ORDER DAN PENYIAPAN BARANG

Order and Picking

Pengertian Penyiapan Barang adalah “Mempersiapkan pengeluaran fisik barang dari gudang yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.”

Order processing adalah salah satu elemen didalam Kelengkapan Order. Istilah order processing umumnya digunakan untuk menggambarkan suatu proses atau alur kerja yang berhubungan dengan picking, packing dan pengiriman barang ke customer.

Setiap warehouse memiliki keunikan proses order processing ini dan tidak ada satupun suatu proses yang “fit for all size”.

Order biasanya berasal dari team sales atau pabrik yang melakukan order untuk pengolahan produksi.

Order bisa disampaikan melalui elektronik mail, telepon, fax ataupun komunikasi lainnya yang memiliki kekuatan informasi berdasarikan kesepakatan kedua belah fihak.

Gambar simulasi proses order dan penyiapan barang

Secara umum proses order sbb:

1. Customer kirim order

2. Order di input kedalam system (WMS)

3. Otorisasi ke fihak berwenang (misalnya Finance)

4. Jika OK, maka WMS akan menerbitkan Picking List (PL)

5. Team Warehouse akan mempersiapkan barang berdasarkan PL tsb

6. PL di konfirmmasi kedalam WMS

7. System akan update stock dan mencetak dokumen pengiriman (Delivery Note, Invoice)

8. Barang diterima oleh customer

Aktifitas Picking sangat kritis didalam suatu operasional warehouse. Edward H Frazelle, Ph. Didalam bukunya Supply Chain Strategy menyatakan bahwa picking merupakan ½ dari aktifitas gudang .

Dengan porsi yang sedemikian besarnya, maka jelas bahwa penanganan proses picking didalam gudang akan berpengaruh langsung terhadap efisiensi dan efektifitas operasional gudang secara umum.

Masih didalam buku yang sama, Edward juga menyatakan bahwa perjalanan menuju kelokasi picking barang adalah bagian terbesar waktu yang di konsumsi.

Artinya untuk meningkatkan produktifitas picking sebenarnya sangat sederhana yakni dengan memperpendek waktu perjalanan menuju ke lokasi picking.

1. Prioritas picking.

• Siapa sebaiknya yang mencetak picking list ?

• Penentuan penyiapan mana yang harus dipicking terlebih dahulu :

· Customer

· Multi drop

· Jenis barang

· Ketersediaan transport

2. Pembagian dokumen picking list.

• Perlu adanya leading hand yang mengatur pembagian picking list.

• Pembagian berdasarkan urutan prioritas picking.

• Pembebanan picking sebaiknya adil antar picker.

• Pembagian jenis peralatan picking:

• Pallet

• Trolley

• Direct

• Perlu disiapkan team emergency picking

3. Pencatatan personal dan waktu.

• Pencatatan diperlukan untuk mengukur produktifitas picking karyawan dan juga memantau terjadinya kesalahan picking.

• Seragam kerja sebaiknya diberikan nomor di punggung dan di dada (seperti sepak bola)

4. Pemilihan peralatan picking.

• Peralatan picking hendaknya ditentukan sejak awal dan menjadi ‘dedicated’ per staff.

• Penggantian peralatan dapat dilakukan sesuai dengan produktifitas karyawan.

6. Perjalanan menuju lokasi pengambilan barang.

• Menentukan lokasi mana yang harus ditempatkan barang fast moving, slow dan medium.

7. Pencarian barang yang diminta.

• Membaca lokasi penyimpanan vs picking list.

8. Pengambilan barang.

• Pengambilan barang tidak boleh dari bawah.

• Hati-hati terhadap lokasi barang yang tinggi.

• Sesuaikan dengan:

· Lokasi

· Nama barang

· Qty

· Batch/expire date

9. Penataan barang diatas pallet/trolley.

• Barang ditata sedemikian rupa sehingga tidak ada barang yang menutupi jika dilihat dari samping.

• Jika menggunakan pallet, maka jangan mempergunakan jalur tengah pallet untuk meletakan barang.

• Jika mempergunakan trolley, pisahkan antara barang berat dan ringan.

10. Pengumpulan hasil picking-an.

•

Jika pallet/trolley penuh, pastikan barang tersimpan dilokasi yang ditentukan.

• Berikan tanda/nama picker, tujuan atau no picking.

• Kelompokan sesuai dengan tujuannya.

• Leading hand untuk penyiapan hasil picking, perlukah ?!

11. Konfirmasi picking.

• Konfirmasi picking diperlukan untuk mencetak surat jalan (DN)

• Konfirmasi dilakukan jika seluruh picking-an sudah selesai per tujuan atau per no picking list.

• Konfirmasi dilakukan hanya pada barang yang disiapkan, jika tidak ada barangnya (atau kurang) di konfirm sesuai dengan fisik barang saja.

12. Legalitas dokumen.

• Tandatangan antara picker dengan checker atau staff yang konfirm kedalam system.

Peningkatan Mutu Penyiapan Barang

1. Picking per pallet

• Dilakukan untuk barang-barang yang fast moving atau order pada minimal qty per pallet.

• Menekankan pada desain pack untuk full pallet

13.

2. Picking dari storage area

• Menghindari perjalanan panjang didalam warehouse

14.

3. Penyederhanaan tugas picking

• Perjalanan ke, dari dan antar lokasi rak

• Mengambil langsung dari areal penyimpanan atau picking

• Pencapaian langsung ke akses lokasi picking

• Penyederhanaan dokumen picking

• Kemasan barang yang dipicking

• Pencarian lokasi picking

4. Pengumpulan order

• Mengurangi waktu tempuh per pick dengan meningkatkan jumlah picking order selama proses picking.

5. Single order picking

• Picking dilakukan satu-satu per waktu tertentu oleh picker khusus.

6. Batch picking

• Order digabungan untuk di pick pada waktu tertentu

7. Zone picking

• Picker melakukan pengambilan barang pada areanya saja

8. Picking berurutan

• Picking dilakukan sesuai urutan lokasi untuk mengurangi waktu perjalanan

9. Paperless picking

• Mengurangi dokumentasi dari order ke aktifitas picking

produktifitas gudang naik 5%, artinya akan ada kecepatan yang naiknya setara dengan itu atau akan ada penurunan biaya di gudang yang identik dengan angka tadi.

Yang pasti, untuk memperbesar produktifitas picking, ayo kita mencari Mak Erot !

Hambatan di Picking:

· Secara umum, dengan meningkatnya tingkat order barang akan semakin menambah tingkat kesulitan picking. Padahal dengan meningkatnya order picking tsb maka perusahaan secara kuantitas akan lebih baik.

· Semakin banyaknya barang yang ada, semakin komplek tingkat kesulitan dalam picking. Bayangkan jika barangnya beraneka ragam, ada yang karton dan yang pecahan, ada yang besar dan ada yang kecil, maka akan munculah masalah bagaimana memisahkan yang kecil dan yang besar, yang berat dan yang ringan atau yang murah dan yang mahal.

· Semakin luasnya gudang, semakin memperpanjang waktu yang dibutuhkan oleh picker dalam menyediakan barang. Padahal, semakin luas gudang, itu pertanda semakin banyak barang yang ditanganni dan artinya semakin besar ‘tingkat kesejahteraan’ gudang itu sendiri.

· Zone picking, picking dilakukan per zone oleh staff picking tertentu. Si A hanya mengambil dry goods, si B mengambil Soft line dan si C dikhususkan di Hard line.

· Penghitungan ratio ini memang agak rumit, tidak semata-mata menentukan A-G di area I, H-K di area II dan seterusnya, tetapi lebih cenderung dilakukan berdasarkan tingkat kelakukan (movement level) dari product yang dikelolanya. Contoh sederhana, barang yang sangat fast moving, sebaiknya jangan diletakan dibagian paling belakang atau paling jauh dari meja admin/kasir.

Tips IV: O – Organisasi.

Organisasi disini diantaranya membahas mengenai penyederhanaan tugas seorang picker. Mungkin ada baiknya picker tidak harus melakukan pengecekan atau pengepakan, tetapi hanya melakukan tugas pengambilan barang sesuai dengan dokumen dan meletakanya diarea keberangkatan.

Picker mungkin tidak harus mencatat waktu setiap kali pengambilan barang, menghitung jumlah label yang tersisa atau melakukan down load terhadap hasil scanner yang dilakukannya. Penghilangan aktifitas-aktifitas tsb diatas dijamin akan memperlancar pekerjaan seorang picker dan akan berdampak langsung pada ‘pembesaran’ producktifitas picking.

Tips V: T – Technology Support.

Technology support yang diperlukan adalah kemampuan picking list memberikan acuan dilokasi mana yang harus dilakukan picking dengan urutan antar lokasi yang benar. Mulai dari mana si Picker melakukan picking sehingga tidak ada peluang picking berjalas bolak-balik. Technology yang handal juga akan menyebabkan paperless work, misalnya melalui scanner. Dengan penerapan technologi canggih ini, minimal akan diperoleh kecepatan proses dan penghematan biaya administrasi.

Pack dan Sortasi

Fisik barang tidak dapat ditangani/dikirimkan dengan sistim informasi. Barang tanpa pengemasan tidak dapat ditangani dengan baik (Source: LogisticS Design Consulting Lab., Japan)

Tujuan pengemasan:

1. Perlindungan terhadap isi barang yang dikemas

2. Kemudahan proses penanganan

3. Keekonomisan terhadap bahan pengemasan

4. Penyesuaian dengan alat penanganan lanjut

Fungsi pengemasan:

• Semakin kecil kemasan akan semakin mudah penanganannya

• Biaya pengangkutan di pesawat – Berat Muatan vs Berat Volume

• Ruangan truk menjadi lebih effisien

• Loading barang menjadi lebih mudah

Kriteria pengemasan:

• Tujuan/customer yang sama

• Jenis barang yang sesuai (fungsi, kandungan, jenis barang)

• Maksimalkan isi per kemasan – mengurangi ruangan kosong (densitas isi)

• Disesuaikan dengan daerah tujuan, mode transportasi dan berat/ringannya barang

• Dapat menjaga suhu dengan stabil sesuai waktu dan ice gell yang ditentukan (barang dingin)

Hambatan yang muncul didalam pengemasan dan sortasi:

• Pengeluaran barang lambat

• Lokasi pra delivery tidak teratur

• Kerusakan barang

• Urutan rencana delivery tidak tepat

• Truck yang tidak sesuai dengan rencana

• Partial picking

• Dokumen tidak lengkap.

Optimalisasi pengemasan dan sortasi dapat dilakukan sbb:

• Adanya alamat/label untuk per tujuan

• Mengurangi waktu pencarian dalam packaging

• Pengelompokan antara karton, boxes atau pcs

• Memberikan label khusus untuk packaging boxes

• Menghitung jumlah koli

• Mengelompokan packaging kedalam alur keberangkatan yang benar

Hambatan didalam pengiriman barang:

• Pengeluaran barang lambat

• Kerusakan barang

• Urutan rencana delivery tidak tepat

• Armada angkutan yang tidak memadai

• Truck tidak sesuai standard

• Barang titipan (promosi)

• Pengurusan barang CN

Salah Kaprah

Salah kaprah adalah kesalahan yang terjadi dilapangan, tetapi karena kesalahan tsb terus menerus terjadi, maka sudah dianggap ‘kaprah’ (biasa).

Beberapa salah kaprah yang harus dihindari di gudang anda didalam proses penyiapan barang diantaranya:

• Letak lokasinya jauh, ambil saja ditempat yang terdekat

• Ambil barang dari bawah tumpukan

• Picking face kosong, pickingnya ‘bodong’

• Tak ada forklift, memanjatpun jadi

• Konfirm dokumen picking sebelum picking

• Kardus tak ada, jadi satu solusinya

Referensi Packaging

Logistik hampir selalu diartikan dengan aktifitas pergerakan fisik suatu barang dari suatu tempat ketempat lainnya. Walaupun didalamnya terkandung juga pergerakan informasi dan jasa tentunya. Karena proses pergerakan tersebutlah maka akan muncul permasalahan-permasalahan yang erat berhubungan dengan efisiensi, kerusakan barang, ketidak cukupan ruangan yang tersedia bahkan lamanya proses yang dilakukan didalam penangannya.

Pergerakan barang harus dilakukan dengan cepat, aman dan mengkonsumsi waktu dan tenaga penanganan yang sangat minimal. Untuk mencapai peryaratan tadi, diperlukan pengamasan (packaging) yang tepat sebagai salah satu alternatif strategi yang langsung berdampak pada pengurangan biaya logistic yang pasti.

Prinsip dasar Packaging

Secara logika, benda tidak dapat diangkut/dipindahkan dengan system gelombang elektronik. Hanya di dalam film Startek lah suatu benda padat dapat dipindah lokasikan dengan mempergunakan suatu alat fiksi yang bernama teleport. Berbeda dengan informasi yang dapat dikirimkan melalui sms, mms, internet dan sebagainya maka jelaslah bahwa benda memerlukan suatu pengemasan didalam pergerakannya. Adalah hal yang tidak mungkin jika kita harus mengirimkan barang/part tanpa pengemasan yang akan berakhir dengan kerusakan atau miss function dari barang tsb.

Tujuan Packaging

LDCL (Logistic Design Consulting Laboratory) Jepang menyatakan, dengan menerapkan packaging yang benar pada suatu barang akan diperoleh beberapa keuntungan:

1. Perlindungan terhadap isi barang dan bagiannya

2. Nilai keekonomisan terhadap bahan pengemasannya sendiri

3. Kemudahan didalam pengemasan dan penangannya

4. Penampilan pada nilai jual

5. Kecocokan dengan moda pengangkutannya

6. Kemudahan didalam pendaurulangannya

Bagaimana Packaging dapat mengurangi biaya logistic ?.

A. Resiko kerusakan atau kehilangan barang

Bayangkan jika sebuah gudang harus menyimpan mie instant misalnya dalam kemasan satuan tanpa mempergunakan kardus isi per 40an. Akan banyak kerusakan yang terjadi karena barangnya tidak akan bisa ditumpuk dengan baik dan resiko rusak/hilang pasti akan sangat besar. Dengan mengemas mejadi 40 bungkus per kardus, maka barang lebih mudah di tumpuk dan juga akan lebih aman terhadap kerusakan atau kehilangan barang.

B. Kecepatan proses penanganan barang

Apa yang terjadi pada proses penerimaan barang, loading dan unloading jika mie instant tersebut ditangani tanpa kemasan kardus ? Tentu memerlukan waktu dan tenaga yang luar biasa bahkan dengan hasil akurasi yang rendah. Kalaupun harus berhasil dengan baik, sudah pasti diperlukan usaha yang sangat banyak.

C. Optimalisasi ruang pengiriman

Barang yang dikemas dengan baik dan efisien akan memberikan nilai ekonomis melalui efisiensi kebutuhan ruanganya. Didalam penerbangan misalnya, pengiriman barang akan sangat dipengaruhi dengan volume kemasan yang disamakan dengan berat barangnya sendiri dimana per IATA telah menentukan konversi volume 6000 cm3 setara dengan 1 kg (IATA, International Air Transport Association).

Metode Penghitungan Efisiensi Pengemasan

Bayangkan jika anda harus menentukan mana yang paling efisien didalam mengiriman sebuah product sbb:

Barang A: berat muatan 50kg, ukuran kemasan 50x80x100 cm

Barang B: berat muatan 37kg, ukuran kemasan 50x40x70 cm

Menurut anda,, mana yang lebih efisien jika dilakukan pengiriman barang via udara ?

Densitas atau sering disebut juga index efisiensi kemasan adalah cara menentukan index kemasan kemasan dengan menghitung berat volume dibagi dengan berat muatan. Semakin kecil nilai densitas suatu kemasan dapat dikatakan kemasan tsb memiliki efisiensi yang baik.

Densitas barang A:

· Berat volume= 50x80x100 / 6000 = 66.7 kg

· Berat muatan = 50 kg

· Densitas = 66.7 / 50 = 1.334

Densitas barang B:

· Berat volume= 50x40x70 / 6000 = 23.3 kg

· Berat muatan = 37 kg

· Densitas = 23.3 / 37 = 0.630

Dengan membandingkan densitas barang A dan barang B nampak bahwa densitas B

Untuk mencapai densitas yang terbaik, dapat dilakukan dengan beberapa cara:

1. Perbaikan disain barang

2. Mengurangi atau memotong bagian yang lebih dari suatu kemasan

3. Melipat ruangan yang kosong didalam suatu kemasan

4. Perubahan bahan pengemasan

5. Konsolidasi pengiriman

6. Modifikasi kemasan untuk pengiriman route tertentu.

7. Penyeragaman kemasan (unitized loads) sehingga dapat dicapai kecepatan pengemasan yang tinggi.

Secara umum untuk mencapai efisiensi yang tinggi maka harus dilakukan pengecilan kemasan barang yang ada.

Perlengkapan Pengemasan

Pada saat barang dikirimkan melalui berbagai moda, kemasan barang harus terjamin didalam keamanan dan keutuhan barang yang didalamnya. Oleh karenanya ada beberapa perlengkapan pengemasan yang wajib dilakukan didalam proses suatu pengemasan:

· Label barang rawan pecah (biasanya diberikan gambar gelas)

· Label barang tidak boleh terbalik (biasanya diberikan gambar panah UP)

· Lakban atau perekat kemasan

· Label tujuan kirim (bisa berupa barcode)

· Label cara penangaan barang

· Pallet

Pages

21 September 2015