp. 2.500.000
- Jakarta – Surabaya (900km) Rp. 3.800.000

Didalam suatu penelitian di India yang dilakukan oleh Dr. B.S. Sahay Dean (Research & Consultancy) Management Development Institute Gurgaon, India, nampak bahwa biaya transportasi menempati tempat teratas yang menyumbangkan presentasi biaya terhadap seluruh biaya logistik.

- Transportation 35%
- Inventories 25%
- Losses 14%
- Packaging 11%

- Handling and Warehousing 9%
- Customers' shopping 6%

Semenjak tahun 1998 hingga sekarang, kenaikan porsi transportasi didalam biaya logistik terus meningkat dari 33% menjadi 55%.

Penyebab dari tidak efisiensinya transportasi adalah:

A. Volume yang kecil yang diangkut oleh truck. Dengan rendahnya volume yang terangkut maka sudah pasti perbandingan biaya stock dengan penjualannya.
B. Waktu tunggu di tempat penyerahan barang. Semakin armada kita menunggu terlalu lama di gudang konsumen maka semakin tidak efisien aktifitas pengiriman barang.
C. Tidak seimbanganya antara kemajuan kota dengan kemajuan desa. Hal ini menyebabkan tidak adanya barang yang dikirim balik ke ibu kota setelah kapal atau pesawat membawanya ke Indonesia timur misalnya.

Cara-cara meningkatkan efisiensi transportasi adalah:

• Mengubah cara kirim dari sistem Kg ke m3, dari LCL ke FCL atau dari LTL to FTL.
• Menghindari kompleksitas pengiriman barang dengan memanfaatkan kantor transit untuk konsolidasinya.
• Konsolidasi dengan industri lainnya agar volume pengiriman menjadi lebih besar. Dengan menggabungkan antara perusahaan A dan B maka pengiriman yang seharusnya hanya menggunakan CDD, karena digabung maka dapat menggunakan Fuso dengan harga per unit yang relatif lebih murah.

Ronald H. Ballou didalam bukunya Business Logistic Management memberikan cara-cara optimalisasi biaya transportasi dengan cara pengaturan rute dan jadwal dengan lebih baik:

1. Minimalisasi total waktu perjalanan per route
2. Pemberhentian harus direncanakan untuk jadual yang ketat
3. Route dimulai dari tujuan yang terjauh dari depot terlebih dahulu
4. Urutan pemberhentian kendaraan sebaiknya disesuaikan dengan pola droping barang
5. Route paling efisien adalah penggunaan truck yang besar
6. Pengambilan barang sebaiknya disatukan dalam route pengiriman daripada secara khusus setelah akhir route
7. Berhenti pada waktu pengiriman yang ketat sebaiknya dihindarkan