Bedah Buku Logistik di Bandung 2011

Bedah Buku dilakukan oleh Kandidat Doktor Oktri dari ITB

diselenggarakan oleh Universitas Widyatama Bandung - Logic

dan dihadiri lebih dari 60 orang peserta

Ringkasan Buku Pegangan Logistik Indonesia 1

“Tips Mak EROT memperbesar picking” adalah salah satu materi yang dibahas didalam “buku” Pegangan Logistik Indonesia Satu. Namun jangan bayangkan fikiran yang negatif mengenai Mak EROT, karena yang diperbesar adalah picking, suatu aktifitas pergudangan yang sangat vital dan memiliki pengaruh luar biasa didalam efisiensi logistik secara umum.

Atau buka materi lainnya mengenai Key Performa Indicator “Rumusan KPI vs Rumusan Judi Togel”, akan dijelaskan disitu bagaimana menarik dan mudahnya memahami KPI dan cara-cara mengukurnya sehingga KPI bukanlagi sesuatu yang menakutkan tetapi KPI menjadi sesuatu yang sebenarnya dibutuhkan didalam aktifiats Logistik.

Ada lebih dari 20 materi yang dibahas sangat detail didalam Buku Pegangan Logistik Indonesia yang berbentuk CD ini. Jika anda adalah pemula, maka Bab 1 yang membahas mengenai pemahaman logistik secara praktis dan dasar-dasar warehouse, transportasi, inventory dan system adalah mutlak untuk difahami sebelum masuk kedalam bab-bab selanjutnya. Namun jika anda adalah praktisi yang bekerja didalam bidang logistik, coba bahas Bab 2 hingga Bab 5 dan cocokan dengan apa yang anda jalankan saat ini di dalam logistik anda. Disitu anda akan dibawa kedalam proses teori, tips, trik dan tantangan yang berhubungan dengan efisiensi dan efektifitas logistik.

Bab 6 dan Bab 7 memberikan panduan bagaimana menjalankan outsource dan mencari 3rd PL yang benar dan sesuai dengan bisnis anda. Jangan lupa di Bab 8 anda akan diberikan tips yang sudah teruji dengan 13 langkah jitu mengelola gudang yang menurut penulisnya dijamin keberhasilnya jika anda lakukan ke 13 langkah tsb dan keberhasilan tsb dapat diukur dengan benar di Bab 9 yang membahas mengenai KPI.
Karena logistik tidak hanya warehouse saja, maka di Bab 10 dan Bab 11 akan dibahas dengan detail bidang Transportasi dan Inventory. Ada 10 noda yang harus dihindari didalam bisnis transportasi dan –lagi-lagi—ada 13 jurus ilmu ramal inventory yang tepat terap.

Keakurasian inventory sering kali diukur dengan aktifitas logistik yang dinamakan Stock Take dan apa serta bagaimana metode terakhir yang digunakan didalam dunia logistik akan dijabarkan secara lengkap pada Bab 12.

Jika hasil stock take sudah memuaskan tetapi ingin terus ditingkatkan kualitasnya, Bab 13 sampai dengan Bab 18 akan memanjakan anda dengan pemahaman praktis mengenai Warehouse Management System (WMS) yang membahas tips-tips ber SAP-ria. Bab 14 memberikan anda pegangan bagaimana cara-cara menerapkan Goods Distribution Practices (GDP) yang tidak hanya diterapkan di farmasi tetapi jika “semangat GDP” ini diterapkan di FMCG misanya, akan memberikan suatu kualitas logistik yang luar biasa tinggi. Demikian juga dengan HSSE (Health Secure and Safe Environment) atau yang sering dibaca K3 (Kebersihan, Keamanan dan Keselamatan Kerja) dengan teliti siap untuk dijadikan patokan pada Bab 15.
Sedangkan Bab 16 dan Bab 17 lebih banyak membahas mengenai Sumber Daya Manusia (SDM). Sejauh ini belum ada satupun buku lokal yang membahas detail bagaimana menciptakan SDM logistik secara gamblang mulai dari standarisasi pekerjaan hingga pembuatan Job Description dan Standard Operating Procedure (SOP) yang dikhususkan untuk logistik.

Pada Bab 18 akan diberikan suatu pegangan yang penting terhadap investasi warehouse yang paling khusus, yaitu rak. Ibarat memilih jodoh, bobot bibit dan bebet rak adalah penting. Jenis rak apa saja yang paling tepat dengan industri logistik yang ditangani, dapat dibaca dan dijadikan pegangan yang akurat.
Sebagai penutup untuk menjadi ahli didalam logistik, penulis memberikan sebuah pegangan praktis yang belum pernah ada di Indonesia yakni mengenai logistik farmasi dan cold chain management. Bab 19 dan Bab 20 merupakan titik tertinggi didalam pelaksanaan sebuah logistik yang mengandalkan pada kualitas dan pelaporan yang baku di negara Indonesia.

Khusus Bab 21, disajikan sebuah wawasan mengenai Solusi Sistem Logistik Nasional
Peluang Logistik Mikro yang ditulis oleh Presiden Asosiasi Logistik Indonesia (ALI) dan diterbitkan di salah satu majalah terkemuka beberapa waktu yang lalu. Hal ini disampaikan dengan harapan pemilik Buku/CD Pegangan Logistik Indonesia tidak hanya ahli didalam mikro logistik tetapi juga faham terhadap Sistem Logistik Nasional Indonesia.



Mengapa berbentuk CD, tidak dengan Buku ?

Salah satu keunikan CD Pegangan Logistik Indonesia (1) ini adalah tersedianya lebih dari 40 video klip yang berhubungan dengan logistik. Terbayangkah anda yang belum pernah bekerja di logistik mengenai bagaimana cara menggunakan Hand Pallet dengan baik dan aman ? Apakah anda pernah melihat bagaimana sebuah warehouse roboh hanya karena kesalahan dari seorang forklift driver yang sembrono ?.
Jika menggunakan buku, tentu anda tidak akan lebih cepat didalam belajar dan menjadi ahli didalam logistik tentunya.

Bonus soft copy program Logistik

Pemilik CD Pegangan Logistik Indonesia (1) akan mendapatkan bonus soft copy SOP logistik yang siap dipakai, cara perhitungan kenaikan biaya transport karena BBM, cara detail membuat 40an KPI warehouse yang gamblang dan jelas, program audit warehouse dan yang termutahirkan adalah simulasi audit GDP atau CDOB Farmasi Indonesia yang langsung memberikan anda penjelasan dimana kekurangan dan seberapa jauh anda akan mendapatkan “GDP” kelak.

Masih kurang ?!

Setelah terdaftar email anda di ir.widiyanto@gmail.com, maka anda akan diberikan update informasi gratis yang bisa kapan saja dan mengenai apa saja yang berhubungan dengan logistik atau secara mudahnya … buka saja di www.logistikindonesia.blogspot.com untuk share knowledge logistik Indonesia.



Daftar Isi Buku Pegangan Logistik Indonesia (1):

• Bab 1: Logistik 6
Pemahaman logistic secara praktis
Syarat menjadi gudang modern
Dasar-dasar Warehouse, Transportasi, Inventory dan System

• Bab 2: Penerimaan Barang 28
Proses penerimaan barang
Salah kaprah didalam penerimaan barang
KPI penerimaan barang

• Bab 3: Penyimpanan Barang 48
Proses penyimpanan barang
Salah kaprah didalam penyimpanan barang
KPI penyimpanan barang

• Bab 4: Penyiapan Barang 79
Proses penyiapan barang
Salah kaprah didalam penyiapan barang
KPI penyiapan barang

• Bab 5: Pengiriman Barang 96
Proses pengiriman barang
Salah kaprah didalam pengiriman barang
KPI pengiriman barang

• Bab 6: Out Sourcing 106
Pemahaman dasar Out Sourcing dan 3rd PL
Tehnik memilih out sourcing
Alasan-alasan melakukan out sourcing

• Bab 7: Membangun Gudang 124
Strategy membangun gudang baru
Dasar-dasar membuat lay out gudang

• Bab 8: Kinerja Gudang 141
Pemahaman dasar mengenai gudang
13 jurus jitu mengelola gudang

• Bab 9: KPI 153
Pemahaman Dasar KPI
Jenis-Jenis KPI
Pembuatan KPI dan Penerapannya di lapangan

• Bab 10: Management Transportasi 189
Awal proses pengiriman barang
Efisiensi transportasi
Cara pinter pilih transporter
10 noda transporter yang harus dihindari

• Bab 11: Inventory 224
Pemahaman Inventory
13 Jurus Ramal Inventory
Kalau Over Stock, Haruskah Di return ?
Management Barang Promosi
Provisi, langkah jitu pengaman inventory

• Bab 12: Stock Take 259
Proses penyiapan stock take
Pelaksanaan Stock Take
Belajar untuk tidak kehilangan barang

• Bab 13: WMS (warehouse management system) 276
SAP, sebuah system yang paling mahal
Fungsi dan peranan system
Kapan memerlukan dukungan system

• Bab 14: GDP 286
Pemahaman GDP
Komponen-komponen GDP
Menerapkan konsep GDP didalam Logistic
Form Sederhana Pengecekan GDP

• Bab 15: HSSE Logistik 303
Dasar-dasar safety
Perlengkapan warehouse yang perlu diwaspadai
KPI HSSE

• Bab 16: SDM Logistik 317
Standar SDM Warehouse dan Logistik
“Tak Kenal Maka Tak Sayang”
Training dan Evaluasi

• Bab 17: Job Desc & SOP 325
Dasar-dasar pembuatan Job Des dan SOP SCM
Penerapan SOP SCM
Pengembangan SOP SCM

• Bab 18: Racking 334
3B didalam memilih rak
Analisa Bobot, Bibit dan Bebet

• Bab 19: FMCG vs FARMASI 340
Dasar-dasar industri FMCG dan Farmasi
Pembanding-pembanding penting didalam kedua industri

• Bab 20: COLD CHAIN MANAGEMENT 348
Cold chain : the top of Logistic
Aktifitas cold chain

• Bab 21: Logistik setelah 2009 357
Solusi Sistem Logistik Nasional
Peluang Logistik Mikro

Mencoba Rancang Bangun Logistik Bencana Alam

Oleh: Ir Widiyanto ASCM

Identifikasi Dr. Ir. SUTARMAN, M.Sc (Lektor Kepala Manajemen Logistik Jurusan TI Universitas Pasundan Bandung) yang menyatakan bahwa Sistem Logistik, Kunci Rekonstruksi Aceh adalah tepat. Setelah tahapan darurat selesai ditangani, maka masalah selanjutnya adalah bagaimana lokasi bencana mendapatkan rekonstruksi kembali untuk menuju pemulihan yang menyeluruh.

Saat ini adalah saat terbaik untuk melakukan menyusun strategi sehingga kelak Indonesia memiliki standard penanganan bencana alam yang baku, khususnya didalam penanganan logistik bencana alam.

Tahap I: identifikasi permasalahan logistik bencana alam

Masalah awal adalah beragamnya kebutuhan yang diperlukan oleh korban bencana di lokasi. Minimnya informasi dapat mengakibatkan miss handling pengelompokan bantuan dalam klasifikasi penting, genting atau gawat. Namun dengan pengalaman Aceh dan Nias kemarin, banyak pengalaman mengenai pengelompokan kebutuhan yang bersifat gawat, genting atau.

Masalah kedua adalah pendistribusian bantuan dilokasi bencana. Masalah transportasi menjadi prioritas utama dimana semakin tinggi tingkat kesulitan yang didapati dilokasi mengharuskan penggunaan jenis transportasi yang tepat. Helikopter, adalah jenis alat transportasi yang bebas hambatan dan mobile disegala bidang.

Dampak dari kedua permasalahan logistik diatas adalah jika tidak memperoleh nilai A maka selain dapat menyebabkan bertambahnya korban dilapangan juga akan dapat menyebabkan gejolak politik dimana tingkat kepercayaan masyarakat terhadap pemerintah akan semakin menurun (MOH. SAMSUL ARIFIN, Centre for Bureaucracry Studies 03 Januari 2005).

Tahap II: mempersiapkan system data dan administrasi yang akurat

Data-data yang harus ada dan menjadi pijakan dasar dalam logistik bencana alam ini adalah : Data bantuan, Data donatur, Data penerima, Data gudang penyimpan, Data transport, Data pelaksana yang menangani bantuan dan Data waktu masuk/keluar bantuan.

Selayaknyalah untuk menangani hajat yang besar dan berat ini sarana Tehnologi Informasi menjadi bagian yang tak terpisahkan. Oracle misalnya, pernah merancang National Emergency Management Information System yang dipesan oleh Federal Emergency Management Agency, lembaga penanggulangan bencana AS.

Tahap III: menentukan Key Performance Indikator (KPI) penanganan bencana alam dari sisi logistik

KPI yang akan dicapai dalam penanganan logistik bencana alam adalah (1) penanganan yang memberikan nilai manfaat yang paling besar bagi para korban sesuai kepentingannya, (2) penyaluran bantuan yang paling cepat dengan biaya paling rendah dan (3) identifikasi jenis bantuan dengan akurasi tertinggi. Untuk mencapai ke tiga KPI diperlukan suatu penerapan azas integrasi logistik yang sistimetis dan ‘layak terap’ sesuai dengan geografis Indonesia.

Tahap IV: mencari informasi sebanyak mungkin mengenai kondisi bencana dan tingkat kebutuhan bagi para korban.

Donald J Bowersox & David J Closs menuliskan “Without accurate information the effort involved in the logistical system can be wasted.” . Dalam logistik bencana alam ini diperlukan informasi sebanyak mungkin mengenai jumlah penduduk, jumlah perkiraan korban, kota terdekat yang tidak mengelami kerusakan, jalur komunikasi dan transportasi yang masih dapat digunakan dan estimasi kebutuhan obat/makanan yang diperlukan. Tidak kalah pentingnya adalah informasi mengenai berapa lama harus mencapai daerah bencana dan kota yang aman terdekat yang akan digunakan sebagai gudang penyangga bencana. Visualisasi dengan mempergunakan sarana udara adalah cara termudah dalam memberikan informasi yang up to date.

Tahap V: menentukan pengadaan bantuan dan penanganya

Procurement didalam logistik bencana alam memiliki fungsi untuk menentukan pengadaan sumbangan, pengadaan fisik barang/obat yang dibutuhkan dan juga penangananya kegudang utama. Bantuan dikelompokan menjadi a. Bantuan jenis uang dan sejenisnya, b. Bantuan obat-obatan, c. Bantuan makanan, d. Bantuan pakaian, e. Bantuan alat-alat berat/bangunan dan f. Bantuan lain-lain.

Pengelompokan jenis sumbangan ini bertujuan untuk mempermudah identifikasi dan penyalurannya kelak serta memudahkan bagi para donatur untuk menyerahkan bantuannya.

Akan menjadi lebih baik jika “team procurement” ini menunjuk badan/perusahaan publik tertentu untuk bertanggung jawab dalam penerimaan bantuan, penanganan dan penyaluranya ke gudang utama.

Tahap VI: menentukan gudang utama, gudang pendukung dan gudang penerima

Gudang utama memiliki tujuan untuk menerima bantuan dari seluruh team penerima bantuan diseluruh daerah. Untuk musibah Tsunami Aceh misalnya, kota Medan adalah penunjukan yang tepat untuk lokasi gudang utama khusus bantuan non bahan bangunan/alat-alat berat, kota Padang cocok untuk gudang utama alat-alat berat dan bahan bangunan dan kota Lhokseumawe dan Banda Aceh adalah alternatif yang tepat untuk gudang utama khusus obat-obatan dan makanan dimana disana tersedia pelabuhan laut dan udara yang amat vital kebutuhnnya.

Gudang pendukung adalah gudang yang paling dekat dengan penerima bantuan, oleh karena diperlukan pendistribusian yang merata dan jumlah yang sesuai dengan tingkat kebutuhan. Sepanjang jalur dekat Aceh Selatan dan Aceh Barat merupakan alternatif gudang pendukung yang layak seperti di Kutacane, Lhokuenam, Takengon, Geumpang dan Seulimeum.

Gudang penerima adalah gudang yang langsung berhubungan dengan korban bencana. Gudang penerima tidak harus online dengan gudang utama atau pendukung.

Penanganan barang-barang bantuan didalam gudang dilakukan dengan menerapkan unsur keamanan dan keutuhan barang serta mengutamakan mengeluarkan barang/obat yang paling pendek masa kadaluarsanya.

Tahapan VII: menentukan sarana transportasi dan menentukan waktu yang diperlukan

Ronald H Ballou (Business Logistic Management) menyatakan bahwa pemilihan transport akan banyak ditentukan oleh faktor-faktor jenis barang, jarak pengiriman, manajemen pengiriman, hubungan dengan penerima dan pengirim dan kondisi cuaca. Pemilihan jenis transport antara darat, laut dan udara memberikan konsekwensi biaya dan waktu yang diperlukan. Untuk obat-obatan misalnya, terbaik mempergunakan sarana udara dimana volume dan berat barang yang sangat optimum secara rata-rata, untuk bahan bangunan mungkin lebih baik mempergunakan jalur laut dan makanan dengan jalur darat atau laut.

Tahap VIII: membentuk Tim Logistic Bencana Indonesia (TLB)

Tim Logistic Bencana Indonesia memiliki tujuan untuk mempersiapkan, melaksanakan dan memberikan analisa langkah-langkah lanjut yang akan dilakukan oleh Pemerintah dari sisi logistic. Tim ini sebaiknya gabungan dari tim professional, swadaya masyarakat dan pengawas public. Tim Logistic Bencana alam ini memiliki area kerja diseluruh Indonesia dan dapat di sesuaikan dengan jenis bencana yang terjadi. Tim bertanggung jawab pada Dewan Penanganan Bencana Nasional.

Tahap IX: tindak lanjut penanganan bencana

Setelah waktu yang ditentukan dalam tanggap darurat selesai, diperlukan tindakan lanjutan normalisasi kehidupan masyarakat. Pembentukan Badan Pelaksana Badan Rehabilitasi dan Rekontruksi Aceh-Nias adalah salah satu tindak lanjut tsb. Dalam pelaksanaanya nanti BRR tetap memerlukan dukungan aktifitas logistic yang handal. Tim Logistic Bencana Indonesia yang dibentuk masih dapat melanjutkan pengabdiannya dengan menyesuaikan jenis barang/jasa dan waktu pekerjaannya.

Hal Baik Yang Dapat Di Contek Dari Logistik Jepang (3)

6-23 Desember 2010 lalu, penulis bersama dengan 21 teman-teman lainnya mendapatkan kesempatan belajar memperdalam pengetahuan logistik ke negara yang 55 tahun lalu merupakan negara yang “paling” menderita didalam peperangan dunia II dan kini diabad 20+ an menjadi suatu negara adidaya yang memiliki nilai logistik plus-plus.

Oleh-oleh logistik ini akan di “bungkus” kedalam beberapa bagian sehingga tidak jemu didalam memahaminya.


Packaging: “Ruang adalah Uang”



Oleh-oleh ini didapat dari 1/2 hari mendengar dan belajar dari 2 instruktur hebat, Sakai san dan Kurihara san. Kurihara san merupakan salah satu orang yang ahli di bidang khusus pengemasan Camera Olympus.

Logistik hampir selalu diartikan dengan aktifitas pergerakan fisik suatu barang dari suatu tempat ketempat lainnya. Walaupun didalamnya terkandung juga pergerakan informasi dan jasa tentunya. Karena proses pergerakan tersebutlah maka akan muncul permasalahan-permasalahan yang erat berhubungan dengan efisiensi, kerusakan barang, ketidak cukupan ruangan yang tersedia bahkan lamanya proses yang dilakukan didalam penangannya.

Pergerakan barang harus dilakukan dengan cepat, aman dan mengkonsumsi waktu dan tenaga penanganan yang sangat minimal. Untuk mencapai peryaratan tadi, diperlukan pengamasan (packaging) yang tepat sebagai salah satu alternatif strategi yang langsung berdampak pada pengurangan biaya logistic yang pasti.

Prinsip dasar Packaging

Secara logika, benda tidak dapat diangkut/dipindahkan dengan system gelombang elektronik. Hanya di dalam film Startek lah suatu benda padat dapat dipindah lokasikan dengan mempergunakan suatu alat fiksi yang bernama teleport. Berbeda dengan informasi yang dapat dikirimkan melalui sms, mms, internet dan sebagainya maka jelaslah bahwa benda memerlukan suatu pengemasan didalam pergerakannya. Adalah hal yang tidak mungkin jika kita harus mengirimkan barang/part tanpa pengemasan yang akan berakhir dengan kerusakan atau miss function dari barang tsb.

Tujuan Packaging

LDCL (Logistic Design Consulting Laboratory) Jepang menyatakan, dengan menerapkan packaging yang benar pada suatu barang akan diperoleh beberapa keuntungan:

1. Perlindungan terhadap isi barang dan bagiannya
2. Nilai keekonomisan terhadap bahan pengemasannya sendiri
3. Kemudahan didalam pengemasan dan penangannya
4. Penampilan pada nilai jual
5. Kecocokan dengan moda pengangkutannya
6. Kemudahan didalam pendaurulangannya

Bagaimana Packaging dapat mengurangi biaya logistic ?.

A. Resiko kerusakan atau kehilangan barang

Bayangkan jika sebuah gudang harus menyimpan mie instant misalnya dalam kemasan satuan tanpa mempergunakan kardus isi per 40an. Akan banyak kerusakan yang terjadi karena barangnya tidak akan bisa ditumpuk dengan baik dan resiko rusak/hilang pasti akan sangat besar. Dengan mengemas mejadi 40 bungkus per kardus, maka barang lebih mudah di tumpuk dan juga akan lebih aman terhadap kerusakan atau kehilangan barang.

B. Kecepatan proses penanganan barang

Apa yang terjadi pada proses penerimaan barang, loading dan unloading jika mie instant tersebut ditangani tanpa kemasan kardus ? Tentu memerlukan waktu dan tenaga yang luar biasa bahkan dengan hasil akurasi yang rendah. Kalaupun harus berhasil dengan baik, sudah pasti diperlukan usaha yang sangat banyak.

C. Optimalisasi ruang pengiriman

Barang yang dikemas dengan baik dan efisien akan memberikan nilai ekonomis melalui efisiensi kebutuhan ruanganya. Didalam penerbangan misalnya, pengiriman barang akan sangat dipengaruhi dengan volume kemasan yang disamakan dengan berat barangnya sendiri dimana per IATA telah menentukan konversi volume 6000 cm3 setara dengan 1 kg (IATA, International Air Transport Association).

Metode Penghitungan Efisiensi Pengemasan


Bayangkan jika anda harus menentukan mana yang paling efisien didalam mengiriman sebuah product sbb:

Barang A: berat muatan 50kg, ukuran kemasan 50x80x100 cm
Barang B: berat muatan 37kg, ukuran kemasan 50x40x70 cm

Menurut anda,, mana yang lebih efisien jika dilakukan pengiriman barang via udara ?

Densitas atau sering disebut juga index efisiensi kemasan adalah cara menentukan index kemasan kemasan dengan menghitung berat volume dibagi dengan berat muatan. Semakin kecil nilai densitas suatu kemasan dapat dikatakan kemasan tsb memiliki efisiensi yang baik.

Densitas barang A:


• Berat volume= 50x80x100 / 6000 = 66.7 kg
• Berat muatan = 50 kg
• Densitas = 66.7 / 50 = 1.334

Densitas barang B:

• Berat volume= 50x40x70 / 6000 = 23.3 kg
• Berat muatan = 37 kg
• Densitas = 23.3 / 37 = 0.630

Dengan membandingkan densitas barang A dan barang B nampak bahwa densitas B lebih kecil densitas A yang berarti kemasan barang B lebih efisien dibandingkan kemasan barang A.

Disini juga dapat dikatakan bahwa masih banyak potensi yang dapat dicari dari kemasan barang A sehubungan dengan nilai densitasnya.

 Untuk mencapai densitas yang terbaik, dapat dilakukan dengan beberapa cara:

1. Perbaikan disain barang
2. Mengurangi atau memotong bagian yang lebih dari suatu kemasan
3. Melipat ruangan yang kosong didalam suatu kemasan
4. Perubahan bahan pengemasan
5. Konsolidasi pengiriman
6. Modifikasi kemasan untuk pengiriman route tertentu.
7. Penyeragaman kemasan (unitized loads) sehingga dapat dicapai kecepatan pengemasan yang tinggi.

Secara umum untuk mencapai efisiensi yang tinggi maka harus dilakukan pengecilan kemasan barang yang ada.

Perlengkapan Pengemasan

Pada saat barang dikirimkan melalui berbagai moda, kemasan barang harus terjamin didalam keamanan dan keutuhan barang yang didalamnya. Oleh karenanya ada beberapa perlengkapan pengemasan yang wajib dilakukan didalam proses suatu pengemasan:

• Label barang rawan pecah (biasanya diberikan gambar gelas)
• Label barang tidak boleh terbalik (biasanya diberikan gambar panah UP)
• Lakban atau perekat kemasan
• Label tujuan kirim (bisa berupa barcode)
• Label cara penangaan barang
• Pallet

BAD STOCK: Bagaimana Pencegahannya

Sharing Knowledge: Linda Tjendana (Heinz ABC)

Tengoklah kondisi sebuah pusat swalayan besar di tengah kota, mendekatlah kesebuah rak yang tertata rapih ditengah dekat kasir dan tajamkan pandangan anda pada sebuah product Kecap ABC yang berwarna menyala. Disitu tertulis dengan huruf hitam kecil “exp 01/10/10” dimana yang lainnya memiliki exp 01/10/11. Apa artinya bagi perusahaan kita tulisan tsb ? Adakah hubungannya dengan Bad Stock ?


Pemahaman

Biasanya sesuatu yang dinamai dengan kata “BAD” memiliki arti yang tidak baik. “Bad Stock”pun demikian, memiliki arti yang kurang lebih adalah barang tidak baik (rusak).

Secara umum definisi dari Bad Stock adalah “barang baik yang dikarenakan penanganan yang tidak benar maka berpotensi menjadi kerugian perusahaan”. Bad stock dapat terjadi dimana-mana, mulai dari bahan baku hingga barang siap konsumsi dan mulai dari pabrik hingga barang telah tersaji di rak-rak supermarket. Secara umum, ada dua jalur dimana bad stock dapat dikurangi, bahkan dihindari untuk mencegah timbulnya kerugian bagi perusahaan.

1. Jalur Konsumen: Retailer

Contoh diatas tadi adalah salah satu yang sering terjadi di retailer dimana barang-barang ABC Heinz termasuk barang-barang yang mendominasi pajangannya. Pengisian rak yang tidak mengikuti FIFO (First In Firs Out) pada saat barang baru masuk ke toko sangat potensi barang menjadi kadaluarsa dan akhirnya barang dikembalikan (return) ke ABC Heinz dengan memotong tagihan.

Jika anda sekali-kali sempat melihat kebawah rak, cobalah lihat dan jika ditemukan ada barang-barang ABC Heinz yang jatuh atau penyok, beranikah kita mencari Supervisor atau managernya untuk menyampaikan keberatan terhadap kejadian tsb ?. Jika anda berani, berarti anda telah melakukan salah satu cara meminimisasi potensi Bad Stock.

2. Jalur Produsen: Kita, ABC Heinz.

Divisi Produksi

Mencari sumber bahan baku yang memiliki standar tinggi dan terjamin kualitasnya akan memberikan jaminan terhadap mutu barang yang dihasilkan. Menjaga kualitas ini tidak hanya tanggung jawab dari bagian QC saja tetapi juga menjadi tanggung jawab dari mitra kerja ABC Heinz.

Divisi Sales

Menyusun suatu target penjualan yang memiliki keakuratan tinggi, akan sangat membantu produksi didalam mempersiapkan bahan baku dan kapasitas mesinnya sesuai dengan target per jenis barangnya. Kondisi ini akan sangat berpengaruh pada tingkat persediaan barang yang optimal dan jelas mengurangi potensi terjadinya barang yang slow moving, artinya tidak mungkin menjadi bad stock.

Divisi Warehouse

Penyimpanan dan penyiapan barang yang sesuai dengan FIFO dari bagian produksi akan memberikan jaminan kesegaran barang yang tersimpan didalam gudang. Demkian juga dengan penanganan barang yang sesuai dengan SOP (Standard Operating Procedure) penerimaan barang, penyimpanan, penyiapan dan pengemasannya akan memberikan kualitas barang yang tidak rusak dan utuh.

Tentunya, jika kedua langkah diatas dapat terus dilakukan dengan berkesinambungan maka barang-barang ABC Heinz tidak akan pernah punya peluang untuk menjadi “bad stock”.

Divisi Transportasi

Pengiriman yang sembrono dan tidak memiliki aturan yang jelas akan memberikan peluang kerusakan barang yang tinggi. Barang yang berpeluang rusak, pasti akan memiliki peluang menjadi bad stock. Oleh karenanya, pemilihan truk, pengemudi, kecepatan kendaraan dan proses penyusunan didalam mobil yang tepat akan memberikan hasil positif untuk mengurangi terjadinya bad stok didalam pengirimannya.

Divisi Promosi

Melakukan promosi yang berimbang dan terencana dengan baik akan memberikan efek positif bagi konsumen didalam mempersepsikan produk ABC Heinz secara wajar dan utuh. Jika hal ini sudah tertanam dengan dalam dibenak konsumen, maka sudah pasti tingkat putaran barang-barang ABC akan semakin tinggi sehingga mengurangi potensi slow moving items, non moving items ataupun bad stock.

Divisi Finance

Dengan melakukan proses pendokumentasian yang baik dan benar sesuai dengan faham-faham akunting dan keuangan yang berlaku, pencetakan invoice ataupun penagihan akan berlangsung dengan ontime dan tertib sehingga konsumen akan mampu membeli barang dan menjualnya tanpa adanya bloking pada rekeningnya akibat TOPnya yang belum lunas.

Kesimpulan

Bad Stock dapat terjadi dimana saja mulai dari produksi hingga retailer. Pencegahan bad stock dapat dilakukan melalui peran masing-masing team dibagiannya ataupun dapat dilakukan secara umum pada saat kita berkunjung ke Supermarket, Hipermarket ataupun Perkulakan dengan cara menyempatkan diri melihat barang-barang ABC Heinz.

Mengembangkan tanggung jawab terhadap kualitas barang mulai dari hulu hingga hilir, mulai dari mitra kerja hingga retailer ABC Heinz akan memberikan peluang tinggi didalam mengurangi bad stock perusahaan.

Thanks to my best friend for valuable sharing.

Hal Baik Yang Dapat Di Contek Dari Logistik Jepang (2)

6-23 Desember 2010 lalu, penulis bersama dengan 21 teman-teman lainnya mendapatkan kesempatan belajar memperdalam pengetahuan logistik ke negara yang 55 tahun lalu merupakan negara yang “paling” menderita didalam peperangan dunia II dan kini diabad 20+ an menjadi suatu negara adidaya yang memiliki nilai logistik plus-plus.


Oleh-oleh logistik ini akan di “bungkus” kedalam beberapa bagian sehingga tidak jemu didalam memahaminya.


Oleh-oleh kedua: Etos Kerja Logistik 5S

5S adalah suatu metode kerja yang dilakukan secara intensif yang berasal dari Jepang yang digunakan oleh manajemen dan team didalam usaha memelihara ketertiban, efisiensi, dan disiplin di lokasi kerja sekaligus meningkatan kinerja perusahaan secara menyeluruh.

Pemahaman 5S:

1.  整理 (seiri), Ringkas, Sort, merupakan kegiatan menyingkirkan barang-barang yang tidak diperlukan sehingga segala barang yang ada di lokasi kerja hanya barang yang benar-benar dibutuhkan dalam aktivitas kerja.
2.  整頓 (seiton), Rapi, Set, segala sesuatu harus diletakkan sesuai posisi yang ditetapkan sehingga siap digunakan pada saat diperlukan.
3.  清楚 (seiso), Resik, Shine, merupakan kegiatan mempersihkan peralatan dan daerah kerja sehingga segala peralatan kerja tetap terjaga dalam kondisi yang baik.
4. 清潔 (seiketsu), Rawat, Standardise, merupakan kegiatan menjaga kebersihan pribadi sekaligus mematuhi ketiga tahap sebelumnya.
5. 躾け (shitsuke), Rajin, Sustain, yaitu pemeliharaan kedisiplinan pribadi masing-masing pekerja dalam menjalankan seluruh tahap 5S

Penerapan etos kerja ini harus secara berurutan, jika proses pertama belum dijalankan dengan baik maka proses kedua tidak boleh dijalankan. Jika dipaksakan, maka sudah pasti akan tidak berhasil dengan memuaskan.

Untuk menyempurnakan hasil kerja, 5S diikuti dengan konsep Kaizen. Kaizen (改善?) merupakan istilah dalam bahasa Jepang yang bermakna "perbaikan berkesinambungan". Filsafat kaizen berpandangan bahwa hidup kita hendaknya fokus pada upaya perbaikan terus-menerus. Pada penerapannya dalam perusahaan, kaizen mencakup pengertian perbaikan yang berkesinambungan yang melibatkan seluruh pekerjanya, dari manajemen tingkat atas sampai manajemen tingkat bawah. Sasaran akhir kaizen adalah tercapainya Quality, Cost, Delivery (QCD) secara efektif dan efisien.

Kaizen menekankan bahwa tahap pemrosesan dalam perusahaan harus disempurnakan agar hasil dapat meningkat, sehingga dapat disimpulkan bahwa filsafat ini mengutamakan proses. Dalam kaizen dipercaya bahwa proses yang baik akan memberikan hasil yang baik pula.

PDCA/SDCA

Salah satu langkah awal penerapan kaizen adalah menjalankan siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA) untuk menjamin terlaksananya kesinambungan kaizen. Siklus ini terdiri atas :

•  Rencana (plan)
• Penetapan target untuk perbaikan dan perumusan rencana tindakan guna mencapai target tersebut.
• Lakukan (do)
• Pelaksanaan dari rencana yang telah dibuat.
• Periksa (check)
• Kegiatan pemeriksaan segala prosedur yang telah dijalankan guna memastikannya agar tetap berjalan sesuai rencana sekaligus memantau kemajuan yang telah ditempuh.
• Tindak (act)
• Menindaklanjuti ketiga langkah yang ditempuh sekaligus memutuskankan prosedur baru guna menghindari terjadinya kembali masalah yang sama atau menetapkan sasaran baru bagi perbaikan berikutnya.

Siklus PDCA berputar secara terus menerus dengan diselingi oleh siklus Standardize-Do-Check-Act (SDCA) di antaranya. Dalam langkah Standar (Standarize) pada siklus ini, segala prosedur baru yang telah diputuskan pada langkah Tindak dalam siklus PDCA sebelumnya disahkan menjadi pedoman yang wajib dipenuhi. SDCA fokus pada kegiatan pemeliharaan, sedangkan PDCA lebih mengacu pada perbaikan. (Wikipedia).

5S di Warehouse.

Warehouse merupakan sumber penerapan 5S yang paling menarik. Banyak aktifitas dan lokasi yang dapat dilakukan penerapan 5S secara mendalam dan langsung mendapatkan hasil yang optimal.

Di pergudangan Camera Olympus yang dikunjungi, nampak bagaimana seluruh staff gudang menjalankan 5S ini dengan mantap. Salah satu contoh yang nampak jelas adalah bagaimana seluruh staff gudang menempatkan kembali sapu pel lantai yang jumlahnya lebih dari 10 kelokasi yang telah ditentukan dengan nomor urut masing-masing sapu pel tsb. Walaupun tidak ada perbedaan antara sapu pel satu dengan lainnya, tetapi staff gudang Olympus tetap menempatkannya sesuai dengan nomor urut kode yang ada dimasing-masing sapu pel kedalam gantungannya yang juga memiliki nomor kode yang sama. Nampaklah bagaimana mereka: 

1. men-seiri-kan antara sapu yang masih diperlukan dengan yang sudah rusak,
2. men-seiton-kan masing-masing sapu pel tadi kelokasi yang spesifik per kode barang,
3. men-seiso-kan lokasi kerja nya dengan peralatan yang telah disediakan
4. men-seiketsu-kan tahapan mulai dari mengambil sapu pel, menggunakannya hingga mengembalikannya ke lokasi penyimpanan dan
5. men-shitsuke-kan diri masing-masing staff untuk tetap bekerja dengan benar.

5S di Transportasi.

Sugawa transportation yang terletak di Osaka menjadi objek selanjutnya untuk memperdalam pemahaman 5S. Bagaimana perusahaan yang memanage 40,000 truk se Jepang menerapkan 5S dan Kaizen sehingga menjadi transporter yang handal dan mampu bersaing dengan ratusan perusahaan yang sejenis di sana.

Banyak peserta training yang terkagum melihat truck build up mereka yang masih “kempling” walaupun truknya sudah tidak muda lagi. Kebersihan ban, bak truck, kabin dan velg nampak benar-benar terawat dengan sangat baik. Demikian juga penerapan GPS dan alat komunikasi yang tersedia dimasing-masing kabin truck menjadikan operasional truck di Sagawa transportasion semakin terjamin keselamatan dan keamananya.

5S di Inventori.

Bagaimana Toyota Forklift Factory yang dikunjungi oleh peserta pada minggu ke 2 menangani inventory yang lebih dari 10.000 sku menjadi suatu kekaguman yang nyata sekali. Nampak bahwa konsep just in time (JIT) kentara sekali “wajib” diterapkan diseluruh proses pembuatan forklift yang menurut data hanya membutuhkan kurang dari 3 menit untuk memproduksi sebuah forklift berbagai ukuran. Prinsip 5S yang betul-betul diterapkan secara disiplin nampak dari bagaimana staff yang terkait menyiapkan masing-masing jenis barang kedalam lokasi yang semestinya pada waktu dan tempat yang benar.

Hal Baik Yang Dapat Di Contek Dari Logistik Jepang (1)

6-23 Desember 2010 lalu, penulis bersama dengan 21 teman-teman lainnya mendapatkan kesempatan belajar memperdalam pengetahuan logistik ke negara yang 55 tahun lalu merupakan negara yang “paling” menderita didalam peperangan dunia II dan kini diabad 20+ an menjadi suatu negara adidaya yang memiliki nilai logistik plus-plus.

Oleh-oleh logistik ini akan di “bungkus” kedalam beberapa bagian sehingga tidak jemu didalam memahaminya.

  

Oleh-oleh pertama: Management Transportasi

Kereta Api.

 Didalam dunia logistik, pemilihan moda Kereta (rail) merupakan salah satu pilihan yang sangat direkomendasikan dari sisi kemudahan, kecepatan, kemampuan dan kepastian waktunya. Moda-moda lainnya adalah Air (water), Udara (air), Darat (land) dan Pipa (pipe) yang mana dapat memiliki nilai tinggi manakala pemakaian moda tsb dapat pas dengan jenis barang yang ditanganinya.

Contoh, untuk menangani gas maka yang paling pas adalah dengan mempergunakan moda pipa dimana kecepatan, kemudahan dan keamannya sangat terpenuhi.

Di Jepang sendiri, Kereta seolah menjadi moda transportasi yang sangat diprioritaskan. Kereta api merupakan alat transportasi utama. Banyaknya jalur kereta dari ujung utara ke selatan dan dari barat ke timur dengan panjang lebih dari 23.670 km, menjadikan Jepang dikenal dengan negera seribu kereta. Jenisnya pun sangat beragam, mulai dari kereta biasa yang berkecepatan standard sampai dengan Sinkansen yang memiliki kecepatan diatas 300 km/jam, kereta dengan roda besi hingga yang beroda dari ban mobil. Seluruh jaringan kereta api tsb dioperasikan setidaknya oleh 7 buah perusahaan regional kereta api Jepang atau yang disebut Japan Railways (PT KA nya Jepang) yang didukung oleh perusahaan kereta api swasta, pemerintah daerah, dan patungan swasta dengan pemerintah daerah.

Pemanfaatan kereta api yang digunakan untuk pengangkutan barang sangat terasa sekali dengan semangan pemerintahnya yang mengkhususkan kereta cargo yang didukung dengan kombinasi multi cargo truk dan pergudangannya.

Untuk pengangkutan penumpang, Jepang memberikan pelayanan yang multi prima dengan menerapkan tehnologi canggih didalam pengoperasiannya. Hampir seluruh kereta penumpang non Shinkansen yang ditemui oleh peserta dioperasikan tanpa masinis, tetapi dikontrol melalui sistem komputer. Ternyata inilah kunci ontime delivery yang selama ini dijamin oleh perusahaan kereta dimana ketepatan datang dan berangkat tidak tergantung pada feeling seseorang, tetapi ditetapkan oleh putaran waktu yang telah ditetapkan. Artinya, ada tidaknya penumpang tidak akan berpengaruh pada waktu berangkat kereta tsb.

Transportasi jalan raya

Jepang memiliki 1.152.207 km jalan raya, termasuk Jalan Negara, jalan daerah, dan jalan tol yang menghubungkan kota-kota utama di Honshu, Shikoku, dan Kyushu (Wikipedia). Jalan tol yang digunakan memiliki penanganan khusus dimana pada lokasi-lokasi tertentu yang berdekatan dengan pemukiman mereka gunakan alat pembuang suara dengan mempergunakan dinding suara yang memantulkan deruman mesin kendaraan kearah atas dan menyebabkan lingkungan lebih tenang.

Otomasi karcis tol juga memberikan andil yang sangat besar pada pengurangan biaya operasional dan kecepatan mutu pelayanan sehingga menghindari resiko kemacetan karena proses penarikan kartu tol atau pengambalian pembayarannya.

Sepeda merupakan alat transportasi personal yang sangat umum di Jepang. Penggunaan sepeda hampir ada disetiap pelosok kediaman dan kantor perusahaan. Unsur safety menjadi komponen utama sehingga ada aturan yang menyatakan bahwa sepeda hanya dapat dipergunakan untuk 1 orang dewasa, tidak diperbolehkan bergoncengan.

Transportasi laut

Untuk menghubungkan kota-kota pelabuhan di Jepang, dan juga untuk menghubungkan pulau-pulau kecil dengan pulau lainnya, digunakan feri dan kapal laut. Ada 22 pelabuhan utama yang ditetapkan sebagai pelabuhan penting oleh Kementerian Lahan, Infrastruktur, dan Transportasi Jepang termasuk Chiba, Fushiki/Toyama, Himeji, Hiroshima, Kawasaki, Kitakyushu, Kobe, Kudamatsu, Muroran, Nagoya, Niigata, Osaka, Sakai/Senpoku, Sendai/Shiogama, Shimizu, Shimonoseki, Tokyo, Tomakomai, Wakayama, Yokkaichi, dan Yokohama. (Wikipedia).

Jalur pipa

Jepang memiliki 84 km jalur pipa untuk minyak mentah, 322 km untuk bahan bakar , dan 1,800 km untuk gas alam. (Wikipedia).

Transportasi udara

Bandar Udara Kansai, Osaka

Bandar udara utama di Jepang meliputi:

1. Bandar Udara Internasional Narita
2. Bandar Udara Internasional Tokyo atau Bandar Udara Haneda
3. Bandar Udara Internasional Osaka atau Bandar Udara Itami
4. Bandar Udara Internasional Kansai
5. Bandar Udara Internasional Centrair Chubu dekat Nagoya
6. Bandar Udara Nagoya atau Bandar Udara Komaki (J-Air)
7. Bandar Udara Chitose Baru dekat Sapporo
8. Bandar Udara Fukuoka

14 buah heliport diperkirakan terdapat di Jepang (1999).

 Dua maskapai penerbangan utama di Jepang adalah All Nippon Airways dan Japan Airlines. (Wikipedia).